شرح قوانين مراقبة الموظفين دليل كامل
هل أنت مرتبك بشأن قوانين مراقبة الموظفين؟ مع اعتماد المزيد من الأشخاص للعمل عن بعد نتيجة ل كوفيد-19 ، اضطرت الشركات إلى استخدام تدابير المراقبة عن بعد للحفاظ على مراقبة إنتاجية عمالها.
لكن مراقبة الموظفين ليست جديدة.
لقد كان موجودا منذ عصور ويتضمن أشياء مثل مراقبة عمليات تسجيل الوصول واستخدام كاميرات الأمان وتنفيذ تتبع GPS.
هل هو مسموح به؟
في بعض الحالات ، يكون قانونيا تماما وفي حالات أخرى - يمكن أن يكون مشكلة.
لتوضيح كل شيء ، سنغطي كل ما تحتاج إلى معرفته حول قوانين مراقبة الموظفين لضمان امتثال عملك لما هو مسموح به.
تغطي هذه المقالة:
ما هي مراقبة الموظفين؟
هل من القانوني مراقبة الموظفين في الولايات المتحدة؟
هل من القانوني مراقبة الموظفين في أوروبا
القوانين أكثر من 7 أنشطة رصد مشتركة
مراقبة الكمبيوتر ومحطة العمل
مراقبة الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي
محتوى الشاشة ومراقبة ضغطات المفاتيح
مراقبة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الخاصة
مراقبة المحادثات الهاتفية
المراقبة بالفيديو
مراقبة الأجهزة الشخصية
3 نصائح حول تنفيذ مراقبة الموظفين بنجاح
ما هي مراقبة الموظفين؟
قبل أن ندخل في القوانين التي تغطي طرق مراقبة محددة ، دعونا أولا نغطي ما هي مراقبة الموظفين ولماذا تقوم الشركات بذلك.
مراقبة الموظف هي استخدام طرق المراقبة وجمع البيانات المختلفة من قبل صاحب العمل. يمكن أن يشمل ذلك برامج مراقبة الموظفين وبطاقات المفاتيح والقياسات الحيوية - والعديد من الطرق الأخرى.
لماذا تفعل الشركات ذلك؟
تراقب معظم الشركات موظفيها لسببين رئيسيين:
التأكد من أن موظفيها منتجون ويركزون على عملهم
لمراقبة البيانات التي يشاركها موظفوهم لأسباب تتعلق بأمن البيانات
ما هي بعض الأشكال الشائعة لمراقبة الموظفين؟
فيما يلي نظرة سريعة على طرق مراقبة الموظفين الأكثر شيوعا:
مراقبة الكمبيوتر ومحطة العمل
مراقبة الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي
مراقبة محتوى الشاشة وضغطات المفاتيح
مراقبة الرسائل الخاصة ومحتوى البريد الإلكتروني
مراقبة المحادثات الهاتفية للشركة والبريد الصوتي
مراقبة الفيديو والصوت
مراقبة الأجهزة الشخصية
ومع ذلك ، من المهم ملاحظة أنه لم يتم إنشاء جميع طرق المراقبة على قدم المساواة.
تختلف كل طريقة من هذه الطرق من حيث الفعالية والشرعية.
لحسن الحظ ، سنقوم بتحليل كل طريقة لاحقا في المقالة!
هل من القانوني مراقبة الموظفين في الولايات المتحدة؟
الإجابة السريعة هي ، نعم ، معظم طرق مراقبة الموظفين قانونية في الولايات المتحدة (الولايات المتحدة).
بالإضافة إلى ذلك ، لا يتطلب التشريع الفيدرالي من أصحاب العمل الكشف عن نشاط المراقبة للعمال. ومع ذلك، لا يزال يوصى بإنشاء سياسات موحدة للشركة على مراقبة الموظفين.
وهذا يضمن ما يلي:
موظفوك ليسوا مرتبكين أو متخوفين بشأن إجراءات المراقبة الخاصة بك
أنشطة المراقبة الخاصة بك أكثر شفافية
ستجد أنه من الأسهل التعامل مع النزاعات في المستقبل حيث تم تحديد كل شيء بوضوح
هل من القانوني مراقبة الموظفين في أوروبا؟
مرة أخرى ، الإجابة السريعة هي نعم.
معظم أشكال مراقبة الموظفين قانونية في الاتحاد الأوروبي (EU). ومع ذلك ، من الضروري أن تلتزم سياسات المراقبة الخاصة بك بقوانين الناتج المحلي الإجمالي.
ما هو الناتج المحلي الإجمالي؟
تشير اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) إلى القوانين التي دخلت حيز التنفيذ في الاتحاد الأوروبي في 25 مايو 2018. تهدف اللائحة العامة لحماية البيانات إلى ضمان بقاء المؤسسات خاضعة للمساءلة وحماية المعلومات الشخصية التي تجمعها.
ويؤكد على ما يلي:
إعلام موظفيك بطرق جمع البيانات الخاصة بك.
ضمان حصولك على موافقتهم على جمع البيانات الشخصية.
حماية جميع البيانات التي تجمعها.
على من تنطبق اللائحة العامة لحماية البيانات؟
وهو ينطبق على أي منظمة تعمل في الاتحاد الأوروبي ، بما في ذلك تلك التي تتخذ من الخارج مقرا لها ولكن لديها موظفون في الاتحاد الأوروبي.
القوانين على مدى 7 أنشطة رصد مشتركة
الآن بعد أن قمنا بتغطية ما هي مراقبة الموظفين وأين هي قانونية ، دعنا ندخل في تحديد طرق المراقبة المختلفة التي يمكنك استخدامها في شركتك:
1. مراقبة الكمبيوتر ومحطة العمل
هذا شكل واسع النطاق من أشكال المراقبة التي تنطوي على تتبع نشاط الموظف على جهاز كمبيوتر الشركة أو محطة العمل. ويشمل ذلك مراقبة المستندات المخزنة واستخدام الإنترنت.
لماذا تفعل الشركات ذلك؟
يريد أصحاب العمل معرفة من يمكنه الوصول إلى معدات الشركة وما الذي تم القيام به معها. هذا يمكن أن يحميهم من إساءة استخدام المعدات - مما قد يؤدي إلى مضاعفات قانونية في وقت لاحق.
قوانين الولايات المتحدة بشأن مراقبة الكمبيوتر ومحطة العمل
يسمح قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) لصاحب العمل بمراقبة جميع الأنشطة على جهاز كمبيوتر هو ملك للشركة.
وهذا يشمل استخدام الكمبيوتر الذي قد لا يكون حتى في الموقع. لذلك إذا كنت تعمل من المنزل على كمبيوتر محمول تابع للشركة ، فلا يزال من الممكن مراقبة أنشطتك بشكل قانوني.
قواعد اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على مراقبة الكمبيوتر ومحطة العمل
لا تتناول اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) مراقبة الكمبيوتر مباشرة.
لكن قوانين الخصوصية الخاصة بها تؤثر على جوانب مختلفة منها.
وفقا ل GDPR ، يسمح بمراقبة الكمبيوتر بشرط:
يتم إعطاء الموظفين إشعارا مسبقا بالمراقبة من خلال سياسة داخلية واضحة.
يتم ذلك فقط لغرض تجاري مشروع ولا يقيد الحق الأساسي للموظف في الخصوصية.
2. مراقبة الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي
هذا شكل أكثر تحديدا لمراقبة محطة العمل يركز على استخدام الإنترنت في العمل.
تقوم الشركات بذلك للتأكد من أن موظفيها يستخدمون الإنترنت لأسباب مناسبة ولا يضيعون كل وقتهم في مشاهدة مقاطع فيديو القطط على فيسبوك!
ومع ذلك ، يتم ذلك أيضا لضمان عدم وصول موظفيك إلى المواقع التي يحتمل أن تكون خطرة والتي يمكن أن تعرض أمان بياناتك للخطر.
قوانين الولايات المتحدة عبر الإنترنت ومراقبة وسائل التواصل الاجتماعي
إذا كنت في وقت الشركة ، فمن حق صاحب العمل معرفة ما إذا كنت تستخدم الإنترنت لأغراض متعلقة بالعمل.
ماذا عن وسائل التواصل الاجتماعي؟
من القانوني لأصحاب العمل وضع سياسات وسائل التواصل الاجتماعي.
قد تؤدي سياسة وسائل التواصل الاجتماعي إلى:
حدد المواقع التي يمكنك الوصول إليها والتي لا يمكنك الوصول إليها أثناء ساعات العمل.
يطلب منك مشاركة تفاصيل حسابك على وسائل التواصل الاجتماعي.
حدد ما يمكنك وما لا يمكنك نشره على مواقع الشبكات الاجتماعية حول صاحب العمل.
ومع ذلك ، لا يمكن لمعظم سياسات صاحب العمل أن تمنعك من مناقشة الأجور أو ظروف العمل لأن ذلك محمي بموجب قانون العمل الفيدرالي.
هل هذه القوانين قياسية في جميع أنحاء البلاد؟
كل ولاية لديها قوانين محلية فيما يتعلق بسياسات وسائل الإعلام الاجتماعية ، لذا تأكد من قراءتها.
على سبيل المثال ، تحظر ولايات مثل كاليفورنيا وإلينوي على أصحاب العمل طلب معلومات تسجيل الدخول إلى وسائل التواصل الاجتماعي للموظفين.
قواعد اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) عبر الإنترنت ومراقبة وسائل التواصل الاجتماعي
لا يحتوي الناتج المحلي الإجمالي على قواعد محددة بشأن مراقبة استخدام الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي في العمل. ومع ذلك ، على غرار مراقبة محطة العمل ، قد تحد قوانين الخصوصية الخاصة بهم مما يمكنك وما لا يمكنك مراقبته.
لمزيد من المعلومات ، اقرأ قوانين الناتج المحلي الإجمالي هنا.
3. مراقبة محتوى الشاشة وضغطات المفاتيح
هذا هو شكل شائع آخر من أشكال مراقبة محطة العمل.
هنا ، يتم استخدام برنامج المراقبة لتسجيل ضغطات المفاتيح الخاصة بالموظف وأحيانا التقاط لقطات شاشة لشاشة الكمبيوتر الخاصة بالموظف.
هل يبدو تدخليا؟
هذا لأنه كذلك.
لكن معظم الشركات تفعل ذلك لحماية البيانات المتقدمة. نظرا لأنه يمكنهم مراقبة كل ما تكتبه ويمكنهم رؤية ما تصل إليه ، فإنهم يتمتعون بمزيد من التحكم في البيانات التي تشاركها.
قوانين الولايات المتحدة بشأن مراقبة محتوى الشاشة وضغطات المفاتيح
في الولايات المتحدة ، تندرج هذه الطريقة عادة تحت حق صاحب العمل في مراقبة الأنشطة على أجهزة الكمبيوتر المملوكة للشركة.
ومع ذلك ، نظرا لأن هذه طريقة تدخلية لمراقبة الموظفين ، فمن الأفضل أن تحصل على موافقة موظفك قبل استخدام مثل هذه البرامج. تجنب استخدام الأدوات التي تعمل سرا على جهاز كمبيوتر الموظف لأن ذلك يمكن أن يهيئك للمشكلات القانونية في وقت لاحق.
يحكم الناتج المحلي الإجمالي مراقبة محتوى الشاشة وضغطات المفاتيح
تذكر أن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) تدور حول حماية الخصوصية.
لهذا السبب ، في معظم الحالات ، من غير القانوني استخدام الأدوات التي تسجل ضغطات المفاتيح أو تلتقط لقطات شاشة لشاشات موظفك. يعتبر التأثير على خصوصية الموظفين مرتفعا جدا بحيث لا يمكن تبريره ، حتى على معدات الشركة.
4. مراقبة الرسائل الخاصة ورسائل البريد الإلكتروني
هذا شكل آخر شائع ومثير للجدل لمراقبة الموظفين.
في حين أن مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين هي ممارسة شائعة ، فإن بعض الشركات تتعقب الرسائل الخاصة المرسلة والمستلمة على معدات الشركة.
كما هو الحال مع تسجيل ضغطات المفاتيح ، يتم ذلك لأسباب أمنية. عندما تعرف من يتفاعل معه موظفوك ، يمكنك التحكم بشكل أفضل في من يمكنه الوصول إلى المعلومات الحساسة. وبهذه الطريقة يمكنك منع حدوث خرق محتمل للبيانات.
قوانين الولايات المتحدة بشأن مراقبة الرسائل الخاصة ورسائل البريد الإلكتروني
يعتبر أي بريد إلكتروني أو رسالة خاصة يتم إرسالها أو استلامها على جهاز مملوك للشركة ملكا للشركة. هذا هو السبب في أنه من القانوني للشركات مراقبة الرسائل الخاصة ورسائل البريد الإلكتروني أيضا.
ومع ذلك ، نظرا لأن هذا يمكن اعتباره انتهاكا كبيرا لخصوصية الموظف ، فمن المستحسن أن تكون شركتك شفافة للغاية بشأن ما تتتبعه والحصول على موافقة موظفك.
هل موافقة الموظف مطلوبة دائما؟
تتطلب منك ولايات مثل كونيتيكت وديلاوير إبلاغ موظفيك بأنه سيتم مراقبة معرفات البريد الإلكتروني الخاصة بعملهم.
ومع ذلك ، نظرا لأن هذا ليس معيارا في جميع أنحاء الولايات المتحدة ، فمن المهم التشاور مع القوانين المحلية وقوانين الولاية أيضا.
يحكم الناتج المحلي الإجمالي مراقبة الرسائل الخاصة ومحتوى البريد الإلكتروني
لا تتناول اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) مراقبة البريد الإلكتروني مباشرة.
ومع ذلك ، فإنه يحتوي على بعض حماية الخصوصية التي يجب الالتزام بها.
يسمح بمراقبة البريد الإلكتروني طالما ينطبق ما يلي:
الموظف على علم ووافق على الرصد.
لا يمكن مشاركة أي بيانات شخصية تم الحصول عليها أو تتعلق بحسابات البريد الإلكتروني الخاصة بموظفيك إلا بموافقتهم.
يجب أن يكون لدى أصحاب العمل فترة احتفاظ برسائل البريد الإلكتروني وحذفها بعد انتهاء الفترة.
5. مراقبة المحادثات الهاتفية للشركة والبريد الصوتي
مراقبة المحادثات الهاتفية للشركة والبريد الصوتي لا يتعلق فقط بالاستماع إلى محادثة. قد يتضمن أيضا تسجيل هذه المحادثات.
على غرار مراقبة رسائل البريد الإلكتروني ، يتم ذلك لحماية الشركة من خروقات البيانات المحتملة. كما تعرف مع من يتحدث موظفوك وما يشاركونه، يمكنك التحكم في المكان الذي تذهب إليه بياناتك.
قوانين الولايات المتحدة بشأن مراقبة المحادثات الهاتفية للشركة والبريد الصوتي
يمكنك فقط مراقبة المكالمات ورسائل البريد الصوتي لأسباب تجارية مشروعة. على سبيل المثال، يعد تسجيل كيفية تفاعل موظفيك مع العملاء المحتملين طريقة جيدة لمعرفة مدى جودة أدائهم.
ماذا عن المكالمات الشخصية؟
عندما لا يستخدم الموظفون هواتف منفصلة لأغراض خاصة وتجارية ، يمكن أن تصبح الأمور معقدة. تذكر أنه إذا كان هاتفا مملوكا للشركة ، فلديك الحق في مراقبة ما يتم استخدامه من أجله.
ومع ذلك ، فإن ECPA لديها استثناء مهم لهذا.
عندما يدرك صاحب العمل أن المكالمة شخصية ، يجب عليه التوقف عن مراقبة المكالمة.
هل يطالب القانون بالموافقة على تسجيل المكالمات الهاتفية؟
نعم.
يفرض القانون الفيدرالي والعديد من قوانين الولايات "استثناء الموافقة المسبقة".
وهذا يعني أن الموافقة المسبقة مطلوبة لتسجيل أي محادثة.
في حين أن القانون الفيدرالي يتطلب موافقة شخص واحد في المحادثة ، فإن ولايات أخرى ، مثل ماريلاند ، قد تطلب من جميع المشاركين في التحويل إعطاء موافقة مسبقة.
على سبيل المثال، إذا كنت تسجل مكالمة جماعية مع ستة أعضاء، فيجب على كل واحد منهم إعطائك موافقة مسبقة وإلا فهذا غير قانوني.
حكم الناتج المحلي الإجمالي على مراقبة المحادثات الهاتفية للشركة والبريد الصوتي
تصنف اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) المحادثات والبريد الصوتي على أنها معلومات شخصية مما يعني أنه لا يمكن افتراض الموافقة.
يجب على المشارك إعطاء موافقة محددة لا لبس فيها على التسجيل - مثل إعطاء قبول شفهي ليتم تسجيله أثناء المكالمة.
6. المراقبة بالفيديو
المراقبة بالفيديو هي شكل شائع آخر من أشكال مراقبة الموظفين.
في حين أنه عادة ما يتم لأسباب أمنية - يمكن أن يكون أيضا لأغراض صحية. على سبيل المثال ، إذا كنت تدير مصنعا ، فإن مراقبة موظفيك عبر الفيديو ستساعدك على التدخل عندما يحدث خطأ ما ويعرض عمالك للخطر.
قوانين الولايات المتحدة بشأن المراقبة بالفيديو
يسمح القانون الفيدرالي بالمراقبة بالفيديو طالما أنها لأسباب تجارية مشروعة. يمكن أن يكون هذا لمنع السرقة أو الحفاظ على الأمن العام.
ماذا عن الكاميرات الأمنية في الأماكن الخاصة؟
على الرغم من اختلاف القوانين بين الدول ، إلا أن مراقبة المساحات الخاصة عادة ما تكون محظورة. هذا صحيح بشكل خاص عندما يعتبر الفعل غازيا جسديا ، مثل استخدام كاميرات الفيديو الخفية في غرف خلع الملابس أو دورات المياه.
حتى أن ولايات مثل كاليفورنيا ونيويورك لديها قوانين تقيد أين ومتى يمكن مراقبة الموظفين بواسطة كاميرا الفيديو.
حكم الناتج المحلي الإجمالي على مراقبة الفيديو والصوت
تعتبر الوجوه التي يمكن التعرف عليها بيانات شخصية، وعادة ما تلتقط معظم أشرطة المراقبة بالفيديو الأشخاص الذين لم يوافقوا على تصويرهم.
بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) ، يمكن أن يكون هذا مشكلة حيث يجب إخطارهم بما يلي:
حقيقة أنهم يخضعون للمراقبة
الغرض من الرصد
كم من الوقت سيتم تخزين اللقطات
من لديه حق الوصول إلى اللقطات
7. مراقبة الأجهزة الشخصية
نظرا لأن المزيد والمزيد من الأشخاص يستخدمون أجهزتهم الشخصية للعمل ، أصبحت القوانين المتعلقة بمراقبة الأجهزة أكثر إرباكا قليلا.
بعد كل شيء ، هذا هو جهازك - وليس الشركة.
فهل ما زالوا يراقبونك؟
لنرى:
قوانين الولايات المتحدة بشأن مراقبة الأجهزة الشخصية
يسمح بمراقبة الأجهزة الشخصية ، طالما أن صاحب العمل قد حدد بالفعل سياسات واضحة المعالم بشأنها.
ما نوع السياسة التي تسمح بمراقبة الأجهزة الشخصية
عادة ما يكون هذا في شكل سياسة إحضار جهازك الخاص (BYOD).
يمكن أن يظهر BYOD في اتفاقية أو عقد عمل أو مستند إعداد.
ماذا تعني الموافقة على سياسة إحضار جهازك الخاص؟
من خلال سياسة BYOD المحددة جيدا ، يمكن لأصحاب العمل الحصول على موافقة الموظف على جمع البيانات على أجهزتهم.
ومع ذلك ، نظرا لأنه سيتم استخدام الجهاز للاستخدام الشخصي والتجاري ، لا يمكن ل BYODs عادة فرض طرق مراقبة تدخلية للغاية.
حكم الناتج المحلي الإجمالي على مراقبة الأجهزة الشخصية
نظرا لأن الناتج المحلي الإجمالي يركز بشكل كبير على حماية الموظفين من غزو الخصوصية ، فهو صارم للغاية بشأن مراقبة الأجهزة الشخصية. في معظم الحالات ، يجب تجنب مراقبة ضغطات المفاتيح ونشاط الشاشة ونشاط المكالمات على الأجهزة الشخصية.
للحصول على نظرة أكثر تفصيلا على هذا ، انقر هنا.
3 نصائح حول تنفيذ مراقبة الموظفين بنجاح
الآن بعد أن عرفت ما هو قانوني وما هو غير قانوني ، قد تتساءل:
"كيف يمكنني تنفيذ مراقبة الموظف بالطريقة الصحيحة؟"
على الرغم من أن كل هذا قد يبدو ساحقا ، إلا أن هناك بعض النصائح البسيطة التي يمكنك اتباعها لتبسيط هذه العملية:
A. انظر دائما إلى قوانين البلد والولاية والقوانين المحلية
نظرا لأن مراقبة الموظفين وأماكن العمل يمكن أن تختلف باختلاف البلدان والولايات وحتى المقاطعات - تأكد من الرجوع إلى جميع القوانين الممكنة قبل مراقبة موظفيك.
من الناحية المثالية ، استشر شركات المحاماة للتأكد من أنك تمتثل لما هو قانوني. هذا مهم بشكل خاص عندما تتغير بعض قوانين العمل وتحتاج إلى تحديث سياساتك.
ب. كن شفافا بشأن كل شيء
على الرغم من أنه ليس من الضروري إبلاغ موظفيك ببعض تدابير المراقبة ، إلا أنه من الجيد دائما أن تكون شفافا بشأنها.
أبلغ موظفيك بما يلي:
ما الذي تتتبعه
لماذا تعقبه
متى ستتعقبه
بهذه الطريقة ، سيكون لديهم فكرة أفضل عن المنطق وراء التدابير الخاصة بك وسيكونون أكثر تقبلا لها.
جيم - استخدام أدوات ملائمة للموظفين
طريقة أخرى جيدة لتنفيذ مراقبة الموظفين هي استخدام برنامج مراقبة شفاف.
تجنب استخدام الأدوات التي تراقب موظفيك سرا مثل كلوغرز التي تعمل في الخلفية. لن يؤدي هذا فقط إلى انخفاض ثقة الموظفين - بل يمكن أن يهيئك للقضايا القانونية.
بدلا من ذلك ، استخدم أدوات شفافة مثل تايم دوكتور تسمح لموظفيك بالتحكم في وقت مراقبتهم. بهذه الطريقة ، تحصل على موافقتهم افتراضيا ولن تواجه المشكلات المرتبطة بالمراقبة السرية.
تلخيص الأمر
في حين أن قوانين مراقبة الموظفين المختلفة يمكن أن تبدو ساحقة في البداية ، إلا أنها جميعا تتبع مبدأ أساسيا:
لديك دائما سبب وجيه لمراقبة موظفيك واحترام خصوصيتهم الشخصية.
بمجرد اتباع جميع النصائح التي ذكرناها هنا والتشاور مع بلدك وقوانين الولاية والقوانين المحلية - نحن على يقين من أنك لن تواجه صعوبة في تنفيذ سياسة مراقبة فعالة في شركتك.