دليل: كيفية استخدام مايكروسوفت تيمز؟

مايكروسوفت تيمز عبارة عن نظام أساسي عبر الإنترنت قائم على الدردشة تستخدمه العديد من الشركات أثناء العمل عن بعد. يحتوي هذا البرنامج على ميزات متعددة يمكن للشركات استخدامها للاتصال والتعاون والتواصل مع أعضاء فريقها ، بغض النظر عن موقعهم الفعلي. عند التخطيط للتبديل إلى العمل عن بعد ، من المهم فهم كيفية استخدام هذه المنصة بشكل فعال. في هذه المقالة ، نناقش كيفية استخدام مايكروسوفت تيمز ، بما في ذلك خطوات إعداده وكيفية إدارة فريقك بفعالية باستخدام هذا البرنامج.

كيفية استخدام مايكروسوفت تيمز للدردشة

تعد دردشة مايكروسوفت تيمز واحدة من أكثر الوظائف شيوعا ويمكنك استخدامها للتواصل مع زملائك في شكل مكتوب. فيما يلي كيفية استخدام مايكروسوفت تيمز لعرض المحادثات ومتابعتها والمساهمة فيها:

انتقل إلى عناصر التحكم في الاجتماع. إذا ظهرت نقطة حمراء ، فهذا يعني أن شخصا ما قد أرسل إليك رسالة.

لعرض هذه الرسالة ، انقر فوق رمز "إظهار المحادثة" ، والذي يبدو وكأنه فقاعة دردشة. يمكن للفرق الآن فتح نافذة جديدة مع الرسالة ، والتي تظهر على الجانب الأيمن من الشاشة.

للرد على الرسالة، انقر داخل مربع النص واكتب الرسالة. يمكنك أيضا إضافة رموز تعبيرية أو صور GIF متحركة باستخدام الرموز الموجودة أسفل مربع النص.

بمجرد الانتهاء ، ما عليك سوى النقر فوق "إرسال".

كيفية استخدام مايكروسوفت تيمز لجدولة اجتماع؟

يعد مايكروسوفت تيمز أداة فعالة للغاية لتنظيم تقويم الفريق ، والذي يسمح لك بجدولة الاجتماعات الافتراضية ومكالمات الفيديو وعقدها. فيما يلي كيفية استخدام تيمز لجدولة الاجتماعات الافتراضية وعقدها:

افتح مايكروسوفت تيمز وانتقل إلى قسم التقويم.

انتقل إلى الزاوية اليمنى العليا من النافذة وانقر على "اجتماع جديد".

املأ تفاصيل الاجتماع ، بما في ذلك اسم الاجتماع وتاريخه ووقته.

أضف الأشخاص الذين تريد دعوتهم. للقيام بذلك ، ابدأ في كتابة اسمه وبمجرد ظهور قائمة جهات الاتصال ، انقر فوق الشخص الذي تريد إضافته إلى الاجتماع.

بدلا من ذلك، يمكنك إضافة قنوات إلى الاجتماع الذي تقوم بجدولته. بهذه الطريقة ، سيتمكن أي شخص في هذه القنوات من الانضمام إلى الاجتماع عند حدوثه.

أدخل أي معلومات إضافية حول الاجتماع. على سبيل المثال ، يمكن أن يشمل ذلك جدول أعمالها.

انقر فوق "إرسال" لإعلام المشاركين بالاجتماع الذي حددته للتو.

ذات الصله: اجتماعات جميع الأيدي: ما هي وكيفية استضافتها

كيفية مشاركة الملفات في مايكروسوفت تيمز

نظرا لإمكانية الوصول إليه وواجهته سهلة الاستخدام ، يعد مايكروسوفت تيمز أداة رائعة لاستخدامها إذا كنت ترغب في مشاركة الملفات الرقمية بسرعة مع شخص ما. إليك كيفية مشاركة الملفات مع فريقك عبر الإنترنت:

انتقل إلى مايكروسوفت تيمز وحدد قناة فريقك.

على الجانب الأيمن من النافذة ، انقر فوق "ملفات" لفتح مكتبة ملفات الفريق.

إذا كان لديك ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك تريد مشاركته ، فانقر فوق "تحميل". إذا كنت ترغب في إنشاء مستند لإضافته إلى المكتبة كملف ، فانقر فوق "جديد".

عند النقر فوق "تحميل" ، تنبثق نافذة جديدة حيث يمكنك اختيار الملف من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

بعد تحديد الملف ، انقر فوق "تحميل". يظهر الملف الآن في المكتبة الافتراضية للفريق ويمكن للجميع داخل الفريق الوصول إليه.

لمشاركة الملف مع شخص معين ، حدد الملف من المكتبة وانقر فوق "الحصول على رابط". يمكنك الآن نسخ رابط الملف ولصقه في دردشة أو تضمينه في رسالة بريد إلكتروني.

كيفية إنشاء فريق في مايكروسوفت تيمز

عندما تبدأ مشروعا جديدا، قد ترغب في إنشاء فريق افتراضي بحيث يتمكن جميع أعضاء هذا الفريق من الوصول إلى نفس المعلومات في مايكروسوفت تيمز. إليك كيفية إنشاء فريق في مايكروسوفت تيمز:

فرق مفتوحة.

انتقل إلى أسفل النافذة وانقر على "الانضمام إلى فريق أو إنشائه".

على الجانب الأيمن من نافذة التطبيق ، حدد "إنشاء فريق" ثم انقر فوق "من البداية".

حدد ما إذا كنت تريد إنشاء فريق خاص أو عام. يتيح لك إنشاء فريق خاص جعل الملفات والمحادثات متاحة فقط للأشخاص الذين يعملون في نفس المشروع.

أدخل تفاصيل الفريق ، بما في ذلك اسمه ووصفه.

انقر فوق "إنشاء".

يمكنك الآن دعوة الأشخاص إلى فريقك بالنقر فوق "المزيد من الخيارات" وتحديد "إضافة عضو".

تلميحات حول كيفية استخدام مايكروسوفت تيمز لإدارة فريقك

بصفتك مديرا ، من المهم التأكد من أن زملائك يشعرون بالدعم في العمل ، خاصة إذا كانوا يعملون من المنزل. قد يمثل العمل عن بعد العديد من التحديات للمديرين ، مثل إمكانية سوء التواصل ونقص الهيكل وخطر الإرهاق. للتغلب على هذه التحديات ، هناك العديد من الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لإدارة الفريق بفعالية. فيما يلي بعض التلميحات التي يمكنك استخدامها لإدارة فريقك بنجاح باستخدام مايكروسوفت تيمز:

إعداد اجتماعات منتظمة

عند العمل من المنزل ، قد يكون من الصعب في كثير من الأحيان التواصل بانتظام مع أعضاء الفريق ، حيث لم تعد تتفاعل جسديا مع بعضكما البعض. قم بجدولة اجتماعات منتظمة ، مع فريقك ومع كل زميل على حدة ، للتأكد من أن كل شخص لديه الفرصة للتعبير عن مخاوفه.

يمكن أن يساعد تخطيط وهيكلة كل اجتماع أيضا في زيادة الإنتاجية. يسمح إنشاء هيكل اجتماع محدد لجميع أعضاء الفريق بالتخطيط لأيامهم وفقا لذلك والاستعداد لكل اجتماع مسبقا. لتحقيق الكفاءة المثلى، تأكد من تضمين المشاركين الضروريين فقط في كل مكالمة ثم مشاركة أي معلومات ضرورية مع أعضاء الفريق الآخرين باستخدام قسم الملف أو الملاحظات في مايكروسوفت تيمز.

إنشاء قنوات مخصصة لكل فريق

يمكن أن تساعد القنوات المخصصة التي تنشئها في تنظيم فريقك أثناء عملهم من المنزل. ضع في اعتبارك إعداد قنوات مختلفة لكل قسم محدد أو كل مشروع محدد ، حيث يمكن أن يضمن ذلك وصول جميع أعضاء الفريق إلى المعلومات التي تنطبق على عملهم. من خلال إنشاء قنوات مخصصة ، يمكنك أيضا تسهيل عثور الزملاء على المعلومات ذات الصلة بمهامهم دون الحاجة إلى استعراض العديد من المستندات غير ذات الصلة.

تشجيع التواصل المنتظم

من المهم التواصل مع أعضاء الفريق ، خاصة عندما يعملون عن بعد. نظرا لأن العمل من المنزل يمكن أن يكون معزولا ، فمن الضروري أن تتحدث إلى كل عضو في فريقك لمناقشة عبء العمل وكيف يشعرون وأي مخاوف قد تكون لديهم.

هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها التواصل بانتظام مع أعضاء فريقك وهي تنظيم اجتماعات أسبوعية أو تمارين بناء الفريق حيث يمكن للزملاء الالتقاء عبر الإنترنت وإجراء محادثة غير رسمية ، تماما كما يفعلون في المكتب الفعلي. إذا لم يكن لديك الوقت الكافي لتنظيم اجتماعات أسبوعية، ففكر في إنشاء قناة مرتبطة تحديدا بالدردشات خارج العمل، مثل قناة حيث يمكن لأعضاء الفريق مشاركة قصص مضحكة وصور ورسائل ودية أخرى.

إضافة تطبيقات متخصصة

مايكروسوفت تيمز لديه القدرة على التكامل مع مجموعة متنوعة من التطبيقات. العديد من هذه التطبيقات موجودة للمساعدة في زيادة الإنتاجية وتبسيط العمل وتحسين كفاءة الفريق. تدعم مايكروسوفت جميع تطبيقات الجهات الخارجية ، لذلك هناك العديد من التطبيقات للاختيار من بينها ويمكنك دمجها بسهولة في قنواتك. إذا كنت تتطلع إلى تبسيط عملية الجدولة، ففكر في تثبيت تطبيق يمكنه مساعدتك في إدارة التقويمات بسهولة أكبر. بدلا من ذلك ، ضع في اعتبارك تثبيت برنامج رسم الخرائط الذهنية حتى يتمكن فريقك من التواصل بطرق فريدة وجذابة.

إنشاء إرشادات مخصصة للفرق

تماما كما تفعل في مكتب فعلي، فكر في إنشاء إرشادات حول كيفية تفاعل الزملاء أثناء عملهم من المنزل ومع مايكروسوفت تيمز. ابدأ بوضع قواعد للعمل عن بعد ، مثل الأوقات التي تتوقع أن يعمل فيها زملاؤك ، والقيم التي تتوقع منهم التمسك بها أثناء عملهم وأي معلومات تتعلق بالعمل المرن. من خلال إنشاء إرشادات مخصصة تتعلق بكيفية توقع عمل الأشخاص أثناء استخدامهم ل مايكروسوفت تيمز، يمكنك المساعدة في ضمان فهم زملائك لأدوارهم ومسؤولياتهم ومساعدتهم بشكل أكبر على التواصل مع بعضهم البعض.

تشجيع تكوين الإشعارات

عند العمل من المنزل ، يكافح الكثير من الناس لإيجاد توازن بين العمل والحياة يمكن التحكم فيه. لمساعدة زملائك في ذلك ، فكر في مطالبتهم بتكوين إشعاراتهم. يسمح هذا لأعضاء الفريق بتعيين الأيام التي لا يريدون فيها أن تزعجهم أي إشعارات. يمكن أن يسمح لهم أيضا بتعيين وقت محدد في المساء أو الصباح عندما لا يرغبون في تلقي تحديثات حول العمل. يمكن أن يؤدي تشجيع أعضاء فريقك على تكوين إشعاراتهم إلى تحسين رفاهيتهم بشكل عام ، حيث قد يكونون أقل عرضة للنظر إلى هواتف العمل أو الكمبيوتر المحمول خارج العمل.

سجل المحادثات المهمة للرجوع إليها في المستقبل

ميزة أخرى مفيدة ل مايكروسوفت تيمز هي القدرة على تسجيل مكالمات الفيديو وإجراء نسخ مباشرة. يتم إعلام كل شخص في الاجتماع ببدء التسجيل. يمكن أن يكون تسجيل اجتماع جماعي أو مكالمة جماعية مفيدا في تذكر التعليمات المعقدة. بالإضافة إلى الحاضرين المسجلين ، يمكن منح غير الحاضرين الإذن لعرض التسجيلات وطرح الأسئلة إذا لزم الأمر. تسمح الرسائل الخاصة لأعضاء الفريق بتجنب فقدان الرسائل ذات الصلة في سجل الدردشة. بالنقر فوق علامة الحذف ، يمكنك وضع علامة على رسالة على أنها غير مقروءة أو حفظها للرجوع إليها في المستقبل. تصبح القدرة على تتبع التعليمات أو التعليقات الإدارية أسهل مع هذه الميزة.