اجتماع عمل: 10 قواعد لاجتماع عمل ناجح

يمنحك اجتماع العمل الناجح الفرصة لجذب عملاء جدد ، والفوز بعقد مهم ، وشريك ، وتطوير المشاريع ، وتعميق العلاقة ، كما أنه يحسن صورة الشركة ويسمح لك بالحصول على موظف جيد. كل هذا يتوقف على هدفها. اكتشف المزيد حول هذا الموضوع هنا.

ما مدى جودة أدائي في اجتماع عمل ولماذا هو مهم جدا؟

اجتماع عمل جيد ، وهو ماذا؟

تعريفي بسيط. الاجتماع الناجح له هدف محدد بوضوح ويتم تحقيق هذا الهدف خلاله. وفي عالم مثالي، ينتهي هذا الاجتماع باستنتاجات ملموسة، ويحقق بعض التقدم، ويقرب النتائج المتوقعة. هذا يكفي لوصف الاجتماع بالنجاح. جميع الجوانب الأخرى ، في رأيي ، موجودة بالفعل في الخلفية.

بالطبع ، لن يضر إذا كان هناك جو جيد في اجتماع العمل. سيكون المشاركون على كراسي نشطة وإبداعية ومريحة ، وستطفو رائحة القهوة المحمصة الطازجة حول غرفة المؤتمرات. ولكن هل يحدث فرقا كبيرا بشكل خاص؟ مثال ، ربما غريب بعض الشيء ، تبادر إلى الذهن. ما الذي تفضله - أن يعالجك طبيب لطيف للغاية دون العديد من الآثار ، أو أن تكون مريضا لدى الدكتور هاوس ، الذي قد يكون متعجرفا ولكنه يشفيك؟

آمل أن تعرف ما أعنيه. ومن الجيد أن تفي أعمالنا بوظائفها المقصودة وأن تكون فعالة ببساطة. في الاجتماعات مع العملاء ، كقاعدة عامة ، تتم مناقشة القضايا المهمة حقا ، مثل الغرض من التعاون وطبيعته والمراحل وتطوير المشروع. يتم تعيين المواعيد النهائية لتنفيذ المهام ، ويتم بناء القضايا المالية والتنظيم والعلاقات التجارية ، وما إلى ذلك. إذا لم ينته الاجتماع باستنتاجات مهمة ، ولم يدفع بعض الأمور إلى الأمام ، ولا يجلب قيمة محددة - فلن يكون جيدا أبدا. ودرجة حرارة الغرفة ، وطعم القهوة أو الملابس لن يهم هنا. خاصة الأعمال.

أثناء كتابة هذا النص ، حاولت تقدير عدد اجتماعات العمل التي شاركت فيها. سرعان ما أدركت أنني لم أكن قادرا على عدها. يمكنك الوثوق بي أنه كان هناك الكثير منهم. الساعات التي تقضيها في قاعات المؤتمرات تحسب بالمئات إن لم يكن بالآلاف. الكثير من المحادثات ، والناس مثيرة للاهتمام على طول الطريق. الكثير من الاجتماعات الجيدة وربما العديد من الاجتماعات السيئة. ومن المثير للاهتمام ، أنا لست فريدا بأي شكل من الأشكال ، وأنا بعيد كل البعد عن السجلات ، وهذا ليس هو الحال هنا.

لقد ذكرت ذلك لأنني أتيحت لي الفرصة لاختبار المبادئ التي سأصفها اليوم. إذا قمت بتنفيذها جزئيا على الأقل ، فستزيد بشكل خطير جدا من احتمال أن تكون اجتماعات عملك جيدة.

10 قواعد لاجتماع عمل ناجح

هناك الكثير من القواعد التي يتعين علينا اتباعها في عالم الأعمال. ومع ذلك ، ليست كلها ذات أهمية خاصة. لذلك ، لن نتحدث عنها اليوم. ومع ذلك ، اخترت أهم 10 قواعد لاجتماع ناجح ، والتي في رأيي ستكون مفيدة في كل من مقابلات العمل ، وكذلك الاجتماعات مع العملاء والشركاء ، إلخ. بعضها معروف لك بالتأكيد ، والبعض الآخر قد يكون مفاجأة. ها هم أولاء.

حسن تنظيم الاجتماع

هذا مهم إذا كان لديك مشاكل تنظيمية إلى جانبك. يجب أن يكون الاجتماع مستعدا جيدا لتهيئة الظروف المناسبة للمحادثة. يعتمد الكثير على الغرض من الاجتماع وشكله وعدد الضيوف - يجب أن يعتمد حجم الاستعدادات عليه. ومع ذلك، فإن الأهم من ذلك هو التنظيم الموضوعي. بغض النظر عما إذا كنت المنظمين أو الضيوف ، فإن الإعداد الدقيق لجدول الأعمال والموضوعات وما تريد قوله سيحدد ما إذا كان سيكون اجتماعا جيدا أو وقتا ضائعا.

التحضير للاجتماع

كلما كان الاجتماع أكثر أهمية ، كلما كان عليك الاستعداد له بشكل أفضل وكلما زاد الوقت الذي سيستغرقه. لكنه جهد سيؤتي ثماره. من الجيد تقسيم الاجتماع إلى مراحل ، والتخطيط لكل مرحلة. سيسمح لك ذلك بالتحكم في مساره ، وتحديد الأولويات ، وبالتالي زيادة فرصة الوصول إلى نهائي موات.

إذا كنت تعرف بالضبط الشركة التي ستذهب إليها أو من الذي تدعوه بالضبط - فقم ببعض الاستطلاع قبل الاجتماع. خذ زمام المبادرة. بفضل هذا ، ستتمكن من التكيف مع محاورك بشكل أسهل من حيث المحتوى والتنظيم.

المواعيد

التمهيدي المطلق - إذا حددت موعدا لفترة محددة - كن دقيقا. هذه هي الفرصة الأولى لترك انطباع جيد وإظهار احترامك لوقتك الخاص وكذلك وقت الشخص الذي تواعده. إنه أمر طبيعي بالنسبة لي وعندما يأتي شخص ما لمقابلتي في وقت متفق عليه ، لا أحييهم بالمعجبين وسجادة من الورود.

ولكن من ناحية أخرى ، إذا تأخر ، فإنه يسبب على الفور مشاعر سلبية. في بعض الأحيان تكون هناك مواقف عشوائية خارجة عن سيطرتنا - كما تعلمون. ولكن في كثير من الحالات ، كل ما يتطلبه الأمر هو القليل من الخيال لتجنبها. وإذا فشلت ورأيت أنك لن تنجح في الوقت المحدد ، فتأكد من الاتصال بهذه الحقيقة والإبلاغ عنها.

اللباس المناسب للاجتماع

فيما يلي مثال مثير للاهتمام من أحد موظفيني الحاليين. في أول اجتماع توظيف في مكتبي في M & M ، جاءت مرتدية ملابس أنيقة ولكن ليس في بدلة. لم يلفت مظهره وملابسه انتباهي آنذاك. بعد مرور بعض الوقت ، تحدثنا مرة أخرى إلى هذا الاجتماع وسمعت أنه كان يرتدي أسلوبا "غير رسمي" عن قصد ، بشكل غير رسمي. افترض أنه إذا كان يزعجني أنه لم يأت بربطة عنق ، فإنه لم يكن مكانا جيدا له.

أراد أن يجد مكتبا حيث سيكون قادرا على الشعور بالراحة ، دون فرض معايير صارمة ومصطنعة. أعترف بأنني لم أواجه مثل هذا الموقف من قبل. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فمن المحتمل أن أقنعك الآن بأنك بحاجة إلى ارتداء بدلة لاجتماع عمل أو توظيف. ليست هناك حاجة لذلك. في بعض الأحيان يكون من الأفضل عدم المبالغة في ذلك بالأناقة.

يحدد الزي الخاص بك في الاجتماع صورتك. الشيء الأكثر أهمية هو أنه يجب أن يكون لديك هذا الوعي وإدارة هذه الصورة بمهارة. من الجيد أيضا أن يتم تكييفها مع الظروف ، ولكن ليس من الضروري دائما أن تكون سراويل مجعدة وربطة عنق. ما لم يكن مطلوبا بموجب قانون اللباس.

لغة الجسد

كيف تقول مرحبا ، ما هو الموقف الذي ستجلس فيه أثناء الاجتماع مهم. تخون لغة الجسد مشاعرنا ومواقفنا ونوايانا ، لذلك يجدر معرفة بعض القواعد الأساسية على الأقل. الابتسامة وحدها لا تكفي. يجدر قراءة الإشارات المرسلة من قبل لغة الجسد بشكل صحيح لإرسال الرسائل المناسبة إلى المستلم.

الإجهاد قبل وأثناء الاجتماع

كثير من الناس يشعرون بالتوتر قبل الاجتماعات ، مما يمنعهم في بعض الأحيان ، مما يجعل من المستحيل التحدث بحرية. فقدان الثقة ، نفقد السيطرة طوال المحادثة. لذلك ، يجب أن تتعلم السيطرة على الإجهاد. مع كل اجتماع لاحق ، يصبح الأمر أسهل. عندما نتخلص من الإجهاد غير الضروري ، سنكون أكثر طبيعية وحرية ، وسنعطي الاتجاه الصحيح للمحادثة وسنتفاعل بسهولة أكبر مع مسار الأحداث.

طريقة التحدث في الاجتماع

خلال اجتماع عمل ، ليس من المهم فقط ما تقوله ، ولكن أيضا ما تقوله. كما هو الحال مع لغة الجسد ، نرسل إشارات محددة بالطريقة التي نتحدث بها. لذلك ، دعونا نحاول التحدث بهدوء وعدم الوقوع في رأي المحاور. تحدث إلى هذه النقطة وعلى وجه التحديد ، ولكن يمكنك أيضا السماح لنفسك بمزحة ، استطراد. انظر إلى عيون محاورك ، لكن لا تبالغ. كل شيء مع الشعور ووفقا لظروف وشكل الاجتماع. المحادثة هي فن من نوع ما. كلما درسناها أكثر ، كلما تمكنا من وضعها موضع التنفيذ بشكل أفضل.

مكان الاجتماع

غالبا ما يحدد مكان الاجتماع مساره. إذا أردنا إجراء محادثة جادة أو مناقشة قضايا حساسة أو مواضيع تجارية سرية ، فيجب علينا تهيئة الظروف المناسبة. إذا عقد الاجتماع في مقر شركتنا ، فسيكون ذلك مهما بشكل خاص ، لأنه يبني صورتنا ومهنيتنا. من المهم أيضا أن تكون الغرفة مجهزة بشكل صحيح بالمعدات اللازمة ، بحيث يمكنها بسهولة استيعاب جميع الضيوف وتوفير ظروف مريحة. إذا لم نتمكن من توفيرها في مكتبنا ، فمن الجدير استئجار غرفة اجتماعات مناسبة "في المدينة".

مواد للمشاركين

إذا كان الاجتماع لمناقشة مشروع أو موضوع ، فمن الجدير إعداد المعلومات اللازمة مقدما. من واقع خبرتي، لاحظت أن المواد المرسلة، على سبيل المثال، في اليوم السابق للمقابلة المقررة تحسن بشكل كبير من الكفاءة وتقصير وقت الاجتماع نفسه. من الأسهل الحفاظ على النيازك والتفاصيل. يمكن للمشاركين قراءتها مقدما ، وتكوين رأي ، وما إلى ذلك. أوصي به.

نهاية الاجتماع

ستعرف اجتماعا ناجحا عندما ينتهي ، وليس كيف يبدأ. تأكد من أن جميع المشاركين ، بعد المقابلة ، يعرفون ما هي الاستنتاجات الرئيسية وما هي الأنشطة المخطط لها. يمكنك المضي قدما وتخطي النهاية مثل: هل لدى أي شخص أي أسئلة في النهاية. كان هناك وقت لمناقشتها خلال الاجتماع ، وليس من المنطقي تمديدها إلى أجل غير مسمى ، وهو ما يحدث في بعض الأحيان. ومع ذلك ، يجدر تلخيص أهم النقاط ، مع التأكيد على الافتراضات الرئيسية وتحديد الخطوات التالية.