أهم فوائد أنظمة الخدمة الذاتية للموظف

الخدمة الذاتية للموظف ، والتي تسمى أيضا برنامج الخدمة الذاتية للموظف ، هي إحدى ميزات بعض برامج إدارة الموارد البشرية. يتيح برنامج الخدمة الذاتية للموظف للموظفين طريقة للاتصال بالبوابة الإلكترونية في أي وقت. باستخدامه ، يمكن للموظفين التحقق من جداولهم ، والتواصل مع المديرين ، وطلب إجازة ، وإكمال عدد من المهام الأخرى. يقدر الموظفون راحة القدرة على الوصول إلى معلوماتهم عبر بوابة الموارد البشرية للموظفين دون الحاجة إلى الاتصال بالموارد البشرية أو الانتظار حتى ساعات العمل.

تقدم أنظمة بوابة برنامج الخدمة الذاتية للموظف فوائد كبيرة لقسم الموارد البشرية أيضا. بدون هذا النوع من بوابة خدمات الموارد البشرية ، تحتاج فرق الموارد البشرية إلى التعامل يدويا مع عدد من المهام التي يمكن للموظف إنجازها بمفرده. تعمل تقنية الخدمة الذاتية للموظفين على تحسين الاتصال ، عبر إمكانات التعاون الاجتماعي داخل النظام الأساسي ، والدقة ، من خلال تمكين العمال من تحديث معلوماتهم. يقلل برنامج الخدمة الذاتية للموظف الخاص بك من المسؤوليات الإدارية ويحسن الكفاءة. توفر بوابة الموارد البشرية للموظفين أيضا أداة ممتازة لتحسين مشاركة الموظفين. دعنا نلقي نظرة على بعض أهم فوائد إضافة بوابة الخدمة الذاتية للموظف ، ونناقش بعض الأدوات والميزات التي يمكن لفريقك استخدامها لتبسيط سير عملهم.

ما هي بوابة الخدمة الذاتية للموظف؟

تعد بوابة الخدمة الذاتية للموظفين موردا أساسيا لأي مؤسسة تهدف إلى خلق تجربة حديثة لموظفيها. إنه يعمل كمركز مركزي قائم على الويب حيث يمكن للموظفين - من الموظفين الجدد إلى الموظفين القدامى - الوصول إلى المعلومات وإجراء المعاملات التي تحافظ على سير جانب الموارد البشرية في مؤسستك بسلاسة. في كثير من الأحيان ، تتوفر بوابات الخدمة الذاتية للموظفين كتطبيقات سطح المكتب وكذلك من خلال استخدام تكنولوجيا الهاتف المحمول ، مما يمكن الموظفين من تقديم طلبات إجازة ، على سبيل المثال ، من أي مكان. لمزيد من المعلومات ، راجع مقالتنا حول "ما هي الخدمة الذاتية للموظفين؟"

لماذا تعتبر الخدمة الذاتية للموظف مهمة؟

تعد الخدمة الذاتية للموظفين أداة لا غنى عنها للمؤسسات التي ترغب في تبسيط العمليات والتميز عن الآخرين في سوق العمل التنافسي اليوم. مع دمج الخدمة الذاتية للموظفين في عملياتك ، يمكنك التخلص من العبء الإداري الكبير على أكتاف فريق الموارد البشرية لديك حتى يكون لديهم الوقت للتركيز على مشاركة الموظفين والمبادرات التي تحركها المهمة بدلا من ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء تجربة موظف جذابة وتمكينية عندما تكون الخدمة الذاتية للموظف موردا. مع وجود وظائف مهمة في مكان واحد ، يمكن للموظفين الوصول إلى المعلومات وإدارتها بأنفسهم ، في وقتهم ، بأقل تدخل من الموارد البشرية. يتوقع موظف اليوم تجربة تكنولوجية إلى الأمام. لذلك إذا كنت ترغب في جذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها ، فإن الخدمة الذاتية للموظف أمر لا بد منه.

ما هي فوائد استخدام أنظمة الخدمة الذاتية للموظفين؟

هل تعلم أن معظم أقسام الموارد البشرية تقضي أكثر من 70٪ من وقتها في المهام الإدارية؟ في حين أن هذه المهام جزء لا يتجزأ من تشغيل سير العمل الخاص بك ، فإن بوابة الخدمة الذاتية للموظف توفر طريقة أفضل لتبسيط العملية. إن السماح لموظفيك بالتحكم في جداولهم ومعلومات الاتصال والاحتياجات الأساسية الأخرى التي كانت الموارد البشرية بحاجة إليها في السابق لمعالجتها يحسن الكفاءة. يتيح برنامج الموارد البشرية للخدمة الذاتية لقسم الموارد البشرية لديك التركيز بشكل أكبر على موظفيك وأقل على الوثائق ، وهو بالضبط ما يتطلبه الأمر لتحسين مشاركة الموظفين.

فيما يلي بعض أهم المزايا التي ستختبرها مع بوابة الخدمة الذاتية للموظف:

تقليل الأخطاء وعبء العمل

واحدة من العديد من مزايا  الخدمة الذاتية للموظف تشمل الخدمة الذاتية للموارد البشرية. من خلال الوصول إلى بوابة الخدمة الذاتية للموظفين ، يمكن للموظفين تحديث معلوماتهم عند الضرورة. عندما يسمح لكل موظف بإجراء تغييرات حسب متطلبات حياته ، فهذا يعني أن فريق الموارد البشرية الخاص بك لا يخضع للضريبة مع تحديث جميع معلومات موظفيك عند الحاجة. قد تبدو هذه فائدة صغيرة ، ولكن بالنسبة للشركات الكبيرة التي لديها العديد من الموظفين ، فإنها تمثل توفيرا كبيرا للوقت الإداري ، خاصة عند التعامل مع قائمة مراجعة نهاية العام. سترى أيضا أخطاء بيانات أقل عندما يتمكن الموظفون من الوصول إلى معلوماتهم الخاصة وتحريرها. 

زيادة مشاركة الموظفين

تسمح بوابة الخدمة الذاتية للموظفين لفرقك بالتواصل مع بعضهم البعض بسهولة عبر أدوات التعاون الاجتماعي ، مثل مجموعات المجتمع والتعرف على الأقران والدردشة داخل النظام الأساسي. قد تقدم ميزات مشابهة جدا للشبكة الاجتماعية ، بما في ذلك القدرة على التفاعل مع الإعلانات ومشاركات المنتدى والتعليق عليها ، مما يسهل على العمال التواصل مع المنظمة وأقرانهم. يمكن أن تكون بوابات  الخدمة الذاتية للموظف بمثابة محور لكل من المعلومات المهمة واتصال زملاء العمل ، مما يوفر بيئة مثالية لتعزيز المشاركة. يمكن أيضا إرسال إشعارات للموظفين حول هذه الأنشطة مباشرة إلى بريدهم الإلكتروني وهواتفهم حتى لا يفوتهم أي تحديث.

تحسين أمن البيانات

إذا كان فريقك يعتمد على المستندات الورقية أو نظام غير مؤمن بشكل صحيح ، فإن المعلومات السرية لموظفك معرضة للخطر. من المحتمل أيضا أنك لا تحافظ على الامتثال التنظيمي فيما يتعلق بالبيانات. يجب أن يوفر ESS الخاص بك ميزات الأمان الأساسية لإبقائك في حالة امتثال وتأمين معلومات الموظف الحساسة الخاصة بك.

تبسيط طلبات الإجازات

يمكن لموظفيك طلب إجازة مرضية أو إجازة إجازة أو جدولة التغييرات من خلال البوابة ويمكن للإدارة الموافقة على الطلبات أو رفضها أيضا. يؤدي هذا إلى تقليل الوقت من العملية ويمنح قسم الموارد البشرية تلقائيا سجلا لجميع الطلبات والردود في الوقت الفعلي.

تحسين الرؤية لتراكم اجازة مدفوعة والأرصدة

يمكن للموظفين بسهولة رؤية مزايا اجازة مدفوعة الخاصة بهم حتى يتمكنوا من جدولة وقتهم الشخصي والتحقق من مقدار الإجازة المتبقية في أي فترة.

تبسيط إدارة مزايا الموظفين

يمكن للموظفين رؤية وتتبع جميع مزاياهم من خلال برنامج بوابة الموظفين. يتيح لهم ذلك التحقق من أرصدتهم ورؤية التاريخ والحصول على إجابات لأي أسئلة قد تكون لديهم.

إدارة سهلة للنفقات

يتم تبسيط إدارة النفقات من خلال بوابة الخدمة الذاتية للموظفين. يمكن للموظفين استخدام تطبيق الهاتف المحمول لتتبع الإيصالات من أي مكان ويمكن للمشرفين منح الموافقة بنقرة زر واحدة.

نفايات أكثر استدامة وأقل

بالنسبة للشركات التي تعتمد على الوثائق الورقية ، تعد خدمة الذاتية للموظف حلا أفضل للبيئة.

تحسين كفاءة الموارد البشرية

يفوز فريق الموارد البشرية لديك بشكل كبير باستخدام خدمة الذاتية للموظف الذي يلغي الأعمال الورقية ويبسط العملية ويشرك الموظفين. مع نظام الكل في واحد ، الذي يمكن للموظفين الوصول إليه ، لم تعد الموارد البشرية هي حارس بوابة كشوف المرتبات والمزايا والجدولة ومعلومات الموظفين.

ما هي بعض ميزات برامج الخدمة الذاتية للموظفين؟

تمنح الخدمة الذاتية للموظف (ESS) موظفيك القدرة على الإشراف على معلوماتهم في أي وقت. بالنسبة للموظفين ، هذه فائدة كبيرة لأن حالات الطوارئ تحدث خارج ساعات العمل. لا يريدون الانتظار حتى الصباح للوصول إلى معلومات حول عدد أيام المرض المتبقية أو للتحقق من تغطيتهم الطبية.

فيما يلي بعض إمكانات بوابات خدمة الذاتية للموظف:

إدارة المزايا

إذا كان لدى موظفيك تأمين صحي أو تأمين على الحياة من خلال شركتك ، فيمكنهم الوصول إلى سياساتهم والاطلاع على البيانات وحفظ صور بطاقات المزايا الخاصة بهم. عندما يتم التعامل مع إدارة المزايا يدويا من قبل الموظفين ، يمكن أن يكون ذلك حملا ثقيلا. تمنحهم بوابة خدمة الذاتية للموظف طريقة للبحث عن جميع المعلومات التي يحتاجونها لفهم تغطيتهم والبقاء على اطلاع دائم بأي مدفوعات وبيانات يحتاجها مزودوهم للخدمة.

جدولة الموظفين

مع بوابة خدمة الذاتية للموظف، ستصبح جدولة الموظفين وتتبع الوقت أمرا سهلا. يمكن للموظفين تسجيل الدخول في أي وقت للاطلاع على جدولهم المحدث. يمكنهم طلب إجازة من خلال بوابة خدمة الذاتية للموظف والتواصل مع الموارد البشرية أو رئيسهم حول الجدولة. وهذا يعطي الإدارة طريقة سهلة لجدولة الموظفين البدلاء للعمال المرضى. كما أنه يبسط العملية للموظفين الذين يحتاجون إلى طلب أيام عطلة. ويتم تسجيل جميع المعلومات.

تدريب الموظفين وإدارة التعلم

إذا كانت لديك دورات دراسية يحتاج الموظفون إلى إكمالها ، فيمكنهم الوصول إلى دروسهم من خلال بوابة خدمة الذاتية للموظف. هذا يسجل وقت الموظف في التدريب ويسمح له بإكمال الدروس حول جدوله الزمني. عندما تضيف أعضاء جدد إلى فريقك ، فإن التعلم والتطوير الفعال والذي يمكن الوصول إليه أمر ضروري للإعداد السلس. مع وجود بوابة بجانبهم ، يمكن للموارد البشرية التركيز على تحديد نغمة تجربة الموظف والتعرف على الموظفين الجدد بدلا من قضاء ساعات في التنقل في عملية الإعداد الصعبة. تعرف على المزيد حول الإعداد باستخدام نظام إدارة التعلم (LMS) المناسب لك ولفريقك.

الدفع عند الطلب

إذا كان عملك يقدم مدفوعات عند الطلب ، فيمكن للموظفين الاستفادة من تطبيق الخدمة الذاتية للموظفين لطلب الدفع عند الطلب.

استخدم تطبيق الهاتف المحمول للخدمة الذاتية للموظف

هل تعلم أنه يمكنك تنفيذ تطبيق جوال للخدمة الذاتية للموظفين حتى يتمكن موظفوك من الوصول إلى البوابة من خلال هواتفهم؟ باستخدام التطبيق ، تتمتع الإدارة والموظفون ببوابة تسجيل دخول آمنة يمكنهم الوصول إليها مباشرة من هواتفهم المحمولة.

هذه عملية بسيطة لجميع موظفيك. إنهم ببساطة يقومون بتنزيل التطبيق على هواتفهم المحمولة. إذا كانت شركتك توفر هواتف العمل ، فمن المحتمل أن يقوم قسم تكنولوجيا المعلومات لديك بتحميل التطبيق في هاتف كل موظف نيابة عنهم. سيقوم الموظفون بتسجيل الدخول إلى التطبيق وتأمين كلمة المرور ومعلومات تسجيل الدخول الخاصة بهم باستخدام أفضل الممارسات. يتضمن ذلك استخدام كلمة مرور فريدة وعدم ترك هواتفهم أو تطبيقاتهم غير مقفلة.

باستخدام تطبيق الهاتف المحمول ، يمكن لموظفيك الوصول إلى جميع المعلومات المتاحة من خلال البوابة. العملية آمنة وتستخدم ميزات الأمان التي تحافظ على امتثال شركتك.

ما يجب مراعاته عند اختيار بوابة خدمة الذاتية للموظف

هل أنت بصدد البحث عن بوابات خدمة الذاتية للموظف لعملك؟ أول شيء تريد البحث عنه في الحل هو سهولة الاستخدام. تأكد من أن النظام الذي تختاره سهل الاستخدام حتى يشعر موظفوك بالراحة عند استخدام الميزات. سيوفر لك هذا أيضا الوقت في تدريب الموظفين. يجب أن يقدم المورد التدريب والدعم ويجب أن يفي الحل الخاص بك بجميع متطلبات الامتثال التنظيمي.