الاجتماعات الافتراضية: أسئلة وأجوبة حول الاجتماعات الافتراضية

أصبحت الاجتماعات الافتراضية الفعالة أمرا لا غنى عنه لنجاح الأعمال حيث يتبنى عدد متزايد من الشركات المبادرات الرقمية ونماذج العمل عن بعد - بفضل الوباء.

لذلك ، تحتاج إلى إلقاء نظرة فاحصة على الجوانب المختلفة للاجتماعات الافتراضية لإلهام العمل الرائع وتقديم خدمات ممتازة في عام 2022.

في هذه المقالة، سنسلط الضوء على أهم أربع فوائد للاجتماعات الافتراضية وأفضل الممارسات الستة التي يجب اتباعها أثناء استضافة اجتماع افتراضي. سنكتشف أيضا أربع منصات مناسبة لإجراء اجتماعات افتراضية والإجابة على بعض الأسئلة الشائعة الشائعة.

تحتوي هذه المقالة على:

ما هي الاجتماعات الافتراضية؟

4 فوائد رائعة للاجتماعات الافتراضية

6 أفضل الممارسات لاجتماع افتراضي ناجح

4 أفضل المنصات لعقد اجتماعات افتراضية

4 أسئلة وأجوبة حول الاجتماعات الافتراضية

دعونا نبدأ!

ما هي الاجتماعات الافتراضية؟

الاجتماعات الافتراضية هي اجتماعات تتم عبر الإنترنت عبر برنامج الاجتماعات الافتراضية.

يسمح لك بجمع الفريق معا لمناقشة ملخصات المشروع ، وتقدم المهام ، والإعلانات الرسمية الهامة ، وأكثر من ذلك بكثير.

تتطلب الاجتماعات الافتراضية من فريقك تنشيط وظيفة كاميرا الويب (للفيديو) والميكروفون (للصوت) للتواصل الفعال. وبهذه الطريقة، يمكنك جمع المعلومات من عدد من المشاركين في غرفة الاجتماعات الافتراضية، بغض النظر عن مواقعهم الجغرافية.

عادة ما يختار نوعان من الفرق الاجتماعات الافتراضية:

فرق عن بعد، حيث يمكن للمديرين والموظفين التعاون في الوقت الفعلي، من راحة منازلهم.

الفرق التي ترغب في تجنب الاجتماع وجها لوجه لتقليل وقت التنقل وتحسين كفاءة العمل.

ومع ذلك ، لجعل الاجتماعات الافتراضية مثمرة ، ستحتاج أيضا إلى التغلب على بعض التحديات الشائعة.

ويشمل ذلك ضعف الاتصال بالإنترنت ، أو اختلاف المناطق الزمنية لأعضاء الفريق ، أو قلة خبرة الموظف في التعامل مع أدوات الاجتماعات الافتراضية.

الآن بعد أن فهمنا الأساسيات ، دعنا نذهب بسرعة إلى فوائد اجتماعات الفريق الافتراضية.

4 فوائد رائعة للاجتماعات الافتراضية

فيما يلي أهم فوائد الاجتماعات الافتراضية لمكان عملك:

1. يسهل تعاون الفريق عن بعد

تسمح الاجتماعات الافتراضية لأي شخص في إعداد العمل عن بعد بالاتصال والتعاون بسهولة مطلقة.

طالما لديك اتصال إنترنت موثوق به ، يمكنك جدولة اجتماع عبر الإنترنت مع أي شخص في جميع أنحاء العالم.

تتيح تقنية مؤتمرات الفيديو لأعضاء الفريق عرض الأفكار على العميل ، وتتيح للموارد البشرية توظيف المرشحين الموهوبين. إنه يفتح إمكانيات العمل ويحسن اتصال الفريق عن بعد.

يمكنك حتى تنظيم حدث افتراضي (ندوة عبر الإنترنت ، معرض وظائف عبر الإنترنت ، بث عبر الإنترنت ، إلخ) إذا لم يتمكن جميع الحاضرين من التجمع فعليا في موقع مشترك. وبعبارة أخرى، فإن الاجتماع عن بعد أو الاجتماع الهجين هو الخيار الأفضل لجمع الموظفين معا، موزعين في مناطق مختلفة.

2. يسمح بالمشاركة في الوقت الفعلي

يوفر النظام الأساسي للاجتماعات الافتراضية وظيفة مشاركة الشاشة، بحيث يمكنك مشاركة أي معلومات متعلقة بالمشروع وتقديمها إلى الحاضرين الآخرين في الاجتماع.

تسمح مؤتمرات الفيديو لأعضاء الفريق الذين يعملون في نفس المشروع بمشاركة المستندات أو روابط الفيديو أو الملفات الصوتية على الفور. يمكن لزملاء الفريق حتى إجراء مكالمة فيديو سريعة لمناقشة قضايا محددة وتبادل الأفكار في الوقت الفعلي.

عادة، يمكن لمضيف الاجتماع تمكين إمكانية مشاركة الشاشة لأي مشارك آخر في غرفة الاجتماعات.

3. خفض نفقات الشركة

يثبت عقد اجتماع عبر الإنترنت فعاليته من حيث التكلفة على المدى الطويل.

بالنسبة للمبتدئين ، يمكنك خفض نفقات الطعام التي تنفق على اجتماعات العملاء الشهرية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الحد من نفقات السفر للسفر في أعضاء الفريق للتعاون في المشروع.

إن التحول من الاجتماعات الشخصية إلى الاجتماعات الافتراضية يسهل على أي حاضر الانضمام إلى أي مناقشة عمل أو اجتماع لمجلس الإدارة. كل ما عليك فعله هو جدولة اجتماعات مجموعتك في وقت مناسب يناسب الجميع.

توفر تقنية مؤتمرات الفيديو حلول المراسلة والتسجيل والبث المباشر في الوقت الفعلي. ونتيجة لذلك، يمكنك إفساح المجال لاجتماع أكثر إنتاجية وزيادة إيرادات الأعمال من خلال الاستثمار في برامج الاجتماعات الافتراضية الجيدة.

4. يقلل من البصمة الكربونية

يساعدك عقد اجتماعك في بيئة افتراضية على تقليل متاعب التنقل والبصمة الكربونية. سواء كان ذلك للموظفين الذين يقودون سياراتهم الخاصة كل يوم أو يسافرون من مدن مختلفة لحضور اجتماع.

بدلا من ذلك، يمكنك جدولة مكالمة فيديو لمناقشة تفاصيل المشروع، ومراجعة التسليمات، ووضع اللمسات الأخيرة على تواريخ التنفيذ.

يمكنك حتى تسجيل الاجتماع بأكمله إذا لم يتمكن أي مشارك من الحضور. وبهذه الطريقة، يمكنك تقليل استخدام الورق لأغراض الطباعة وحفظ السجلات. يمكن لأعضاء فريقك حضور المؤتمر الافتراضي من أي مكان ومشاركة جميع الملفات ذات الصلة رقميا.

الآن بعد أن تعرفنا على مزايا الاجتماع الافتراضي ، دعنا نستكشف الآداب القياسية التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء إجراء اجتماع.

6 أفضل الممارسات لاجتماع افتراضي ناجح

سواء كان ذلك اجتماع مجلس إدارة أو حدث افتراضي ، تحتاج إلى اتباع أفضل الممارسات التالية لإجراء اجتماع ناجح عبر الإنترنت:

1. اختر الوقت المناسب

سيتعين عليك الانتباه أثناء جدولة اجتماع عن بعد والنظر في المناطق الزمنية المختلفة للمشاركين في الاجتماع. لاختيار وقت مناسب يناسب الجميع، يمكنك التحقق من تقويم الفريق المشترك الذي يوضح مدى توفر كل فرد.

من الأفضل أيضا إرسال دعوات الاجتماع مقدما وإبقاء فريقك على اطلاع. بهذه الطريقة ، يمكنهم حظر وقتهم وتجنب حضور أي مهمة أخرى في تلك الساعات.

قد لا تمنح جدولة اجتماع أو إرسال دعوة في آخر لحظة ممكنة فريقك الوقت الكافي للاستعداد، وسوف ينعكس ذلك بشكل سيئ أثناء المناقشة.

أيضا ، للحفاظ على الاجتماعات واضحة ومهنية ، يجب عليك تعيين حد زمني. إن الالتزام بحد زمني محدد مسبقا سيضمن لك عدم قضاء الكثير من الوقت في موضوع واحد أو التسبب في تأخير العمل للآخرين.

2. إصلاح جدول أعمال الاجتماع

يجب أن يتضمن جدول أعمال الاجتماع بشكل مثالي مجالات التركيز للمناقشة والمسؤوليات الفردية للحاضرين والمرفقات ذات الصلة.

يجب عليك مشاركة جدول الأعمال مع الفريق مسبقا ، حتى يتمكنوا من الاستعداد للأسئلة والاقتراحات المناسبة المتعلقة بكل موضوع.

عندما يكون لديك جدول أعمال اجتماع محدد، فإنك تقلل من فرص الابتعاد عن الموضوع الرئيسي. سيساعد ذلك في الحفاظ على اجتماعات الفيديو الخاصة بك إلى هذه النقطة ومنع موظفيك من فقدان التركيز.

3. تعيين شخص ما لتدوين الملاحظات

إذا كان اجتماعك الافتراضي سيستمر لفترة من الوقت ، ويتطرق إلى العديد من الموضوعات ، فيجب عليك تعيين شخص ما مسبقا لتدوين ملاحظات الاجتماع.

لماذا؟

يمكن أن يضيع عنصر الإجراء إذا لم يقم شخص ما بتدوين الأفكار التي تمت مناقشتها والمعلومات التي تمت مشاركتها في الاجتماع.

لهذا السبب يجب أن يكون لديك شخص يوثق جميع نقاط الحوار لوضع خطة عمل مناسبة بناء على تلك التفاصيل. علاوة على ذلك ، ستبقي ملاحظات الاجتماع فريقك على دراية بمهامهم التي سيتم إكمالها قبل الاجتماع التالي.

4. تشجيع التفاعل بين المشاركين

تتمثل إحدى طرق تحسين مشاركة الموظفين أثناء اجتماعات المجموعة في مطالبة فريقك بتشغيل الكاميرا. بهذه الطريقة، يمكنك قياس لغة جسدهم وفهم ما إذا كانوا منخرطين.

سيساعدك ذلك على تعزيز التواصل في العمل عن بعد وتحفيز كل مشارك في الاجتماع على المساهمة بشكل أكبر في المناقشة.

يمكنك أيضا تنظيم استطلاعات الرأي أو جمع تعليقات سريعة عبر الاستطلاعات أثناء انعقاد الاجتماع. ستساعدك هذه المعرفة في الوقت الفعلي على فهم مدى فعالية أو عدم فعالية اجتماعك.

5. تجنب تعدد المهام لتحسين التركيز

يجب ألا ترى اجتماعا افتراضيا كفرصة للتنقل عبر صندوق البريد الإلكتروني المزدحم أو رسائل الوسائط الاجتماعية غير المقروءة.

تذكر ، بصفتك الميسر ، سيتعين عليك إعطاء اهتمامك الكامل لإجراءات الاجتماع واتباع آداب الاجتماع بدقة.

من الأفضل تجنب تعدد المهام ، أو قد تفوتك دراسة مشكلات محددة تمت الدعوة إلى الاجتماع من أجلها.

علاوة على ذلك ، قد لا تتمكن من الرد على الفور على استفسارات أعضاء فريقك إذا كان عقلك مشغولا ، وقد يظهر هذا على أنه غير محترم.

6. إنشاء الوجبات السريعة الرئيسية ومهام المتابعة

من الضروري مشاركة كل مشارك في الاجتماع الوجبات السريعة المهمة من المناقشة الافتراضية التي أجريتها للتو. يجب عليك الرد في نفس سلسلة رسائل البريد الإلكتروني مثل دعوة الاجتماع الأصلية للحفاظ على المحادثات في مكان واحد.

بدلا من ذلك ، إذا كنت تستخدم بعض تطبيقات إدارة المشاريع أو المراسلة الأخرى لمناقشات الفريق ، فيمكنك مشاركة التفاصيل ذات الصلة هناك.

سيضمن ذلك حصول جميع أعضاء الفريق المعنيين على تفاصيل مهام المتابعة التي يحتاجون إلى إكمالها والإطار الزمني لذلك.

على سبيل المثال ، قد يضطر شخص ما إلى جمع بيانات أبحاث السوق أو إعداد تقرير أو تجميع قائمة بالعملاء المحتملين المحتملين.

يرتبط الوضوح بشأن مهام المتابعة في نهاية أي اجتماع ارتباطا وثيقا بفعالية اجتماعات الفيديو القادمة.

4 أفضل المنصات لعقد اجتماعات افتراضية

فيما يلي أفضل أربع منصات لعقد اجتماع افتراضي فعال في عام 2022:

1. التكبير / التصغير

التكبير

 عبارة عن منصة سهلة الاستخدام لعقد مؤتمرات الفيديو تسمح للحاضرين في الاجتماع بمشاركة شاشاتهم والتعليق التوضيحي المشترك. يمكنك حفظ هذه التعليقات التوضيحية للرجوع إليها في المستقبل، تماما مثل السبورة البيضاء.

باستخدام ميزة الغرف الفرعية، يمكنك تقسيم اجتماع زووم إلى 50 جلسة مختلفة. وبهذه الطريقة، يمكن لمضيف الاجتماع مقابلة فرق في مجموعات أصغر لمناقشة مواضيع محددة.

الميزات الرئيسية

يمنع ضوضاء الخلفية باستخدام إعدادات الصوت المتقدمة.

يسمح للمشارك في الاجتماع بالمشاركة من خلال ردود الفعل واستطلاعات الرأي.

يتيح لك تسجيل مؤتمر الفيديو ويوفر ميزة التشغيل.

التسعير

لدى زووم خطة مجانية ، وتبدأ الخطط المدفوعة من 14.99 دولارا أمريكيا / ترخيصا شهريا.

تقييمات العملاء

G2: 4.5/5 (39,800+ تعليقات)

Capterra: 4.6/5 (11,400+ تقييم)

2. مايكروسوفت تيمز

الصفحة الرئيسية لفرق مايكروسوفت

مايكروسوفت تيمز هو أداة تعاون عبر الإنترنت يمكنك استخدامها لتنظيم أي حدث افتراضي أو مكالمة جماعية للفريق. يتيح لك برنامج مؤتمرات الفيديو هذا إزالة أي حاضر غير مدعو أو تعيين أي شخص لإجراء عرض تقديمي.

الميزات الرئيسية

يتيح لك إجراء اجتماعات فيديو لما يصل إلى 1000 مشارك في الاجتماع.

يوفر تسميات توضيحية في الوقت الفعلي أثناء مكالمة فيديو لتسهيل التواصل بشكل أفضل.

يطمس خلفيتك للقضاء على الانحرافات أثناء عقد مؤتمرات الفيديو.

التسعير

يقدم مايكروسوفت تيمز خطة مجانية ، وتبدأ الخطط المدفوعة من 1.34 دولارا أمريكيا لكل مستخدم شهريا.

تقييمات العملاء

G2: 4.3/5 (11,600+ تعليقات)

Capterra: 4.4/5 (7,400+ تقييم)

3. جوجل ميت

جوجل ميت

جوجل ميت (المعروف سابقا باسم Google Hangouts) هو نظام أساسي افتراضي للاجتماعات يسمح لك بدعوة ما يصل إلى 250 مشاركا في غرفة المؤتمرات عبر الإنترنت. إنه أمر رائع للتعاون الداخلي للفريق ، حيث يوفر المراسلة الفورية ووظائف الفيديو عالي الدقة.

الميزات الرئيسية

يتكامل مع G Suite حتى يتمكن المشارك من الانضمام مباشرة من تقويم أو دعوة عبر البريد الإلكتروني.

يتيح لك الوصول إلى غرفة الاجتماعات عبر رقم هاتف بالطلب باستخدام الأجهزة المحمولة.

يسمح لك بتقديم الشرائح والمستندات أثناء مؤتمر الفيديو.

التسعير

يحتوي جوجل ميت على خطة مجانية ، وتبدأ الخطط المدفوعة من 7.99 دولارا أمريكيا في الشهر.

تقييمات العملاء

G2: 4.6/5 (39,600+ تعليقات)

Capterra: 4.5/5 (10,400+ تقييم)

4. الركود

سلاك الصفحة الرئيسية 2021

سلاك هي أداة فعالة للتواصل والتعاون في مجال الأعمال مع ميزات مكالمات صوتية ومرئية مدمجة. كما أنه يتكامل مع برامج الاجتماعات الافتراضية الأخرى مثل Microsoft Teams و Zoom و Skype و GoToMeeting.

الميزات الرئيسية

ينشئ قنوات مشروع مخصصة للحفاظ على جميع المحادثات والملفات ذات الصلة في مكان واحد.

يوفر ميزة مشاركة الشاشة لشرح الأفكار المعقدة بوضوح.

يتيح لك تصفية محادثات العمل والبحث فيها بسرعة.

التسعير

تقدم سلاك (Slack) خطة مجانية ، وتبدأ الخطط المدفوعة من $ 2.67 / شهريا.

تقييمات العملاء

G2: 4.5/5 (29,000+ تعليقات)

Capterra: 4.7/5 (21,100+ تقييم)

4 أسئلة وأجوبة حول الاجتماعات الافتراضية

فيما يلي إجابات لبعض الاستفسارات الأكثر عمومية حول الاجتماعات الافتراضية.

1. ما هي المتطلبات الأساسية لعقد الاجتماعات الافتراضية؟

ستحتاج إلى اتصال إنترنت مستقر وجهاز يعمل (الهاتف المحمول وسطح المكتب والجهاز اللوحي) مع وظيفة الميكروفون وكاميرا الويب.

من الناحية المثالية ، يجب عليك التحقق مسبقا مما إذا كنت قادرا على الوصول إلى برنامج مؤتمرات الفيديو أو منصة الحدث الافتراضي.

2. ما هي المدة الزمنية المثالية للاجتماعات الافتراضية؟

يمكن أن تتراوح مدة اجتماعك الافتراضي بين 15 و 45 دقيقة.

إذا كنت تخطط لتمديده إلى ما بعد 45 دقيقة لتغطية المزيد من الأرض ، فيجب أن تفكر في الحصول على وقت استراحة بينهما.

3. كيفية جعل الاجتماع الافتراضي تفاعليا؟

يمكنك فتح أسئلة كاسحة الجليد لجعل فريقك مرتاحا وإجراء اجتماعات افتراضية أفضل.

من المفيد أيضا تعيين واجبات لأعضاء الفريق المختلفين لتحسين المشاركة.

على سبيل المثال ، قد يكون لديك شخص ما يسجل الاجتماع ، أو شخص ما يتلقى مكالمة سريعة للمشاركين ، أو شخص ما يطالب بما يجب تغطيته.

4. كيف تنهي اجتماعا افتراضيا؟

يجب عليك تجميع النقاط الرئيسية التي تمت مناقشتها في الاجتماع وإرسال بريد إلكتروني للمتابعة يتضمن المهام اللاحقة بناء على مناقشة الفريق هذه.

قبل إنهاء الاجتماع، يجب عليك أيضا الحصول على تعليقات فريقك، أو أي اقتراحات قد تكون لديهم للاجتماعات القادمة، أو شكوك بشأن عنصر الإجراء المعين، إن وجد.

أفكار أخيرة

في عصر الوباء هذا، تعد الاجتماعات الافتراضية هي القاعدة لأنها سريعة الترتيب وفعالة من حيث التكلفة وخيار صديق عن بعد.

ولكن لجعل الاجتماعات ناجحة بشكل مطلق ، ستحتاج إلى فهم سليم للقواعد الأساسية لإدارة الاجتماعات الافتراضية. بصفتك مضيف الاجتماع أو المنسق ، سيتعين عليك أيضا التعرف على برنامج الاجتماع الافتراضي المناسب.

اطلع على الجوانب الرئيسية لاجتماع عبر الإنترنت قمنا بتغطيته هنا لاستضافة اجتماع افتراضي فعال وتحقيق أهداف العمل كل يوم.