كيفية استخدام بطاقات كانبان لتبسيط إدارة المشاريع

كانبان هي أداة مرئية لإدارة المشاريع يمكنها تبسيط التعاون وإكمال مهام الفريق. تعد بطاقات كانبان عنصرا واحدا في طريقة كانبان وتساعد أعضاء الفريق على تصور وتتبع العمل الذي يتم إنجازه. يمكن أن يساعدك استخدام طريقة كانبان لإدارة المهام في تحسين سير عمل فريقك. في هذه المقالة ، نصف فوائد هذه البطاقات ، ونحدد إيجابيات وسلبيات البطاقات المادية والرقمية ونشارك النصائح حول كيفية استخدامها بفعالية.

ما هي بطاقات كانبان؟

بطاقات كانبان هي تمثيلات مرئية لمهام العمل التي تساعد على تعزيز سير العمل الفعال ، وتعطي مؤشرا واضحا على تقدم الفريق وتتبع المقاييس المهمة. تعرض اللوحة البطاقات مع كل عمود يوضح حالة عناصر العمل. على سبيل المثال، تسمح البطاقات المصنفة على أنها "قيد التقدم" و"قيد المراجعة" و"مكتملة" لأعضاء الفريق بالتحقق من حالة المهمة واختيار مهام جديدة للبدء. يمكن أن تمثل الرموز أو الرموز عضو الفريق المسؤول عن إكمال كل بطاقة.

تتحرك البطاقات فوق لوحة كانبان حتى يتمكن أعضاء الفريق من رؤية تقدم كل عنصر. على سبيل المثال، قد تنتقل البطاقة من "قيد التقدم" إلى "قيد المراجعة" بمجرد انتهاء أحد أعضاء الفريق من العمل عليها. بعد المراجعة الناجحة ، تنتقل البطاقة إلى "مكتملة". يمكن أن تسهل البطاقات تتبع المدة التي تستغرقها عناصر العمل لإكمالها والسماح لمديري المشاريع بتحسين إنتاجية فريقهم.

ما هي أصول منهجية كانبان؟

كانت شركة تصنيع السيارات اليابانية تويوتا رائدة في طريقة كانبان في أواخر 1940 لتبسيط عملية التصنيع وضمان بقاء الإنتاج متماشيا مع الطلب. بقيت بطاقة مرفقة بمنتج غير مكتمل في بداية خط الإنتاج طوال عملية التصنيع وحتى بيع المنتج. ثم عادت البطاقة إلى بداية خط الإنتاج للإشارة إلى أن التصنيع قد يبدأ على منتج جديد.

يمكن لطريقة كانبان تتبع أي عمل مطلوب وغير مكتمل في أي مكان عمل أو صناعة. يمكن لمديري المشاريع تحديد القواعد الدقيقة لمجلس كانبان الخاص بهم. على سبيل المثال ، قد يحدون من عدد البطاقات على اللوحة أو في عمود واحد في وقت واحد للتأكد من أن التدفق المستمر للمهام يتحرك عبر اللوحة في جميع الأوقات.

ما هي فوائد كانبان؟

طريقة كانبان هي واحدة من العديد من منهجيات إدارة المشاريع للاختيار من بينها وتشترك في أوجه التشابه مع طريقة سكرم وطريقة الشلال. تشمل الفوائد الفريدة لطريقة كانبان ما يلي:

إنتاجية عالية

يجب أن يكون هناك حد لعدد البطاقات في كل عمود تقدم في لوحة كانبان في وقت واحد. هذا يعني أن المهام لا يمكن أن تمر دون اكتمال ولكنك تنقلها عبر اللوحة لبدء مهام جديدة. إكمال المهام وتسليمها متسقان وثابتان لضمان سير عمل ثابت وإنتاجية نهائية.

تعاون أفضل

من خلال مراجعة لوحة كانبان معا ، يمكن للفريق رؤية عناصر العمل داخل المشروع وتتبعها ومناقشتها بسهولة أكبر. من الأسهل فهم ما يعمل عليه كل عضو في الفريق بهذه الطريقة. يمكنك أيضا معرفة العمليات التي تعمل بشكل جيد والتي تتطلب التحسين.

المزيد من المرونة

تعزز طريقة كانبان المرونة من خلال السماح بالإضافة المستمرة لعناصر العمل الجديدة والتعديل المستمر للبطاقات عند الضرورة. هذا يعني أنه يمكن تحسين ناتج العمل باستمرار. لا يوجد تاريخ انتهاء محدد مما يعني أنه ليس من الضروري المضي قدما في المهام كما هو مخطط لها في الأصل إذا تغيرت المتطلبات وكانت التعديلات ضرورية.

زيادة التركيز

نظرا لأن عدد البطاقات في كل عمود لوحة كانبان عادة ما يكون محدودا ، يمكن للفرق تركيز جهودها على عدد أقل من المهام. هذا يسمح لهم برؤيتها حتى الانتهاء بمعدل أسرع. هناك خطر أقل من الإلهاء أو إغراء بدء مهمة جديدة حتى تكتمل المهام الحالية.

عمليات فعالة

توفر لك طريقة كانبان فرصة لإنشاء علاقات بين مهام العمل. يتيح لك ذلك تحديد أولوياتها بشكل أفضل وتقليل مخاطر التأخير والتراكم عندما تعتمد مهام متعددة على بعضها البعض. يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤية علاقات المهام هذه وفهمها للتأكد من أنهم يعملون على المهمة الصحيحة في الوقت المناسب.

ما هو الفرق بين البطاقات المادية والرقمية؟

يمكن أن تكون البطاقات بسيطة مثل الملاحظات الملصقة على السبورة البيضاء ، ولكن من الممكن استخدام البطاقات الرقمية لتمكين الوصول السهل لجميع أعضاء الفريق من الأجهزة الرقمية. البطاقات المادية والرقمية متشابهة جدا. كلاهما يحتوي على جانب أمامي يضع علامات على المعلومات الأساسية حول مهمة العمل وجانب خلفي مع تفاصيل إضافية. تحتوي البطاقات الرقمية والمادية على إيجابيات وسلبيات فريدة يمكن أن تؤثر على طريقة عمل الفريق. تشمل الاختلافات الرئيسية ما يلي:

الموقع والوصول

عندما يكون جميع أعضاء الفريق في نفس الموقع كل يوم عمل ، يمكنهم استخدام لوحة كانبان الفعلية مع البطاقات الفعلية. يمكنهم النهوض لإلقاء نظرة على البطاقات وتحريكها وهذا يمكن أن يعزز التعاون والمناقشة حول مهام العمل في متناول اليد. البطاقات الرقمية مفيدة عندما يعمل الفريق عن بعد أو عبر مكاتب متعددة. يمكن لكل عضو في الفريق الوصول بسهولة إلى البطاقات عبر جهاز الكمبيوتر أو الهاتف الخاص به عندما يقوم تطبيق أو خدمة سحابية بتخزين البطاقات الرقمية.

الراحة والكفاءة

من السهل إنشاء بطاقات فعلية باستخدام لوحة وأقلام تحديد وملاحظات ملصقة. يمكن لأعضاء الفريق إجراء تحديثات على اللوحة في أي وقت عن طريق نقل أو إضافة بطاقات جديدة. إذا كان أعضاء الفريق غالبا ما يعملون خارج المكتب أو ليسوا على مقربة من اللوحة ، فقد يجدون البطاقات المادية غير مريحة. البطاقات الرقمية سهلة الإعداد وإجراء تغييرات عليها عبر الكمبيوتر.

يمكن لأعضاء الفريق تلقي إشعارات فورية بالتغييرات التي تطرأ على البطاقات أو اللوحة لتقليل مخاطر التحديثات الفائتة. قد يؤدي الاستثمار في برنامج كانبان وتعلم كيفية استخدامه إلى جعل البطاقات الرقمية تبدو أقل ملاءمة من البطاقات المادية. اقرأ هذا المقال ما هي منهجية كانبان؟ فوائد الاستعمال

التواصل والتعاون

يمكن للبطاقات المادية تعزيز التواصل بين أعضاء الفريق أثناء استيقاظهم لقراءة اللوحة وتحديثها أو مناقشة محتوى البطاقات. يعمل المجلس كنقطة التقاء ويمكنه تعزيز التعاون. مع البطاقات الرقمية ، لا يوجد شرط للتفاعل المادي مع لوحة كانبان ، مما قد يمنع الاتصال المباشر. يمكن أن يساعد الإخطار الفوري بالتحديثات على اللوحة الرقمية في دعم سير العمل والإنتاجية بسلاسة.

ما هو المحتوى الموجود على بطاقة كانبان؟

تختلف العناصر حسب الصناعة والفريق الذي يستخدم البطاقات. الهدف هو الحفاظ على المحتوى بسيطا قدر الإمكان أثناء سرد المعلومات الأكثر حيوية لإكمال البطاقة وفهم حالتها. على المستوى الأساسي ، قد تتضمن بطاقة كانبان ما يلي:

عنوان: اجعل هذه قصيرة وأخبر الفريق بالضبط ما هي مهمة العمل المتعلقة بالبطاقة. على سبيل المثال ، قد يستخدم فريق التسويق عناوين مثل "إعلان الفيسبوك" و "رسالة إخبارية عبر البريد الإلكتروني" و "قصة انستغرام" عند استخدام لوحة كانبان لإدارة إطلاق منتج جديد.

وصف: يجب أن يحدد وصف المهمة تفاصيل المهمة بإيجاز. على سبيل المثال ، قد يسرد وصف "إعلان الفيسبوك" الفئة السكانية المستهدفة والكلمة الرئيسية ونوع الإعلان.

عضو الفريق المسؤول: تأكد من أن كل عضو في الفريق يعرف في لمحة من المسؤول عن إكمال كل بطاقة. أضف العديد من أعضاء الفريق إذا كان كل منهم يتعامل مع عمل مختلف في أعمدة مختلفة على لوحة كانبان.

موعد نهائي: لا يكون للوحات كانبان عادة تاريخ انتهاء ، ولكن قد يكون لمهام العمل الفردية تواريخ استحقاق أو مواعيد نهائية. استخدم الرموز أو أنظمة الترميز اللوني لتسليط الضوء على البطاقات الأكثر إلحاحا. اقرأ هذا المقال ما هي لوحة كانبان؟ شرح كامل

نصائح للاستخدام الفعال للوحات وبطاقات كانبان

للتأكد من أن طريقة كانبان تبسط سير العمل بدلا من جعله أكثر تعقيدا ، ضع في اعتبارك النصائح التالية:

كن موجزا ودقيقا عند إضافة معلومات إلى بطاقة.

تجنب إجراء تغييرات بمجرد أن تكون البطاقة قيد التقدم بحيث يمكن أن يظل سير العمل ثابتا.

ضع حدا لعدد البطاقات قيد التقدم.

قم بتعيين كل بطاقة لأحد أعضاء الفريق.

الرجوع إلى مجلس الإدارة في الاجتماعات اليومية للإبلاغ عن التقدم.

حدد عدد الأعمدة على اللوحة لتجنب الالتباس.

احتفظ بالأعمدة والرموز المرئية ذات الصلة بعملك وصناعتك.

قم بتعيين اللوحة بناء على الأساليب الحالية لفريقك للتعامل مع المهام عند استخدام طريقة كانبان لأول مرة.