كيفية استخدام أدوات إدارة مشاريع جوجل لتخطيط مهامك؟

أدوات إدارة المشاريع من جوجل ليست مثيرة للإعجاب للغاية ، ولكن مع بعض المعرفة ، يمكنك تحقيق الكثير منها. انضم إلينا ونحن نتناول بعض الأفكار.

إذا كنت ترغب في تتبع المهام ولكنك لست على استعداد للاستثمار في تطبيق متخصص لإدارة المهام ، فإن جوجل لديها بعض البدائل المثيرة للاهتمام. تم حزم أدوات إدارة المشاريع هذه من جوجل مجانا إلى جانب جي ميل في جوجل ورك سبيس ، وهي بسيطة وسهلة الاستخدام. في هذه المقالة ، سنعرض لك الحبال قبل الذهاب إلى بعض البدائل.

الوجبات السريعة:

تحتوي مهام جوجل وتقويم جوجل على تكامل مدمج ، بحيث يمكنك بسهولة تتبع المهام والتخطيط لها باستخدام هاتين الأداتين المجانيتين. كمكافأة ، فهي سهلة الاستخدام للغاية.

ومع ذلك ، فهي محدودة للغاية ، وإذا كنت بحاجة إلى أكثر مما تقدمه ، فقد تحتاج إلى البحث في مكان آخر. نوصي Any.do و Todoist و TickTick كأفضل خياراتنا .

لسبب ما ، لا تتكامل المهام مع أي تطبيقات جوجل أخرى ، مثل محرر مستندات جوجل والعروض التقديمية ، وهو أمر مخجل.

قبل أن نذهب إلى أبعد من ذلك ، على الرغم من ذلك ، دعونا نحصل على شيء واحد مستقيم: مصطلح "إدارة المشاريع" هو تسمية خاطئة بعض الشيء هنا. تعد موارد جوجل - مهام جوجل وتقويم جوجل - رائعة في تتبع المهام الأساسية ، وليس المشاريع المعقدة. اقرأ تحليلنا للمهمة مقابل إدارة المشاريع إذا كنت ترغب في معرفة المزيد.

إذا كنت تبحث عن برنامج يساعدك على تخطيط المشاريع وإدارتها ، فننصحك بقراءة أفضل مقالة لبرنامج إدارة المشاريع بدلا من ذلك. بدلا من ذلك ، يمكنك أيضا التخطي مباشرة إلى مراجعتنا monday.com ، وهي أداة إدارة المشاريع المفضلة لدينا هناك. مع بذل العناية الواجبة ، دعنا نمضي قدما ونلقي نظرة على أدوات جوجل.

هل لدى جوجل أداة لإدارة المشاريع؟

ليس حقًا. يمكن استخدام مهام جوجل وتقويم جوجل في قرصة لتتبع المهام، ولكن لا توجد مجموعة مناسبة لإدارة المشاريع.

هل لدى جوجل شيء مثل المشروع؟

لا. القائمة والتقويم هما كل ما تحصل عليه، على الرغم من أنه يحتوي على الكثير من التطبيقات من نوع أوفيس مثل محرر مستندات جوجل والعروض التقديمية من جوجل وغيرها، وكلها يمكنك العثور عليها من خلال جوجل ورك سبيس.

مهام جوجل مقابل الاحتفاظ: أيهما أفضل؟

يقوم كل من جوجل كيب ومهام جوجل بأشياء مختلفة تماما. حيث يقوم جوجل كيب بتدوين الملاحظات ويمكن استخدامه لقوائم بسيطة للغاية ، فإن مهام جوجل هي تطبيق قائم على القائمة أولا وقبل كل شيء ، مع عدم وجود قدرة على تدوين الملاحظات تقريبا.

هل لدى جوجل تطبيق مخصص لإدارة المشاريع؟

ليس لدى جوجل تطبيق مخصص لإدارة المشاريع، على الرغم من الإعلان عن شهادة إدارة مشاريع جوجل. بدلا من ذلك ، فإنه يوفر بعض الأدوات المختلفة التي ، عند استخدامها جنبا إلى جنب ، يمكن استخدامها لتتبع المهام. هذه هي مهام جوجل وتقويم جوجل ، مع أداة تدوين الملاحظات جوجل كيب التي تظهر للقوائم الأساسية.

كل ما تحتاجه لاستخدام هذه التطبيقات هو حساب جوجل أو جي ميل ، والذي يمنحك الوصول التلقائي إليها. سيمنحك الحساب أيضا إمكانية الوصول إلى مجموعة من التطبيقات الأخرى ، مثل جوجل درايف والعروض التقديمية من جوجل ومجموعة أوفيس التي تتيح لك إنشاء مستندات وجداول بيانات.

عند استخدام المهام والتقويم معا ، لن يحل هذان التطبيقان - ثلاثة إذا كنت تحسب جوجل كيب - محل التطبيقات المتطورة مثل Todoist أو Any.do ، ولكن الميزة هي أنك من المحتمل أن تمتلكها بالفعل وأنها سهلة الاستخدام بشكل لا يصدق. على الرغم من صعوبة استخدام تطبيقات إدارة المهام ، إلا أنه لا يوجد منحنى تعليمي أفضل من أي منحنى تعلم.

استخدام تطبيقات مساحة عمل إدارة المشاريع من جوجل للمهام

هذا بالطبع يطرح السؤال حول ما يمكنك القيام به باستخدام تطبيقات جوجل: بشكل أساسي ، ستقوم بإنشاء قوائم وتحديد التواريخ. الأمر بهذه البساطة. تم إعداد مهام جوجل بالفعل للقيام بذلك منذ البداية. دعونا نذهب من خلال الخطوات. للبدء ، كل ما عليك فعله هو الضغط على الرمز الأزرق الصحيح عندما تكون في جي ميل - على شريط صغير على اليمين ، من السهل جدا تفويته - وسيظهر جزء حيث يمكنك إدخال العناصر في المهام.

فتح المهام

للبدء ، كل ما عليك فعله هو الضغط على الرمز الأزرق الصحيح عندما تكون في جي ميل - على شريط صغير على اليمين ، من السهل جدا تفويته - وسيظهر جزء حيث يمكنك إدخال العناصر في المهام.

إضافة مهمة

الجزء الذي ينبثق بسيط جدا: ما عليك سوى النقر فوق "إضافة مهمة" في الأعلى وسيتم إضافتها إلى القائمة.

قم بتسمية مهمتك وإضافة تفاصيل

الخطوة التالية هي إعطاء المهمة عنوانا (نوصي بشيء جذاب ولا ينسى) ثم إضافة بعض التفاصيل. يمكن أن تكون هذه بعض المعلومات الإضافية للمهام ، مثل ما يجب القيام به بالضبط أو رابط أو موقع. لا يوجد نظام مدمج للربط بمحرر مستندات جوجل ، وهو أمر غريب بعض الشيء ، ولكن يمكنك دائما لصق رابط.

مهام جوجل إضافة مهمة

إكمال مهمة

سنضيف التاريخ والوقت في القسم التالي. بخلاف ذلك ، لقد انتهيت جميعا من إعداد مهمتك الأولى. عند الانتهاء من المهمة ، ما عليك سوى النقر فوق الفقاعة الموجودة على يسارها وستنتقل إلى مهامك المكتملة.

حذف مهمة

يمكنك العثور على المهام المكتملة في أسفل الجزء، ضمن علامة التبويب "مكتمل". بدلا من ذلك ، يمكنك حذف المهمة بالنقر فوق النقاط الثلاث الموجودة على يمينها والضغط على "حذف".

إضافة مهام فرعية

إذا كانت المهمة تحتوي على عدة خطوات، فيمكنك إضافة مهام فرعية. ما عليك سوى النقر فوق النقاط الثلاث والنقر فوق "إضافة مهمة فرعية". ستظهر فقاعة إزاحة ضمن مهامك الأصلية. يمكن أن تحتوي المهام الفرعية على تفاصيل منفصلة مضافة إليها أيضا ، وهي ميزة تتمتع بها مهام جوجل على المهام الأخرى مثل Any.do.

إضافة قوائم متعددة إلى مهام جوجل

شيء آخر مفيد يمكنك القيام به في مهام جوجل هو إضافة عدة قوائم. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك مهام منفصلة للعمل أو الأعمال المنزلية أو محلات البقالة (بدلا من إضافة مهام فرعية مثل أعلاه).

لإضافة قوائم جديدة، انتقل إما إلى القائمة المكونة من ثلاث نقاط على أي من عناصر قائمتك، أو انقر فوق "مهامي" (اسم القائمة الافتراضي) في أعلى الجزء. في كلتا الحالتين ، يمكنك الحصول على قائمة جديدة يمكنك إضافة عناصر إليها.

قائمة مهام جوجل الجديدة

يمكنك التنقل بين جميع قوائمك باستخدام نفس الزر ، وهي ليست أفضل طريقة لتتبع مشاريع متعددة ، ولكنها تقوم بالمهمة في قرصة. إذا وجدت نفسك تتلاعب بعدة قوائم ولكنك لا تزال لا ترغب في الانتقال إلى برنامج إدارة مشاريع كامل ، فإننا نوصي ب TickTick ، لأنه يتفوق في إدارة القوائم المتعددة.

كيفية استخدام مهام جوجل مع تقويم جوجل

القوائم مفيدة وكل شيء ، ولكن إذا كنت تفعل أي شيء أكثر من تسوق البقالة ، فربما ترغب أيضا في إضافة بعض التواريخ إلى كل مهمة وتكون قادرا على رؤية كيف يبدو حمولتك خلال الأيام القليلة المقبلة. لحسن الحظ، تتكامل مهام جوجل مباشرة مع "تقويم جوجل". كل ما عليك فعله هو إضافة تواريخ لكل مهمة.

إضافة تاريخ

لإضافة تواريخ ، ما عليك سوى النقر فوق "التاريخ / الوقت" أسفل "التفاصيل" عند إنشاء مهمة ، أو في أي وقت بعد ذلك.

تعيين وقت

سيظهر تقويم صغير ، حيث يمكنك تعيين التاريخ ، بالإضافة إلى مربع أدناه حيث يمكنك تعيين الوقت. ستحصل تلقائيا على تذكير قبل 10 دقائق من بدء الحدث (الافتراضي هو عبر إشعار الهاتف الذكي) ، ولكن يمكنك تغييره إذا كنت ترغب في ذلك. إذا لم تقم بتعيين الوقت، احتسابه كحدث لمدة يوم.

إعداد الأحداث لتكرارها

يمكنك أيضا تعيين الحدث لتكراره إذا كنت بحاجة إلى ذلك ، وهو أمر مفيد للأشياء التي يجب أن تحدث كل يوم أو أسبوع. لديك الكثير من الفسحة هنا لتحديد الفاصل الزمني ، الذي نحبه.

فتح التقويم

بمجرد الانتهاء من إعداد التواريخ لجميع مهامك، فقد حان الوقت لرؤيتها في التقويم الخاص بك. للقيام بذلك ، انقر فوق رمز "تقويم جوجل" أعلى رمز "مهام جوجل". سيتم فتح التقويم في الجزء، وهو مفيد فقط للعرض يوما بعد يوم. بدلا من ذلك ، سنفتحه في نافذة جديدة باستخدام الرمز المعروض.

التحقق من التقويم

ستمنحك النافذة الجديدة نظرة عامة كاملة على شهر ، وتوضح لك ما يحدث عندما. يتم تمييز الأحداث طوال اليوم باللون الأزرق. إذا نقلت حدثا في التقويم ، فسيتغير تاريخه تلقائيا في مهام جوجل ، وهو أمر مفيد حقا.

نظرة عامة على تقويم جوجل

هذا حقا كل ما في الأمر. تعمل مهام جوجل وتقويم جوجل معا بشكل جيد للغاية ، ولكنها محدودة بعض الشيء. للقيام بأكثر قليلا من مجرد العبث بالمهام ، سيتعين عليك إما العثور على تطبيق آخر أو إضافة بعض عمليات التكامل.

عمليات دمج G Suite مع تطبيقات الجهات الخارجية

الشيء الجميل في منتجات جوجل هو أنها تأتي مع مجموعة هائلة من عمليات الدمج ، من البريد الإلكتروني إلى التخطيط إلى جميع أنواع الأشياء الأخرى. ما عليك سوى الانتقال إلى سوق G Suite للاطلاع على جميع خياراتك. ومع ذلك ، نظرا لأن مهام جوجل عبارة عن تطبيق محدود ، فلا يتوفر أي تكامل تقريبا.

يحتوي تقويم جوجل على عدد قليل آخر ، ولكنه غالبا ما يستخدم كتقويم افتراضي من قبل الكثير من التطبيقات. هناك عدد قليل جدا من الخيارات حيث يكون النجم ، إذا جاز التعبير. ومع ذلك ، قد يكون من المفيد التجول في سوق جوجل ورك سبيس لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء تحتاجه.

تطبيقات إدارة المشاريع التي تعمل أفضل من جوجل

أفضل من عمليات الدمج ، على الرغم من ذلك ، قد يكون مجرد الحصول على تطبيق جديد تماما ، خاصة إذا كنت بحاجة إلى شيء أكثر روعة من مجرد قائمة وتقويم.

إذا كان برنامج إدارة المشاريع الذي تحتاجه ، نوصيك بالتحقق من monday.com أو Asana لأنهما قوتان خطيرتان. بدلا من ذلك ، تحقق من جولتنا من أفضل برامج إدارة المشاريع للشركات الصغيرة.

ومع ذلك ، لدينا شعور بأن معظم الأشخاص الذين يقرؤون هذا لا يحتاجون إلى ترقية كاملة إلى مجموعة إدارة المشاريع. بدلا من التوصية بأي منها، قررنا التركيز بدلا من ذلك على ثلاثة تطبيقات تحتوي على نفس القائمة التي تقدمها مهام جوجل ، ولكن مع سهولة استخدام محسنة وميزات إضافية. مثل خيارات جوجل ، تقدم جميعها خططا مجانية ممتازة.

1. Any.do

التطبيق الرئيسي any.do

يحتوي Any.do على واحدة من أكثر الواجهات حدة التي رأيناها.

مزيد من التفاصيل حول Any.do:

التسعير: مجاني ، أو 35.88 دولارا سنويا

الموقع الإلكتروني: any.do

✅ الإيجابيات:

حل صلب للاستخدام اليومي

من السهل إدارة العديد من القوائم

واجهة رائعة

❎ سلبيات:

برنامج الفرق غير موجود

لا يوجد تقويم مدمج

اختيارنا الأول هو Any.do ، ويرجع ذلك أساسا إلى واجهته البسيطة والجذابة للغاية: إنه بلا شك أكبر عامل جذب له ، كما يمكنك القراءة في مراجعتنا Any.do. إنه مثير للاهتمام أيضا لأنه لا يترك مجموعة أدوات جوجل بالكامل وراءه ، حيث لا يحتوي على تقويم خاص به ويستخدم تقويم جوجل لتتبع التواريخ. التكامل سهل الإعداد أيضا ، وهو أمر لطيف.

سيحب الأشخاص الذين يقومون بالتحول من قائمة جوجل أيضا Any.do لواجهته البديهية. إنه يعمل بشكل كبير مثل المهام ، ولكن لديه المزيد من الخيارات لتعديل المهام (على الرغم من أن المهام الفرعية لا تتم بشكل جيد ، كما ذكرنا سابقا). يعجبنا أيضا كيف يؤدي النقر فوق مهمة إلى فتح جزء جديد حيث يمكنك فحص التفاصيل دون الكثير من إجهاد العين.

مثل أدوات جوجل ، Any.do مجاني ، ولكن يمكنك الترقية إلى خطة بروميوم مقابل أقل بقليل من 36 دولارا سنويا. يمنحك هذا بعض الإضافات مثل العلامات والسمات الإضافية ، بالإضافة إلى التذكيرات المستندة إلى الموقع. لسنا متأكدين مما إذا كان العصير يستحق الضغط في هذه الحالة وقد ترغب فقط في الالتزام بالخطة المجانية.

2. Todoist

Todoist هو أكثر وضوحا قليلا من Any.do ، ولكن لا يزال يبدو جيدا.

مزيد من التفاصيل حول Todoist:

التسعير: مجانا ، أو 36 دولارا سنويا

الموقع الإلكتروني: todoist.com

✅ الإيجابيات:

يمكن إنشاء قوائم متعددة

إدارة مشاريع متعددة (sorta)

يمكن أن يتضاعف كمدير مشروع

❎ سلبيات:

لا يوجد تقويم

اختيارنا الثاني هو Todoist ، والذي يظهر على أنه أكثر خطورة بكثير من Any.do. كما يمكنك أن تقرأ في مراجعة Todoist الخاصة بنا ، فإن هذا صحيح إلى حد ما لأنه موجه أكثر نحو المحترفين الذين يحاولون فهم يومهم. حيث Any.do هو تطبيق غير رسمي للاستخدام اليومي ، يبدو Todoist وكأنه يريد إنجاز العمل.

يقوم Todoist بذلك ليس فقط من خلال وجود قائمة جيدة حقا ، ولكن أيضا دمج العديد من الميزات الأنيقة الأخرى. ربما يكون أكبرها هو لوحة كانبان ، والتي تتيح لك نقل المهام بطريقة عضوية وتمنحك نظرة عامة أكثر بكثير من القائمة.

ومع ذلك ، فإن الجانب السلبي مع Todoist هو أنه ، لسبب ما ، لا يحتوي على تقويم مناسب ، مما يجبرك مرة أخرى على الاعتماد على تقويم جوجل. ما يسميه Todoist التقويم هو مجرد قائمة طويلة حقا تمتد إلى المستقبل. انها ليست كبيرة.

مثل Any.do ، فإن الإصدار الأساسي من Todoist مجاني ، ولكن على عكس منافسه ، يقدم Todoist جميع وظائفه تقريبا مقابل لا شيء. يؤدي دفع 36 دولارا سنويا إلى رفع الحدود القصوى لعدد المشاريع التي يمكنك الحصول عليها وعدد أعضاء الفريق الذين يمكنك دعوتهم للتعاون. انها صفقة جيدة جدا.

3. TickTick

يتمتع TickTick بدعم رائع متعدد القوائم.

مزيد من التفاصيل حول TickTick:

التسعير: مجانا ، أو 27.99 دولارا سنويا

الموقع الإلكتروني: ticktick.com

✅ الإيجابيات:

سهل الاستخدام جدا

ترقية رخيصة

أخيرا ، تقويم!

❎ سلبيات:

أفضل الأشياء وراء الترقية

أخيرا وليس آخرا ، TickTick ، الذي يبرز من الاثنين الآخرين لسببين: فهو يدير قوائم متعددة بشكل أفضل مما يفعلون ، كما أنه يوفر تقويما مدمجا ، وإن كان ذلك فقط على الخطة المدفوعة. مثل الاثنين الآخرين ، على الرغم من ذلك ، فإنه يأتي أيضا مع واجهة ودية لا تحتوي عمليا على منحنى التعلم.

يتيح لك TickTick تجميع القوائم بشكل أكثر بديهية من Any.do و Todoist ، والتي نحبها حقا. يمكنك ترميزها بالألوان أيضا ، مما يمنحك نظرة عامة رائعة عند استخدام الميزة الفائزة الأخرى في TickTick ، التقويم. إنه أفضل من ذلك الذي تقدمه جوجل ، لأنه يمنحك تحكما أفضل ، ولا توجد مشكلات في التكامل.

الجانب السلبي ل TickTick هو أن أفضل ميزاته مخفية خلف جدار الدفع. بسعر أقل من 28 دولارا سنويا ، يعد أرخص بكثير من أي من المنافسين ، ولكن إذا كنت تبحث فقط عن بديل بسيط لأدوات جوجل ، فقد يكون ذلك أكثر مما ترغب في إنفاقه. ومع ذلك ، نوصي بإعطاء TickTick دورة ورؤية كيف تحبها.

أفكار أخيرة

لن تجعلك أدوات إدارة المشاريع من جوجل تتعامل مع المشاريع مثل المحترفين ، ولكنها خيار رائع عند تتبع المهام والقوائم البسيطة. إذا كنت بحاجة إلى أكثر مما تقدمه جوجل ولكن لا يزال أقل من أداة مخصصة لإدارة المشاريع، نوصيك بإعطاء Any.do دورة. مهما كان اختيارك ، يجب أن تجد أن مهامك اليومية ستكون أكثر قابلية للإدارة.

ما هي أداة إدارة المهام المفضلة لديك؟ هل ستتمسك ب جوجل ، أو تضرب في مكان آخر؟ أخبرنا باقتراحاتك وأسئلتك في التعليقات أدناه. كما هو الحال دائما ، شكرا لك على القراءة.