كيفية استخدام مايكروسوفت بروجكت بشكل فعال في مكان العمل

تتطلب إدارة المشروع التوازن الدقيق بين استخدام الموارد وتحقيق الأهداف في الوقت المناسب. يعد الاستفادة الكاملة من الأنواع المتعددة من البرامج المتاحة طريقة أساسية لتبسيط عملية إدارة المشروع وتحسين معدل تحقيق الأهداف. هذا هو المكان الذي يأتي فيه مايكروسوفت بروجكت. في هذه المقالة ، نناقش ماهية مايكروسوفت بروجكت وكيفية استخدام مايكروسوفت بروجكت وبعض الفوائد الرئيسية للبرنامج المعني.

ما هو مايكروسوفت بروجكت؟

يعد مايكروسوفت بروجكت جزءا من مجموعة تطبيقات أوفيس. إنها أداة لإدارة المشاريع مع ميزات تركز على تزويد الموظفين الإداريين بالأدوات والمعلومات اللازمة لاستخدام أكثر كفاءة لوقت الشركة ومواردها وعمالتها. فيما يلي بعض الميزات الرئيسية ل مايكروسوفت بروجكت وما تعنيه للموظفين الإداريين وكفاءة الأعمال:

التخطيط والجدولة

تتمثل إحدى الميزات الرئيسية ل مايكروسوفت بروجكت في تحديد الوقت والأولوية لمجموعة واسعة من المهام المختلفة. أثناء تعيين تفاصيل كل مهمة مشروع في بداية العملية ، فإنك تفهم بشكل أفضل طبيعة كل جزء من العمل الذي يتطلب الإنجاز. بالإضافة إلى ذلك ، تدعم ميزة المخطط الزمني ل مايكروسوفت بروجكت وضع المهام في النقاط الخاصة بها في المشروع ، حتى تعرف متى يكون كل جانب من جوانب العمل مستحقا وموقعه في نطاق الأولويات.

طريقة عرض المخطط الزمني للمشروع

جزء لا يتجزأ من حزمة برامج مايكروسوفت بروجكت هو عرض المخطط الزمني للمشروع. من الصعب النظر إلى مشروع بتنسيق جدول أو مظهر غير رسومي مشابه ، ويتناقض عرض المخطط الزمني للمشروع بشدة مع هذا. يضع التصور البسيط الجدول الزمني للمشروع القادم بتنسيق مرئي بسهولة ويمنع مشكلة الارتباك المستمرة بسبب مشكلات التنسيق السيئة.

التعاون

تؤكد مجموعة مايكروسوفت أوفيس على التعاون بين الأشخاص الداخليين والخارجيين في المؤسسة ، ولا يختلف برنامج بروجكت عن ذلك. من خلال الاستفادة الكاملة من ميزات السحابة ، يدعم مايكروسوفت بروجكت التعاون الداخلي والخارجي من خلال مشاركة الارتباطات. يعد العمل جنبا إلى جنب مع الشركات العميلة وزملائه الموظفين داخل المؤسسة أكثر قابلية للإدارة بشكل ملحوظ بفضل مجموعة خيارات مشاركة المشروع المتاحة للمستخدم النهائي.

عرض متعدد

يوفر مايكروسوفت بروجكت طرق عرض متعددة للمشروع في متناول اليد. الأكثر شيوعا هو استخدام مخطط جانت بسبب بساطة العرض التقديمي. ومع ذلك ، هناك فوائد واضحة لاستخدام تصور مراقبة الموارد والمخططات الانسيابية وحتى التقويمات البسيطة التي تشير إلى المهمة المطروحة لنقطة زمنية محددة. يعني نطاق المشاهدات أن الموظفين الإداريين يتتبعون المشروع بطريقتهم المفضلة ، ويقودون المشروع عبر الطرق التي يجدونها أسهل في تتبعها.

مشاريع متعددة

يدعم مايكروسوفت بروجكت العديد من المشاريع المختلفة في وقت واحد. في حين أن هذا ليس مهما بالنسبة للشركات الصغيرة ، إلا أنه يلعب دورا مهما في مؤسسة متوسطة إلى كبيرة. تعد إدارة مشاريع متعددة في أي وقت أمرا ضروريا عند تحويل الإمكانات الإنتاجية لشركتك إلى إيرادات وإنتاج. علاوة على ذلك ، تظل جودة البرنامج وميزاته على مستوى عال حتى عند التعامل مع العديد من المشاريع ، لذلك لا داعي للقلق بشأن تدهور نتائج المشروع.

كيفية استخدام مايكروسوفت بروجيكت

كما هو الحال مع أي برنامج ، يستغرق تعلم كيفية استخدام مايكروسوفت بروجكت بعض الوقت. البرنامج عميق بشكل لا يصدق ويحتوي على مجموعة من الميزات التي لا يمكن حتى لأكثر الأدلة تفصيلا تقديم معلومات شاملة عنها. فيما يلي خمس خطوات يمكن أن تساعدك في معرفة المزيد حول أساسيات كيفية استخدام مايكروسوفت بروجكت، إلى جانب بعض التلميحات حول تحقيق أقصى استفادة من برنامجك:

1. قم بتنزيل البرنامج

بمجرد حصولك على ترخيص برنامج والوصول القانوني إلى البرنامج ، قم بتنزيل البرنامج على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. قم بزيارة بوابة المورد واستفد من رابط التنزيل الموجود على الصفحة ، وابدأ عملية التثبيت. من هذه النقطة اتبع جميع التعليمات وانتقل إلى عملية التثبيت. في نهاية العملية ، يمكنك الوصول إلى مايكروسوفت بروجكت محليا على جهازك.

يرجى ملاحظة أن استخدام بائع موثوق به هو المفتاح. في حالة شراء ترخيص مايكروسوفت بروجكت من مصدر غير شرعي، فمن غير المحتمل أن يعرض عليك المطور استرداد الأموال أو الدعم لجهاز كمبيوتر مصاب ببرامج ضارة. توفر العناية الواجبة في عملية الحصول على البرامج وقتا وجهدا كبيرين على المدى الطويل.

2. ابدأ مشروعا

بمجرد اكتمال تثبيت البرنامج ، ابدأ في إدخال البيانات في خطة المهمة. يتضمن ذلك اسم المهمة ومدتها ووصفا سريعا لما تستلزمه كل مهمة فردية في العملية. يؤدي هذا إلى إنشاء مخطط جانت ، وتحديد الوقت والمسار اللازمين لمهامك. تذكر أن مشروعك يستلزم مجموعة واسعة من المهام والمسؤوليات المختلفة من جانب موظفيك.

يؤدي إدراج كل واحدة من هذه المهام والتفاصيل المرتبطة بها في مايكروسوفت بروجكت إلى زيادة فرصة النجاح. إن نسيان تفاصيل كل مهمة على حدة ينطوي على خطر حدوث اشتباكات في الموظفين والمسؤوليات ، مما يؤدي إلى توقف المشروع بشكل غير متوقع.

3. ربط المهام معا

بمجرد وضع جميع مهامك في مكانها الصحيح على البرنامج ، قم بربط المهام معا من خلال برنامج مايكروسوفت بروجكت. اضغط باستمرار على Ctrl وانقر فوق المهمتين المنفصلتين لربط المهمتين معا. هناك مجموعة واسعة من أنواع الروابط التي تختار من بينها ، ويضمن القيام بذلك أن سير عملك فعال قدر الإمكان من بداية المشروع حتى النهاية.

في حالة ربط المهام الفردية معا بشكل غير صحيح ، فإن إزالة الروابط وتحريرها بين المهام المختلفة أمر بسيط. في هذه الحالة ، ما عليك سوى Ctrl والنقر فوق المهام ذات الصلة وإما تغيير الرابط أو إزالته بالكامل. هذا يعني أنه يمكنك تجنب هذه النكسات ، مما يعني أن سير العمل يستمر دون زيادة ضغط المهام المرتبطة ببعضها البعض بشكل غير صحيح.

4. ضبط التصور

يحترم الأشخاص مجموعة أوفيس بشكل كبير لأدوات وميزات التصور الخاصة بها ، ولا يختلف نظام مايكروسوفت بروجكت بهذا المعنى. تعني الطبيعة القابلة للتعديل بدرجة عالية للبرنامج أن تصور المهام بسيط. تناسب التمثيلات الرسومية تماما موضوعات مؤسستك ، وتناسب بروجكت تماما للعب دور رئيسي في تقارير المشروع وخرائط الطريق لتحقيق النجاح على المدى الطويل.

تعد التصورات جزءا أساسيا من أي مكان عمل حديث. تعتمد مشاركة الموظفين في المشاريع واسعة النطاق ونجاح الأعمال على الاستخدام الفعال للرسوم البيانية والمرئيات. لذلك، توفر خيارات ضبط المرئيات في مايكروسوفت بروجكت فرصة رائعة لتحسين مشاركة الموظفين والاحتفاظ بانتباه الفريق في المشروع.

5. طباعة خطط المشروع

بمجرد اكتمال تصميم التصور الخاص بك بالكامل وجاهزيته للتداول ، اطبع خطط مشروعك. يتوافق مايكروسوفت بروجكت مع مجموعة كبيرة من برامج تشغيل الطباعة المختلفة، مما يمنحك طريقا سريعا وسهلا للحصول على مطبوعات عالية الجودة بدلا من الاعتماد على إرسال المستندات في جميع أنحاء شركتك لنقل المعلومات.

عند طباعة خطط المشروع ، قم بذلك بطريقة احترافية. تعد الطباعة بالألوان الكاملة على ورقة مقاس A4 مثالية ، حيث تتناسب مع نمط المنزل للعديد من المساحات المكتبية المختلفة. علاوة على ذلك ، يعد تصدير الرسوم البيانية والمرئيات لاستخدامها في تقرير أوسع أمرا مثاليا. وثيقة مثل خطة تنفيذ المشروع هي المفتاح لإكمال جميع عملك بطريقة ناجحة.

تلميحات لاستخدام مايكروسوفت بروجكت

كما هو الحال مع جميع البرامج ، يحتوي مايكروسوفت بروجكت على ميزات مخفية تستغرق وقتا للتكيف معها. هذه واسعة ومتنوعة ، لذا فإن النصائح الأساسية هي ضرورات في الاستفادة الكاملة من مايكروسوفت بروجكت. تابع القراءة لمعرفة المزيد حول الخطوات التي تتخذها عند الاستفادة الكاملة من بروجكت، وما يعنيه ذلك بالنسبة لوظائف الشركة:

على راحتك: كما هو الحال مع أي برنامج في مكان العمل ، خذ وقتك في تعلم ما يجب القيام به. يؤثر الغوص في النهاية العميقة على كفاءتك ويخاطر بإبعادك عن البرنامج.

استخدم جميع الميزات: الفشل في استخدام جميع ميزات برنامج الإنتاجية ، بحكم تعريفه ، يحد من إنتاجيتك. نتطلع إلى الاستفادة الكاملة من كل ميزة فردية للبرنامج ، أو على الأقل بناء فهم لها.

احصل على تدريب خارجي: كما هو الحال مع جميع البرامج ، يوجد تدريب خارجي لمشروع مايكروسوفت. استفد بشكل كامل من هذا البرنامج بدعم وتوجيه من خبير.