ما هي منهجية كانبان؟ فوائد الاستعمال

تبحث الشركات باستمرار عن طرق لزيادة معدل نموها وزيادة مستويات الإنتاجية. يمكن أن يسمح استخدام منهجية كانبان للشركات بتحديد سير العمل وإدارته وتحسينه وزيادة إنتاجية مكان العمل. يمكن أن يساعدك فهم المزيد حول نهج كانبان وكيفية استخدامه على دمجه في إدارتك وجني فوائده. في هذه المقالة ، نقدم نظرة عامة على نظام كانبان ، ونفصل استخدامه وفوائده ونوضح كيفية إنشاء وإدارة نظام كانبان الخاص بك.

ما هي منهجية كانبان؟

منهجية كانبان هي إطار عمل لإدارة سير العمل يساعد الشركات على تصميم أنظمة التدفق وإدارتها وتحسينها. يساعدك نموذج كانبان على تصور سير العمل الخاص بك حتى تتمكن من دفع تغيير الأعمال التطوري. يشير مصطلح "كانبان" إلى آليات الإشارات المرئية المستخدمة للتحكم في الأعمال الجارية. بدلا من تنظيم العمل في مربعات زمنية متميزة ، تسمح هذه المنهجية بتدفق العمل باستمرار عبر نظام الإدارة. يتم تمثيل العمل الذي يتم مراقبته في النظام على لوحة كانبان مرئية. هذا يعني أنه يمكن للفرق رؤية حالة كل عنصر مشروع أو جزء من العمل في الوقت الفعلي.

متى تستخدم منهجية كانبان

يمكن تطبيق هذه المنهجية على أي إعداد عمل معرفي. على الرغم من نشأتها في قطاع التصنيع ، إلا أن الشركات الآن غالبا ما تستخدم طريقة كانبان لتنفيذ تطورات برامج أجايل. يمكن أن يساعد الشركات على تعيين العمل على الفور للمعالجة السريعة أو التعامل مع الطلبات التي تصل بشكل غير متوقع. نظرا لأن هذه المنهجية تساعد في التغلب على الميل البشري لمقاومة التغيير ، فإن العديد من الشركات تستخدمها عند تنفيذ خطط إدارة التغيير.

يعد كانبان مفيدا للغاية أيضا في إدارة المشاريع ، حيث يوفر لفرق المشروع نظرة شاملة لمهامهم ومواردهم المختلفة. يمكن أن يرشدهم حول كيفية التعاون في جهود العمل أثناء العمل في مشاريع مختلفة. يمكن للفرق توصيل حالة عناصر العمل المختلفة من خلال لوحة كانبان وإبقاء أعضاء المشروع الآخرين على اطلاع دائم بتطورات المشروع أو تغييراته. ينتج النموذج أيضا بيانات في الوقت الفعلي تسمح لمديري المشاريع بالتخطيط بثقة متزايدة واتخاذ قرارات أكثر استنارة.

فوائد منهجية كانبان

هناك العديد من المزايا لاستخدام كانبان لعمليات العمل المعرفي. بشكل عام ، يمكن أن يساعدك نهج كانبان في تحقيق أهداف العمل وزيادة نمو الأعمال. تتضمن بعض مزايا هذه المنهجية ما يلي:

زيادة رؤية سير العمل

تتمثل الوظيفة الأساسية لنظام كانبان في مساعدتك على تصور كل جزء من العمل في نظام الإدارة الخاص بك. تؤدي زيادة رؤية المهام إلى مزيد من الشفافية طوال عملية الإنتاج بأكملها وتمنح أعضاء الفريق إمكانية الوصول إلى معلومات البحث الذاتي في الوقت الفعلي. تعمل لوحة كانبان كمحور مركزي لجميع معلوماتك وتضمن أن جميع أعضاء الفريق يعملون باتفاق.

قدرة أفضل على التنبؤ

تجمع لوحة كانبان المعلومات بناء على مدخلات عملك وتستخدمها لإنتاج مقاييس ورؤى تدفق متعمقة. كلما زادت من سير العمل الخاص بك ، زادت البيانات التي تولدها اللوحة. تساعدك هذه المقاييس على فهم المزيد عن عمليات عملك وتحديد أي مجالات محتملة للتحسين. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام هذه المنهجية لتحديد المدة التي تستغرقها كل مهمة في نظام سير العمل الخاص بك حتى تتمكن من إجراء تنبؤات دقيقة حول الجداول الزمنية للمشروع والمواعيد النهائية في المستقبل. يمكن أن تسمح لك مقاييس الأعمال هذه باتخاذ قرارات أكثر استنارة بالبيانات والقضاء على عوامل الخطر المختلفة عند التنبؤ.

تحسين سرعة التسليم

يوفر كانبان رؤية واضحة لنظام سير العمل الخاص بك ومقاييس الأعمال ذات الصلة. تعني القدرة على مراقبة نظام الإدارة الخاص بك باستمرار أنه يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة حتى عندما تكون تحت الضغط. إذا لاحظت بعض الاختناقات في عملية الإنتاج أو فجوات بين العمليات ، فيمكنك استخدام هذه الرؤية لتطوير حلول سريعة وقابلة للتنفيذ. نظرا لأن أعضاء الفريق لديهم إمكانية الوصول الفوري إلى المعلومات ، يمكنهم تكييف عملهم لدمج أي تغييرات والمساهمة في تسريع معدلات التسليم.

الوصول عن بعد

يتيح برنامج كانبان الآن توزيع معلومات سير العمل في جميع أنحاء العالم. يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى جميع المعلومات من أي جهاز وأثناء التنقل ، مما يدل على مرونة نظام كانبان. تقوم العديد من الشركات بإنشاء لوحات كانبان في الخوادم السحابية حتى يتمكن أعضاء الفريق من إجراء التغييرات الخاصة بهم وتحديث الإدارة على حالة عملهم على الفور.

التبعيات الخاضعة للرقابة

يسمح لك نظام كانبان بتعيين وإدارة تبعيات المشروع المختلفة. إن فهم كيفية اعتماد كل مهمة مشروع على المهام الأخرى يعني أنه يمكنك اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الجدول الزمني للمشروع والجدول الزمني. وذلك لأن تبعيات المشروع من المحتمل أن تؤثر على هيكل وتدفق المهام في نظام الإدارة الخاص بك. تقلل إدارة التبعيات باستخدام نموذج كانبان من مخاطر الإنتاج الثابت وتساعد الفرق على تنسيق مسؤولياتها.

زيادة التركيز على العملاء

تعمل أنظمة كانبان على تحسين مقدار القيمة التي تقدمها للعملاء لأنها تتيح لك تحديد أولويات إنتاج السلع المطلوبة. يقوم بذلك عن طريق استخراج معلومات السوق من البيانات التاريخية وتوجيه الشركات حول مكان تخصيص مواردها. مع زيادة التركيز على العملاء تأتي زيادة الإيرادات والربحية.

كيفية إنشاء وإدارة نظام كانبان

يتطلب تنفيذ نظام كانبان المرونة ، لأنه يسعى دائما إلى التحسين المستمر. تتضمن عمليتها اتباع وإتقان ست ممارسات أساسية. فيما يلي الخطوات الست اللازمة لإنشاء نظام كانبان وإدارته:

1. تصور سير العمل

قم بإنشاء لوحة كانبان مع البطاقات والأعمدة حتى تتمكن من تصور سير العمل الخاص بك. تأكد من أن كل عمود على لوحة كانبان يمثل خطوة محددة في سير العمل وأن كل بطاقة تمثل مهمة أو عنصر عمل. قبل إنشاء أعمدتك، خذ بعض الوقت لتحديد الخطوات اللازمة لتحويل طلب عنصر عمل إلى منتج قابل للتسليم.

عادة ما يتم حجز لوحات كانبان بعمود "المهام" وعمود "مكتمل" مع مراحل المشروع المختلفة بينهما. يسمح لك هذا الهيكل بتتبع تقدم عناصر العمل المختلفة وتحديد أي اختناقات قبل أن تسبب مشاكل في إنتاجك. تذكر أنه من غير المحتمل أن تبدو لوحة كانبان واحدة متشابهة ، حيث تختلف خطوات المشروع بين الشركات والأنشطة المختلفة.

2. الحد من العمل الجاري (WIP)

من المهم دائما تحديد عدد عناصر العمل قيد التقدم بعدد يمكن التحكم فيه باستمرار. تساعدك حدود العمل قيد التقدم (WIP) على تحديد وقت البدء في العناصر الجديدة وتمنعك من إرهاق مواردك. قم بتعيين الحد الأقصى للعناصر لكل مرحلة لضمان تقدم عناصر العمل فقط إلى الخطوة التالية عندما تكون هناك طاقة إنتاجية متوفرة. يتيح لك ذلك تقليل المهل الزمنية ومنع تعدد المهام وتقديم المنتجات بشكل متكرر.

3. إدارة سير العمل

يمكن أن تساعدك إدارة سير عمل لوحة كانبان على التخفيف من مخاطر المشروع بشكل فعال وضمان تسليم المنتج في الوقت المناسب. يمكن أن يساعدك في تحديد أي اختناقات أو تحديات حتى تتمكن من إيجاد طرق لمعالجتها على الفور. تمهد هذه الممارسة الطريق لسير عمل سلس وصحي يزيد من الإنتاجية والإنتاج.

4. توصيل سياسات العملية الخاصة بك

تأكد من تحديد سياسات عملية الإدارة ونشرها بوضوح. بعض السياسات التي يجب تضمينها هي تخصيص السعة وتعريف حدود "كاملة" وحدود العمل قيد التنفيذ. يضمن القيام بذلك أن جميع أعضاء الفريق على دراية بمعايير سير العمل ويلتزمون بتحسينها. كما يسمح لأعضاء الفريق بالقيام بدور نشط في عمليات صنع القرار دون الإضرار بالأعمال. تأكد من أن مبادئ إدارة سير العمل هذه مرئية دائما ، وتنص على أنها عرضة للتغيير مع المراقبة المستمرة.

5. تنفيذ حلقات التغذية الراجعة

تعد حلقات التعليقات ضرورية للشركات التي ترغب في تحسين سير العمل باستمرار وتصبح أكثر مرونة. إنها تضمن أن الشركات تستجيب بشكل كاف للتغييرات بسرعة وتوصيل هذه التغييرات في جميع أنحاء الأعمال. تأكد من جمع التعليقات من الموظفين الذين يعملون على الأرض ، حيث من المحتمل أن يكون لدى هؤلاء الأفراد فهم أفضل لكيفية عمل سير العمل. الهدف من حلقات التغذية الراجعة هو تحديد طرق لزيادة وتيرة التسليم وتعزيز السعة المتاحة.

6. تحسين تعاوني

الممارسة الأخيرة اللازمة للتنفيذ الناجح لنموذج كانبان هي التعاون. استخدم التعليقات ومقاييس الأعمال والأساليب المثبتة علميا لدفع التغيير في الأعمال وإنشاء حلول مستدامة. تأكد من إبلاغ أعضاء الفريق بأي تغييرات أولا حتى تتمكن الشركة من العمل معا على تطبيقات جديدة. استخدم اجتماعات الفريق لمناقشة التغييرات الجديدة وتحليل نجاح التغييرات بناء على البيانات وطلب التعليقات لمواصلة نجاحات الشركة الجديدة. يمكن أن يساعد التنظيم التعاوني والمناقشة في جعل جميع أعضاء الفريق يشعرون بالتقدير والالتزام بالتغيير على مستوى الشركة. اقرأ هذا المقال ما هي لوحة كانبان؟ شرح كامل