ما هو العمل غير المتزامن؟ (إيجابيات وسلبيات وأفضل الممارسات)
العمل غير المتزامن (غير المتزامن) هو ترتيب حيث يمكن للموظفين العمل بشكل فردي وقتما يشاءون. تبنت العديد من الشركات نظام العمل هذا بسبب سهولة أدائه وتحسين رضا الموظفين.
ومع ذلك ، للحصول على أقصى فائدة من العمل غير المتزامن ، تحتاج إلى فهم كيفية تنفيذه بنجاح.
في هذه المقالة ، سنناقش ما هو العمل غير المتزامن وفوائده وعيوبه. سنستكشف أيضا أفضل خمس ممارسات يمكنك استخدامها لتنفيذ العمل غير المتزامن وأربع أدوات سيحتاجها فريقك غير المتزامن لسهولة الأداء.
تتضمن هذه المقالة:
ما هو العمل غير المتزامن؟
4 الفوائد الرئيسية للعمل غير المتزامن
4 عيوب بارزة للعمل غير المتزامن
5 أفضل الممارسات لتنفيذ مهام سير العمل غير المتزامنة
4 أنواع من الأدوات التي يحتاجها فريقك غير المتزامن
دعونا نبدأ.
ما هو العمل غير المتزامن؟
العمل غير المتزامن هو النظام الذي يعمل فيه الموظفون في أوقات مختلفة ، دون تعاون أو اتصال في الوقت الفعلي.
في ممارسة العمل هذه ، يمكن للموظفين العمل بإنتاجية أفضل أو إكمال المهام دون زملائهم. كما أنها تمكن الموظفين من تخطيط مهام عملهم بفعالية جنبا إلى جنب مع واجباتهم الشخصية.
العمل غير المتزامن مقابل العمل المتزامن
العمل المتزامن هو عكس الطريقة غير المتزامنة ، حيث يعمل جميع أعضاء الفريق خلال نفس الساعات.
دعونا نلقي نظرة على ثلاثة اختلافات معنوية أخرى بين الاثنين:
1. التعاون
باستخدام التعاون غير المتزامن، يمكن لأحد أعضاء الفريق إكمال مشروع أو مهمة بينما لا يعمل الآخرون.
في حين أن التعاون المتزامن يمكن أن يؤخر تقدم المشروع عند غياب أحد أعضاء الفريق. هنا ، يحتاج أعضاء الفريق إلى بعضهم البعض للمضي قدما في المشروع.
2. التبعية الافتراضية
تعتمد فرق العمل غير المتزامنة بشكل كبير على الوسائط الافتراضية. يستخدمون رسائل الفيديو والرسائل الصوتية والرسائل الفورية وما إلى ذلك للتواصل.
من ناحية أخرى ، لا يعتمد عمل المزامنة بشكل كبير على الأدوات الافتراضية لأنه يشجع التفاعل في الوقت الفعلي. يمكن للفرق التي تتبع نموذج عمل المزامنة المشاركة والمناقشة والتعاون شخصيا.
2. التواصل
لا يتطلب التواصل غير المتزامن من الموظفين تقديم ردود فورية.
عادة ، يتصل الموظفون عبر الأنظمة الأساسية ، مثل شركة لينكد إن أو سلاك ، وليس وجها لوجه في التواصل غير المتزامن.
في التواصل المتزامن ، يعقد الفريق في الغالب اجتماعا مباشرا لتبادل الأفكار وفحص المشكلات واتخاذ القرارات. إذا كان أي موظف سيرسل رسالة ، فسيتوقع ردا سريعا في هذا النظام.
الآن دعنا نتعمق في كيفية استفادة عملك من العمل غير المتزامن.
4 الفوائد الرئيسية للعمل غير المتزامن
فيما يلي أربع فوائد للتواصل والعمل غير المتزامنين:
1. يبسط العمل لفريق هجين وموزع
أصبح العمل غير المتزامن ضروريا لنمو الأعمال بسبب التحول الجماعي إلى العمل الهجين والعمل عن بعد خلال الوباء.
كيف؟
العمل عن بعد هو ترتيب عمل لا ينتقل فيه أعضاء الفريق إلى المكتب ، وبدلا من ذلك ، يعملون من المنزل أو مكان من اختيارهم. والعمل الهجين لديه قوة عاملة مختلطة - بعضها يعمل من المكتب ، والبعض الآخر من مكان بعيد.
يعد التكيف مع العمل الهجين أو عن بعد أمرا سهلا في الغالب في بيئة عمل غير متزامنة حيث يمكن للموظفين العمل في وقتهم وسرعتهم الخاصة.
هنا ، لا يحتاج العامل عن بعد الذي يعتني بالأطفال أو أفراد الأسرة المسنين إلى العمل في وقت واحد كعضو آخر في الفريق. يمكن للموظفين استيعاب واجباتهم الشخصية خلال ساعات العمل.
وبالمثل ، يمكن للموظف عن بعد في نيويورك أو طوكيو العمل خلال ساعات العمل المحلية في نظام غير متزامن. هذا يساعدهم على إدارة حياتهم الشخصية والعملية بشكل أفضل.
علاوة على ذلك ، يعد اتصال الفريق عن بعد أكثر ملاءمة في نموذج غير متزامن - ويرجع ذلك إلى حد كبير إلى أن الموظفين لا يضطرون إلى الاستجابة على الفور.
تعرف على المزيد حول الاتصال غير المتزامن مقابل الاتصال المتزامن للفرق البعيدة.
2. يقلل من إجهاد الموظفين
يمكن أن تؤدي الرسائل المستمرة وتوقع الرد بسرعة إلى زيادة التوتر في التواصل التقليدي أو المتزامن. قد يفكر أحد أعضاء الفريق بشكل سلبي في المتلقي إذا لم يحصلوا على استجابة فورية.
في الاتصالات غير المتزامنة، لا يعمل أعضاء الفريق عادة في وقت واحد أو يشاركون في المراسلة الفورية.
هنا ، لا يكون الموظف ملزما بالرد على رسالة تأتي بعد ساعات عمله. لا يتعين عليهم التأكيد على البقاء في حالة تأهب أو حمل الهاتف لأن المرسل لن يتوقع في الغالب ردا فوريا.
بالإضافة إلى ذلك ، نظرا لأن أعضاء الفريق لا يتوقعون أن يعملوا في وقت واحد ، فإنهم يميلون إلى التخطيط قبل الموعد المحدد. قد لا يضطرون إلى إجراء أي اتصال في اللحظة الأخيرة للشكوك أو الاستفسارات ، مما قد يقلل من التوتر ويمنع الإرهاق.
علاوة على ذلك ، يتيح العمل غير المتزامن للموظفين الانخراط في عمل عميق دون أي انقطاع. نظرا لأن عددا قليلا جدا من الموظفين قد يعملون في نفس الوقت ، فمن المحتمل أن يرسلوا ويستقبلوا رسائل أقل ، مما يقلل من الانحرافات المحتملة.
الأهم من ذلك ، قد يعمل بعض الموظفين بشكل أفضل عندما يتركون بمفردهم.
قد يولدون أفكارا أفضل ، ويأخذون المزيد من المبادرة ، ويعملون بشكل منتج عندما لا يكونون في مجموعة ضخمة. يتيح العمل غير المتزامن لهؤلاء الموظفين أن يصبحوا أكثر إنتاجية.
3. يساعد أعضاء الفريق على التواصل 24/7
اليوم ، تعمل معظم الشركات على مدار الساعة.
من المرجح أن يكون لدى فرق العمل غير المتزامنة عضو واحد على الأقل في الفريق يعمل خلال الساعات الفردية. وهذا يعني أن فريقين يعملان على مشروع ما يمكنهما حل الشكوك والتعاون حتى خلال ساعات العمل الفردية.
ونتيجة لذلك، يضمن العمل غير المتزامن تعاونا سلسا بين الفرق واستمرارية الأعمال.
علاوة على ذلك ، يقتصر الاتصال التقليدي أو المتزامن عادة على عدد محدد من الساعات. وقد تتواصل هذه الفرق على عجل مع زملائها خلال ساعات عملهم لتغطية أكبر قدر ممكن من الأراضي، مما قد يؤدي إلى سوء التفسير.
من ناحية أخرى ، يمكن أن يمتد الاتصال غير المتزامن طوال اليوم. هذا يمكن أن يمنح الموظفين الوقت للتفكير في رد مكتوب جيدا ودقيق ودقيق.
4. يزيد من استقلالية الموظفين
يمكن لأعضاء الفريق الذين يعملون بشكل غير متزامن المضي قدما في المشروع بالسرعة التي تناسبهم.
يمكنهم العمل عندما يشعرون بالإنتاجية أو عندما يكون الوقت مناسبا. بالإضافة إلى ذلك ، يمنح العمل غير المتزامن الموظفين المرونة للعمل وفقا لمسؤولياتهم الشخصية.
وهذا يزيد من ولاء الموظفين وإنتاجيتهم والاحتفاظ بهم.
على سبيل المثال ، يمكن للموظف اصطحاب أطفاله من المدرسة أو زيارة الطبيب خلال يوم عمل في النظام غير المتزامن. يمكنهم ببساطة إبلاغ مديرهم بغيابهم وإدارة المهام لتقديمها قبل الموعد النهائي.
بالإضافة إلى ذلك ، لا يلزم أن يعتمد تقدم المشروع على أي موظف واحد في نظام العمل غير المتزامن. ونتيجة لذلك ، يمكن أن يمضي عمل المشروع قدما حتى لو أخذ الموظف إجازة غير مخطط لها.
الآن بعد أن عرفنا فوائد العمل غير المتزامن ، دعونا نلقي نظرة على عيوبه.
4 عيوب بارزة للعمل غير المتزامن
يمكن أن تساعدك معرفة سلبيات العمل غير المتزامن في تصميم بيئة العمل وإعداد موظفيك وفقا لذلك.
فيما يلي بعض منها:
1. ضعف التوازن بين العمل والحياة
بسبب أوقات البدء والانتهاء التعسفية ، قد يشعر الموظفون بأنهم ملزمون بالعمل حتى أثناء ساعات غير العمل. قد يتحققون بشكل متكرر من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم أو يحضرون مكالمات العمل أو يرسلون رسائل حتى بعد الانتهاء من عملهم.
على سبيل المثال ، قد يكون الموظف قلقا بشأن ترك رسالة دون مراقبة. لذلك ، قد يتحققون باستمرار من إشعاراتهم ورسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بحثا عن تحديثات الحالة.
هذا يمكن أن يمنعهم من الاستمتاع بحياتهم الشخصية ويؤثر سلبا على صحتهم العقلية والجسدية.
2. عدم وجود اتصال مع المنظمة
لا يتطلب التواصل غير المتزامن من زملاء الفريق المشاركة في محادثات شخصية. هذا يمكن أن يجعلهم يشعرون بالوحدة والانفصال عن زملائهم والمنظمة.
لا يمكن أن يؤثر هذا سلبا على الصحة العقلية للموظفين فحسب ، بل يجعل أيضا بناء رابطة مع الشركة أو الزملاء أمرا صعبا.
3. الإدارة الجزئية
يتطلب العمل غير المتزامن من الرؤساء أن يثقوا في موظفيهم للعمل بإخلاص.
ولكن بما أن المديرين في احتياج إلى ضمان الوفاء بالمواعيد النهائية، فقد يتعاملون مع الإدارة الجزئية.
على الرغم من أن الإدارة الجزئية يمكن أن تضمن للموظفين الوفاء بالمواعيد النهائية ، إلا أنها يمكن أن تقلل من الرضا الوظيفي. هذا يمكن أن يجعل أعضاء الفريق يشعرون بعدم الارتياح ويعكس سلبا ثقافة الشركة.
4. الرسائل المتكررة غير الواضحة
غالبا ما تفشل الرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني في نقل نية المرسل بدقة ويمكن إساءة تفسيرها.
نظرا لأن التواصل غير المتزامن يتضمن بشكل أساسي اتصالا مكتوبا ، فقد يضطر الموظفون الذين لم يفهموا الرسالة إلى الانتظار حتى يتصل المرسل بالإنترنت لتوضيح ما يقصدونه.
قد يكون هذا أسوأ إذا كان الموظفون يعملون في مناطق زمنية مختلفة.
على سبيل المثال ، قد يضطر موظف يعمل من الولايات المتحدة الأمريكية إلى الانتظار لساعات للحصول على رد مهم من موظف في الهند بسبب اختلافات المنطقة الزمنية.
قد يكون التكيف مع العمل غير المتزامن صعبا في البداية بسبب سوء فهم التواصل وأوقات العمل المربكة والمزيد. ولكن يمكنك تنفيذ طريقة غير متزامنة في مكتبك باتباع بعض أفضل الممارسات.
5 أفضل الممارسات لتنفيذ مهام سير العمل غير المتزامنة
دعونا نلقي نظرة على بعض أفضل الممارسات لتنفيذ نموذج عمل غير متزامن في مكتبك بنجاح:
1. تدريب الموظفين على التواصل بفعالية
تحتاج إلى تدريب موظفيك على تحسين مهاراتهم في التواصل الكتابي بحيث يسهل فهمها. هذا يمكن أن يساعد في توفير الوقت الذي كان يمكن إنفاقه على التواصل ذهابا وإيابا.
لهذا ، يمكنك إجراء طرق تعلم غير متزامنة مثل تسجيل الفيديو أو التسجيل في برامج الاتصالات التجارية.
2. عقد الاجتماعات الضرورية فقط
يعد تنفيذ عدد أقل من الاجتماعات جزءا مهما من طريقة العمل غير المتزامنة.
للقيام بذلك بفعالية ، يمكنك إنشاء قائمة جرد بجميع الاجتماعات العادية وتحديد الغرض منها. يمكنك بسهولة تغيير اجتماع متزامن مع جدول أعمال لمناقشة الجداول الزمنية إلى جدول أعمال غير متزامن.
للقيام بذلك ، يمكنك تسجيل وإرسال مقاطع فيديو أو رسائل صوتية إلى أعضاء فريقك.
3. تقديم إرشادات محددة
يحتاج مديرو الفرق غير المتزامنين إلى تدريب الموظفين على ممارسات التعاون والتواصل الجديدة.
قد يضطرون إلى شرح أهمية العمل غير المتزامن ، والتغييرات التي سيحدثها في بيئة العمل ، وكيفية التغلب على التحديات.
4. تعيين قناة أو وسيلة معينة للمحادثات العاجلة
نظرا لأن الموظفين قد لا يتحققون من رسائلهم بشكل متكرر بطريقة اتصال غير متزامنة ، فيجب أن يكون لديك طريقة لإخطارهم عندما تحتاج المسألة إلى اهتمامهم العاجل.
لهذا ، يمكنك ببساطة إنشاء قناة مخصصة في سلاك (slack). إذا كان الأمر حساسا حقا للوقت ، فيمكنك الاتصال بهم على أرقام هواتفهم الشخصية.
5. استخدام أداة غير متزامنة ضرورية
نظرا لأن أعضاء الفريق لا يعملون بالضرورة في وقت واحد في عمل غير متزامن ، فإنهم يحتاجون إلى أدوات للتواصل والتوثيق والعمل بفعالية عبر المسافات.
يمكن للأداة غير المتزامنة تجاوز المشكلات، مثل مشاركة الملفات غير الصحيحة وضعف التعاون.
دعونا نلقي نظرة على بعض الأدوات التي قد يتطلبها فريقك غير المتزامن.
4 أنواع من الأدوات التي يحتاجها فريقك غير المتزامن
فيما يلي بعض الأدوات لمساعدة فريق غير متزامن على العمل بفعالية:
1. أدوات تتبع الوقت
نظرا لأن العمل غير المتزامن لا يستلزم ساعات عمل ثابتة ، يمكنك استخدام أداة تتبع الوقت ، مثل تايم دوكتور ، لتتبع ساعات الموظفين ومهامهم بسهولة.
الوقت الطبيب تتبع الوقت
تايم دوكتور هي أداة قوية لتتبع الوقت وإدارة أداء الموظفين تستخدمها الشركات الصغيرة والمتوسطة مثل ThriveMarket والشركات الكبيرة مثل إريكسون لتعزيز إنتاجية الموظفين.
يوفر البرنامج مؤقت صامت وتفاعلي لتسجيل أوقات تسجيل وصول وخروج الموظفين وتتبع العمل المنجز. لتشغيل المؤقت التفاعلي ، كل ما عليك فعله هو بدء تشغيل المؤقت وإيقافه مؤقتا.
ماذا لو كنت تفضل المؤقت التلقائي؟
يبدأ المؤقت الصامت الخاص ب تايم دكتور ويتوقف عن تتبع الوقت تلقائيا عند تشغيل النظام وإيقاف تشغيله، على التوالي.
بالإضافة إلى مؤقت مفيد ، توفر الأداة أيضا تقارير إنتاجية متعمقة عن كل موظف ، مما يعطي نظرة ثاقبة على أدائهم.
اقرأ المزيد عن ميزات وفوائد تايم دكتور.
2. أداة الاتصال
تحتوي العديد من أدوات الاتصال غير المتزامنة على ميزات لإجراء مكالمات VoIP (الصوت عبر بروتوكول الإنترنت) إلى مكالمة فيديو جماعية.
توفر أحدث الأدوات أيضا ميزات مراسلة فيديو غير متزامنة يمكن للموظف من خلالها تسجيل مقطع فيديو وإرساله إلى زملائه في الفريق. تمكن وظائف الاتصال غير المتزامنة هذه الموظفين من صياغة الرسائل بسرعة.
علاوة على ذلك ، نظرا لأن الموظف المتلقي يمكنه عرض تعبيرات المرسل ، فيمكنه بسهولة فهم محتوى الرسالة ، مما يقلل من سوء التفسير.
بالإضافة إلى ذلك، تسمح بعض الأدوات بالتعاون غير المتزامن باستخدام السبورة البيضاء لتخطيط الاستراتيجيات والعصف الذهني للأفكار.
فيما يلي بعض أدوات الاتصال غير المتزامنة:
مكالمات الفيديو: Microsoft Teams و Zoom و Loom وما إلى ذلك.
الرسائل: Slack ، تيليجرام ، إلخ.
التعاون البصري: ميرا ، جدارية ، إلخ.
3. أدوات إدارة المعرفة
ستقوم أداة إدارة المعرفة بتحديد معلومات الشركة الضرورية والتقاطها واسترجاعها ومشاركتها. في الأساس ، تساعد الأداة الموظفين في العثور على الصوت والفيديو والمستندات النصية وما إلى ذلك وتوزيعها ، وفقا لاحتياجات الموظفين.
باستخدام مثل هذا البرنامج ، يمكن لموظفيك الوصول بسهولة إلى الملفات دون التمرير عبر رسائل Slack أو رسائل البريد الإلكتروني. بعض الأمثلة على أدوات إدارة المعرفة هي Guru و Google Docs وما إلى ذلك.
4. أدوات إدارة المهام
تمكن أدوات إدارة المهام قادة الفرق والأعضاء من تنظيم المهام اليومية وتحسين سير العمل. يتيح لهم إنشاء قوائم مهام ، والإشارة إلى تواريخ البدء والانتهاء للمشروع ، وفصل المهام الفردية ، وتنفيذ أنشطة أخرى.
سيكون لدى الفريق غير المتزامن الذي يستخدم أداة إدارة المهام فكرة أفضل عن جدول أعماله وسيكون قادرا على الاستفادة من وقت الموظف بفعالية. بعض الأمثلة على أدوات إدارة المهام هي Trello و Asana و ClickUp وما إلى ذلك.
يمكنك اختيار البرامج التي تحتوي على العديد من عمليات الدمج لتشغيلها جميعا في وقت واحد.
الخاتمة
يمكن أن تكون الأنظمة غير المتزامنة مستقبل العمل بسبب راحة العمل عن بعد والمزايا الأخرى التي تقدمها للموظفين.
ومع ذلك ، يجب أن تكون واعيا للتحديات التي قد تواجهها.
لمواجهة عيوبه ، تحتاج إلى أدوات جيدة للتواصل غير المتزامن ، وتتبع الوقت ، وإدارة المهام ، وما إلى ذلك. يمكنك أيضا الرجوع إلى أفضل الممارسات المذكورة في المقالة لضمان التنفيذ الناجح.