ما هو فليكس تايم؟ الأنواع والمزايا وأفضل الممارسات

 فليكس تايم هو ترتيب عمل يتيح للموظفين إدارة عملهم وحياتهم الشخصية ، مما يمنحهم الحرية في وضع جدول العمل الخاص بهم.

تعتمد الشركات أنظمة الوقت المرن بسبب ملاءمتها وانخفاض صيانتها وسهولة إدارتها. لقد أصبحت تحظى بشعبية كبيرة خلال عمليات الإغلاق الناجمة عن الوباء - عندما اضطرت الشركات إلى التحول إلى العمل عن بعد أكثر مرونة.

في هذه المقالة ، سنتحدث عن الوقت المرن وأنواعه الخمسة. سنغطي أيضا فوائد اعتماد جدول زمني مرن ونسلط الضوء على الخطوات السبع الرئيسية لتنفيذ جدول زمني مرن ناجح.

تتضمن هذه المقالة:

ما هو فليكس تايم؟ 

5 أنواع من ترتيبات الوقت المرن

4 فوائد بارزة للوقت المرن للشركات

3 أهم مزايا الوقت المرن للموظفين

6 تدابير رئيسية لإدخال الوقت المرن إلى فريقك

دعونا نبدأ.

ما هو فليكس تايم؟

الوقت المرن (أو الوقت المرن) هو جدول زمني بساعات مرنة يمكن للموظفين من خلالها تغيير أوقات بداية ونهاية يوم العمل لاستيعاب العمل والحياة الشخصية بشكل فعال. يمكن أن يكون ترتيبا قصير الأجل أو طويل الأجل اعتمادا على وضع الموظفين ومتطلبات العمل.

على الرغم من أن الوقت المرن ليس له وقت بدء أو انتهاء ثابت ، إلا أنه يحتوي على عدد ثابت من ساعات العمل اليومية والساعات الأساسية.

ما هي ساعات العمل الأساسية؟

تشير الساعات الأساسية إلى عدد الساعات في يوم العمل التي يجب أن يكون خلالها جميع الموظفين متاحين ، بغض النظر عن مدى اختلاف جداولهم. يمكن للموظفين مناقشة القضايا واتخاذ القرارات في الوقت الفعلي خلال الساعات الأساسية.

عادة ، تقرر الشركة الوقت الأساسي اعتمادا على دور الموظفين ومواقعهم ومشاريعهم واحتياجاتهم التشغيلية.

على سبيل المثال، يمكنك أن تطلب من الموظفين أن يكونوا متاحين دون أن يفشلوا من الساعة 10 صباحا حتى الساعة 11 صباحا لمناقشة تقدم مهمتهم.

دعونا نلقي نظرة على الأنواع المختلفة من ترتيبات الوقت المرن.

5 أنواع من ترتيبات الوقت المرن

فيما يلي بعض ترتيبات الوقت المرن الشائعة لتسهيل مرونة مكان العمل وتلبية متطلبات الشركة:

1. العمل عن بعد

يتضمن العمل عن بعد موظفين يعملون من المنزل أو أي مكان آخر خارج المكتب الفعلي للشركة ، مثل مقهى أو مساحة عمل مشتركة. بالإضافة إلى السماح للموظفين باختيار مكان العمل منه ، غالبا ما يمنحهم هذا الإعداد الحرية في العمل بالسرعة التي تناسبهم.

على سبيل المثال ، يمكن للموظف عن بعد السفر في يوم عمل والعمل بعد الاستقرار.

تعرف على المزيد حول العمل عن بعد بالكامل من مقالتنا الشاملة.

2. تقاسم الوظائف

في هذا الترتيب المرن ، يعمل موظفان بدوام جزئي في وظيفة في نوبات ليحلوا محل موظف بدوام كامل. ومع ذلك ، يحتاج هؤلاء الموظفون إلى التنسيق والتواصل مع بعضهم البعض لضمان أقصى قدر من الإنتاجية.

على سبيل المثال ، يمكن لوكيل خدمة عملاء تكنولوجيا المعلومات العمل من الساعة 8 صباحا حتى الساعة 12 ظهرا بينما يمكن لآخر تولي العمل في الساعة 1 مساء ويستمر حتى الساعة 5 مساء.

3. ساعات عمل مخصصة

مع هذا النظام ، يتمتع الموظفون بالمرونة في اختيار ساعات عملهم. وهذا يعني أن اثنين من الموظفين قد لا يبدآن أو ينهيان العمل في نفس الوقت.

على سبيل المثال ، يمكن للموظف أن يأتي إلى المكتب في الساعة 8 صباحا ويمكن لموظف آخر أن يفعل الشيء نفسه في الساعة 10 صباحا.

ومع ذلك ، يحتاج الموظفون إلى النظر في الوقت الأساسي وتغطية الحد الأدنى من ساعات العمل المرنة.

4. أسبوع العمل المرن

يتيح أسبوع العمل المرن للموظفين اختيار الطريقة التي يريدون بها إكمال ساعات عملهم الأسبوعية. وفقا لنظام الوقت المرن هذا ، يمكن للموظف أخذ عطلة نهاية أسبوع طويلة بعد الانتهاء من الحد الأدنى لساعات العمل الأسبوعية.

على سبيل المثال ، إذا أكمل الموظف جميع أعماله في أربعة أيام ، فيمكنه أخذ يوم عطلة والحصول على عطلة نهاية أسبوع لمدة ثلاثة أيام.

5. شركات الوقت

في هذا الترتيب ، يمكن للموظفين العمل لساعات إضافية في الأيام المزدحمة دون تلقي أي أجر للعمل الإضافي. بدلا من ذلك ، يمكنهم أخذ إجازة في الأيام التي يكون فيها القليل من العمل.

على سبيل المثال ، يمكن للمحاسب الذي يضع ساعات إضافية أثناء التدقيق أن يأخذ وقتا في الشركة ويعمل في وقت أقل في وقت لاحق.

الآن دعونا نرى كيف يمكن للوقت المرن أن يساعد الشركات.

4 فوائد بارزة للوقت المرن للشركات

على الرغم من أن الوقت المرن يمنح الشركات تحكما أقل في جداول عمل الموظفين ، إلا أن له العديد من الفوائد. فيما يلي بعض منها:

1. يقلل من غياب الموظفين

في نظام وقت العمل الثابت ، يمكن للموظفين التقدم بطلب للحصول على إجازة لتنفيذ أي مهمة شخصية خلال يوم العمل. حتى لو استغرقت المهمة ساعة واحدة فقط ، فقد يقضي الموظف نصف يوم عطلة على الأقل.

مع جدول عمل مرن ، يمكن للموظفين الاهتمام بمسؤولياتهم الشخصية حتى أثناء ساعات العمل. هذا يمكن أن يقلل من التغيب عن العمل ، والغياب غير المخطط له ، وغيرها من قضايا الحضور.

على سبيل المثال ، لن يتم وضع علامة على الموظف الذي لم يتمكن من الوصول إلى المكتب في الوقت المحدد بسبب ساعة الذروة على أنه متأخر.

2. يجذب أفضل المواهب

عادة ما يبحث الموظفون عن أرباب عمل يقدمون ساعات عمل مرنة والعمل عن بعد.

ونتيجة لذلك، يمكنك جذب المزيد من المواهب من خلال تقديم جدول عمل مرن.

على سبيل المثال ، قد يفضل الموظف الماهر وظيفة تسمح بالعمل عن بعد على وظيفة تتطلب العمل المكتبي لتجنب التنقل المتعب وتوفير نفقات السفر.

وبالمثل ، قد يحتاج الموظف الذي لديه زوج مريض إلى أوقات عمل مرنة للحضور إلى حالات الطوارئ. من المرجح أن يختاروا وظيفة ذات جداول زمنية مرنة أكثر من وظيفة ذات أوقات عمل ثابتة.

3. يحسن إنتاجية الموظفين

ووفقا لاستبيان جارتنر 2021 لتجربة العمال الرقميين، شعر 43٪ من الموظفين الذين شملهم الاستطلاع بأنهم أكثر إنتاجية من خلال العمل المرن.

كيف؟

يقلل العمل المرن من الإرهاق من خلال السماح للموظفين بإدارة مهامهم وفترات الراحة بفعالية. يمكن للموظفين أخذ فترات راحة إذا شعروا بالتشتت والعمل لفترات أطول عندما يشعرون بالإنتاجية.

على سبيل المثال ، يمكن للموظف المتحمس لمباراة كرة قدم مشاهدة المباراة بين ساعات العمل وإكمال المهام غير المكتملة في وقت لاحق.

وبالمثل ، يمكن للموظف المرن أن يأخذ استراحة لمدة ساعة عندما يشعر بالتوتر ويستأنف العمل بمجرد أن يشعر بالانتعاش.

4. يوفر المال

لا يتطلب العمل المرن من موظفك النزول إلى المكتب يوميا.

هذا يعني أنه يمكنك الحصول على مساحة مكتبية أصغر وشراء المرطبات والطاولات وأجهزة الكمبيوتر وما إلى ذلك ، فقط للموظفين الذين يحتاجون إلى العمل من المكتب.

نتيجة لذلك ، يمكنك توفير الكثير من المال من خلال اعتماد جدول زمني مرن.

بالإضافة إلى ذلك ، يزيد الوقت المرن من الاحتفاظ بالموظفين من خلال تعزيز الرضا الوظيفي. يمكنك توفير المال الذي كنت ستنفقه على توظيف وتدريب الموظفين الجدد.

هذا ينطبق بشكل خاص على كبار الموظفين الذين اكتسبوا معرفة حصرية لمجالك وعملائك. عندما يستقيل أحد كبار الموظفين ، قد تخسر الأموال التي استثمرتها في ترقياته وإجازاته المدفوعة الأجر وغيرها من الحوافز.

3 أهم مزايا الوقت المرن للموظفين

الآن ، دعونا نلقي نظرة على الفوائد التي يختبرها الموظف مع جدول زمني مرن:

1. يحسن التوازن بين العمل والحياة

في نظام المكاتب التقليدي ، يكون للموظفين أوقات بداية ونهاية ثابتة ، ولا يجوز لهم حضور أي عمل شخصي خلال الفترة الزمنية.

لكن الموظفين ليسوا مضطرين للعمل لمدة ثماني ساعات متتالية في جدول زمني مرن. يمكنهم القيام بمسؤولياتهم الشخصية بين ساعات العمل ، مما يساعد على زيادة رضا الموظفين من خلال تحسين التوازن بين العمل والحياة.

على سبيل المثال ، يمكن للموظف ببساطة جدولة مهمة شخصية في أي وقت قبل أو بعد الوقت الأساسي. وبالمثل ، يمكن للوالدين العاملين بدء يوم عملهم مبكرا لاستيعاب رعاية الأطفال في جدولهم الزمني.

وبالمثل ، يمكن للموظفين التخطيط لموعد الطبيب لمدة ساعة والعمل لمدة ساعة إضافية للتعويض عن الوقت الفائت.

تساعد هذه المرونة على زيادة معنويات الموظفين وولائهم. من المرجح أن يشارك هؤلاء الموظفون مع الشركة ويضعون في عمل إضافي عند الحاجة.

2. يضمن صحة أفضل

يتيح لك فليكس تايم تنمية بيئة عمل أكثر أمانا ويضمن بقاء القوى العاملة لديك بصحة جيدة.

كيف؟

يحد ترتيب العمل المرن من عدد الموظفين في مكان العمل من خلال تمكين العمل عن بعد أو الهجين. وهذا يعني أن عددا أقل من الموظفين يأتون إلى المكتب أو يتفاعلون شخصيا ، مما يقلل من فرص انتشار الأمراض مثل كوفيد والإنفلونزا الفيروسية وما إلى ذلك.

بالإضافة إلى ذلك ، نظرا لأن الموظفين لن يتنقلوا كثيرا في العمل المرن عن بعد ، فقد لا يتفاعلون مع العالم الخارجي بشكل متكرر. هذا يقلل من احتمال الإصابة بالمرض أثناء الوباء ويضمن رفاهية الموظفين.

3. يوفر المزيد من الفرص للتنمية

يمنح فليكس تايم الموظفين المزيد من الوقت لرفع مهارات أنفسهم. يمكنهم حضور دروس عبر الإنترنت أو دون اتصال بالإنترنت للتقدم في حياتهم المهنية دون القلق بشأن فقدان العمل.

مع الوقت المرن، يمكن للموظف عن بعد في نيويورك حضور فصل دراسي عبر الإنترنت يتم بثه من فرنسا، حتى لو كان مقررا خلال ساعات العمل.

بالإضافة إلى التطوير المهني ، يمكن للموظفين العمل على صحتهم وحياتهم الشخصية واهتماماتهم الأخرى.

على سبيل المثال ، يمكن للموظف حضور فصل اليوغا بعد العمل لمدة ساعة في الصباح دون تعريض ساعات العمل للخطر.

الآن بعد أن عرفنا فوائد الوقت المرن ، دعنا نلقي نظرة على خطوات تنفيذ الوقت المرن في فريقك.

6 تدابير رئيسية لإدخال الوقت المرن إلى فريقك

على الرغم من أن الوقت المرن له العديد من الفوائد ، إلا أن تنفيذه في مكان العمل قد يكون صعبا بسبب نقص الألفة ، وضعف الجدولة المرنة ، وأسباب أخرى. لضمان التنفيذ السلس ، تحتاج إلى اتباع بعض الخطوات المختبرة والمثبتة.

فيما يلي بعض التدابير المفيدة لإدخال الوقت المرن بسلاسة إلى فريقك:

1. توضيح أدوار الموظفين

تحتاج إلى التأكد من أن الموظفين يعرفون أدوارهم ومسؤولياتهم وأدوار زملائهم في العمل.

يجب أن يعرفوا من هو المسؤول عن مشروع معين ، أو من يحتاجون إلى الإبلاغ عنه ، أو أين يجب أن يتقدموا بطلب للحصول على إجازات. وبدون هذا الوضوح، قد ينتهي الأمر بالموظفين إلى إلقاء اللوم على بعضهم البعض بشأن القضايا.

2. حدد أهدافا واضحة

قد يكون من الصعب على مدير الوقت المرن والموظفين تتبع تقدم العمل لأن الوقت المرن لا يستلزم ساعات عمل منتظمة.

للتغلب على ذلك ، يحتاج أعضاء الفريق إلى تحديد أهداف المشروع ، ومناقشة المهام ، والمواعيد النهائية ، وتقدم العمل ، وما إلى ذلك ، مع بعضهم البعض بانتظام.

على سبيل المثال ، عندما يكون لدى موظف تكنولوجيا المعلومات (تكنولوجيا المعلومات) مواعيد نهائية واضحة ، يمكنه تنظيم ساعات عمله بشكل أفضل. يمكن لأعضاء الفريق الآخرين تسريع أو تهميش مهمة ذات صلة وفقا لذلك.

3. وضع إرشادات الاتصال

نظرا لعدم وجود اتصال شخصي ، يمكن أن يكون لدى الموظف المرن روابط أضعف مع أعضاء الفريق الآخرين. هذا يمكن أن يؤدي إلى سوء فهم متكرر وانخفاض مشاركة الموظفين.

تحتاج إلى وضع إرشادات للموظفين فيما يتعلق بتكرار الاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني ومكالمات الفيديو عبر الإنترنت وغيرها من الاتصالات. بناء على وضع العمل ، يمكنك جمع جميع الموظفين معا مرة واحدة كل شهر أو إجراء مؤتمر فيديو أسبوعي.

4. تحديد ساعات العمل الأساسية للموظفين

جمع المعلومات المتعلقة بالوقت المرن للموظفين، بما في ذلك الوقت الذي لا يزالون فيه غير متاحين. بناء على هذه البيانات ، يمكنك تحديد الساعات الأساسية وتخطيط الأنشطة الضرورية.

على سبيل المثال ، لنفترض أن جميع موظفيك يسجلون الدخول في أوقات مختلفة ولكنهم متاحون كل يوم من الساعة 1 ظهرا حتى الساعة 4 مساء. يمكنك تعيين ساعاتك الأساسية ضمن هذا الإطار الزمني.

وبالمثل ، إذا كنت تخطط للتكيف مع سياسة الوقت المرن للشركات ، فأنت بحاجة إلى الحد من وقت الدخول والخروج على مدار الساعة. إذا لم يكن الأمر كذلك ، يمكن للموظفين البدء في العمل في ساعات غريبة ، مما يعطل عمل الفريق.

حتى بعد تحديد ساعات عمل منتظمة للموظفين ، قد تواجه صعوبات في جدولة الموظفين باستخدام نهج الوقت المرن.

لحسن الحظ ، يمكنك استخدام أدوات جدولة الموظفين ، مثل تايم دكتور ، للمساعدة في ذلك.

يتيح لك تايم دكتور تعيين جدول زمني ثابت أو مرن لكل موظف. ثم يقوم تلقائيا بوضع علامة على الموظفين المرن على أنهم "حاضرون" و "غائبون جزئيا" و "غائبون" اعتمادا على وقت بدء نوبتهم.

الأهم من ذلك ، تتيح لك الأداة تسجيل الوقت الذي يقضونه في العمل أثناء التحول. وبهذه الطريقة، يمكنك معرفة ما إذا كان الموظفون يستوفون الحد الأدنى لساعات العمل وتسجيل ساعات العمل الإضافية.

فيما يلي بعض ميزاته الرئيسية الأخرى:

يوفر ميزة تتبع الوقت التفاعلية والصامتة المخصصة.

ينشئ تقارير إنتاجية متعمقة.

يقدم ميزة إدارة كشوف المرتبات من خلال التكامل مع Wise و PayPal و Gusto.

يتيح للمدير تعيين المشاريع والمهام لكل موظف.

يحتوي على إضافة Chrome تتكامل مع الأدوات الشائعة مثل Asana و ClickUp و Bitrix24.

5. تطوير سياسة الوقت المرن

بمجرد وضع جدول زمني للعمل ، قم بتخطيط وتصميم سياسة الوقت المرن. وستضع السياسة الرسمية قواعد ومبادئ توجيهية مرنة لتجنب سوء الفهم.

على سبيل المثال ، يمكن للموظف الرجوع إلى سياسة الوقت المرن حول عدد المرات التي يمكنه فيها تغيير جدوله الزمني المرن قبل استشارة صاحب العمل أو المدير.

تحقق من مقالتنا لإنشاء سياسة مرنة ناجحة لموظفيك.

6. ابدأ على أساس تجريبي

بعد مناقشة جدول عمل مرن بعناية والتخطيط له ، يمكنك تنفيذه على أساس تجريبي. بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من أن فريقك مرتاح للجدول الزمني المرن قبل الموافقة عليه.

يمكنك أيضا تعليق ترتيب العمل المرن إذا لم يكن مناسبا لاحتياجات تشغيل الشركة أو يؤثر على إنتاجية الموظفين.

الخاتمة

يوفر  فليكس تايم فوائد مختلفة مثل رضا الموظفين ، وتحسين الإنتاجية ، وتقليل التغيب عن العمل.

ومع ذلك ، تحتاج إلى التأكد من أن جدول العمل المرن لمؤسستك يتم التخطيط له جيدا وتنفيذه بسلاسة لمنع أي مشاكل.

ارجع إلى الخطوات المقترحة في هذه المقالة للتنقل عبر عملية التنفيذ بالوقت المرن بسهولة. 

اقرأ ايضا: 7 نصائح من شأنها تحسين الالتزام بالمواعيد وإدارة الوقت