10 نصائح ذكية لإعداد مثالي للعمل عن بعد

أصبح العمل عن بعد والعمل الهجين شائعين بشكل متزايد منذ جائحة فيروس كورونا. ومع وجود أشخاص يعملون من مساحات مشتركة ومكاتب منزلية ، من الأهمية بمكان تسليط الضوء على أهمية إعداد عمل رائع عن بعد.

لكن العمل من المنزل (WFH) لا يتعلق فقط بسحب كرسي وتسجيل الدخول لهذا اليوم.

إن الحفاظ على مساحة عمل عن بعد جيدة التنظيم يمكن أن يفعل المعجزات لإنتاجيتك والتوازن بين العمل والحياة. كما أنه يساعدك على إدارة تمييز واضح بين العمل الشخصي والمكتبي.

في هذه المقالة ، سنناقش أهم 10 نصائح لإعداد المكتب المنزلي المثالي ونلقي نظرة على بعض أدوات العمل عن بعد لمساعدة أصحاب العمل على مراقبة إنتاجية القوى العاملة لديهم.

تحتوي هذه المقالة على

لماذا يعد إعداد العمل عن بعد رائعا أمرا مهما

أهم 10 نصائح لإعداد العمل عن بعد المثالي

لديك إضاءة كافية

الحفاظ على مساحة عمل خالية من الفوضى

ابحث عن مكتب وكرسي ولوحة مفاتيح مريحة

حافظ على خلفية مرتبة

الحصول على لوح معلومات وملاحظات لاصقة

ضع بعض النباتات على مكتبك

ضع بعض الإلهام في مكان قريب

رعاية نمط حياة صحي ونشط

استثمر في زوج من سماعات الأذن أو مكبرات الصوت

استخدام الخدمات السحابية للعمل من أي مكان

4 أدوات قوية للعمل عن بعد لتعزيز إنتاجية الموظفين

دعونا نبدأ.

لماذا يعد إعداد العمل عن بعد رائعا أمرا مهما

تستثمر العديد من المكاتب ومساحات العمل في الكراسي المريحة والمعدات المريحة والإضاءة الجيدة وغيرها من تحسينات نوعية الحياة.

هذه العوامل مهمة بنفس القدر لإعداد مكتبك المنزلي أو مساحة العمل المشتركة لأنها تضمن عدم شعورك بالتوتر أو التوتر أثناء يوم العمل.

لماذا؟

يمكن أن يسبب الجلوس غير المريح والإضاءة السيئة والمعدات غير المريحة الكثير من الإجهاد والمشكلات الصحية طويلة الأجل مع الاستخدام المتكرر.

في المقابل، يمكن أن يساهم إعداد العمل الجيد عن بعد أو الهجين بشكل إيجابي في الإنتاجية والصحة والرفاه العقلي بشكل عام وتعزيز التوازن الصحي بين العمل والحياة.

مع وضع ذلك في الاعتبار ، دعنا ننتقل إلى إعداد بيئة مكتب العمل عن بعد المثالية.

أهم 10 نصائح لإعداد العمل عن بعد المثالي

يمكن أن يتكون إعداد العمل عن بعد من العديد من المكونات ، ولكن إليك 10 نقاط حاسمة يجب وضعها في الاعتبار أثناء إعداد مكتبك المنزلي.

1. لديك إضاءة كافية

تعد الإضاءة الجيدة والوافرة في بيئة العمل واحدة من أول الأشياء التي يجب مراعاتها عند إعداد مساحة العمل عن بعد.

يمكن أن تؤدي الإضاءة غير المناسبة إلى الصداع وإجهاد العين والتعب والمشكلات الصحية الأخرى ، لذلك يمكن أن يكون للاستثمار في الإضاءة الجيدة تأثير إيجابي على صحتك.

حاول إعداد مساحة العمل الخاصة بك بأكبر قدر ممكن من الضوء الطبيعي لأنها يمكن أن تساعد في الحفاظ على نشاطك أثناء ساعات العمل.

بالإضافة إلى ذلك ، تذكر أن تضع نفسك لتجنب الوهج على الشاشة.

لماذا؟

تميل شاشات الكمبيوتر إلى عكس الضوء مثل المرايا إلى حد كبير ، مما يجعل من الصعب عرض شاشتك ويسبب إجهاد العين.

يمكنك استخدام مصادر الضوء غير المباشرة لتقليل الوهج. إذا كنت تستخدم الأضواء الملونة ، فإن النغمات المزرقة الأكثر برودة أو الأبيض تعمل بشكل أفضل لضوء النهار ، في حين أن درجات اللون البرتقالي الأكثر دفئا يمكن أن تساعدك على الاسترخاء بشكل أسهل.

يعد الحصول على مصابيح ذكية أيضا فكرة "مشرقة" لأنها ستسمح لك بتكوين مقدار الإضاءة التي تحتاجها في أوقات مختلفة من اليوم. يمكنك تعيين هذه التكوينات ليتم تشغيلها تلقائيا استنادا إلى الوقت.

إذا كنت تقوم بأي قراءة ، فقد يكون المصباح المكتبي مفيدا دون التسبب في تداخل الإضاءة العامة للغرفة.

2. الحفاظ على مساحة عمل خالية من الفوضى

يمكن للأشياء غير الضرورية على طاولة العمل أن تشتت انتباهك وتشغل مساحة مكتبية قيمة. في المقابل ، ستساعدك المساحة المنظمة الخالية من الفوضى على الحفاظ على تركيزك أثناء العمل.

يمكن أن يساعد تنظيم الملفات أو الأعمال الورقية المتعلقة بالعمل في تبسيط عملك، حتى لا تضطر إلى التدافع للعثور على المستندات المهمة عند تلقي مكالمة فيديو للعمل.

سيسمح لك المكتب القوي المزود بأدراج بتصنيف عملك وأغراضك الشخصية ، بينما تساعد أجهزة بلوتوث في الحفاظ على مساحة مكتبك خالية من الكابلات ، مما يوفر لك مساحة أكبر للعمل.

كما يوفر المكتب الخالي من الفوضى مساحة لإضافة أجهزة أخرى، مثل محطة إرساء لشحن أجهزة متعددة بدون محولات متعددة أو شاشة خارجية.

3. ابحث عن مكتب مريح وكرسي ولوحة مفاتيح

أثناء العمل في وظيفة منزلية ، فإن أهمية المعدات المريحة طويلة الأجل أكثر من قصيرة الأجل ويمكن أن يكون لها آثار وخيمة على صحتك البدنية.

سيسمح لك المكتب الدائم بضبط ارتفاع طاولتك ، مع الحفاظ على شاشتك موازية لعينيك وتقليل الضغط على ظهرك ورقبتك.

يمكن أن يساعد كرسي المكتب المريح أو كرسي المكتب في دعم أسفل الظهر ووضعيتك من خلال دعم أسفل الظهر والارتفاعات القابلة للتعديل للمقعد والذراعين. يمكن أن يقلل بشكل كبير من فرص إصابة الظهر والرقبة على المدى الطويل.

التهاب الأوتار هو إصابة شائعة يواجهها الناس بسبب الاستخدام المفرط للوحة المفاتيح. يمكن أن يؤدي إلى أضرار أكثر خطورة ، والتي قد تستغرق شهورا للشفاء.

يمكن أن تساعد لوحة المفاتيح المريحة في تخفيف تراكم التوتر في معصميك وساعديك. يفضل البحث عن لوحة مفاتيح ميكانيكية مع حوامل قابلة للتعديل حتى تتمكن من مطابقة وضع جلوسك للحصول على تجربة كتابة مريحة.

4. حافظ على خلفية مرتبة

مع المقابلات والاجتماعات والتجمعات التي تحدث بشكل متكرر عبر مكالمات الفيديو ، يمكن لمساحة العمل الافتراضية المرتبة أن تظهر جوا من الاحتراف والانضباط.

الرف الذي يحتوي على بعض الكتب أو بعض اللوحات في الخلفية أكثر إرضاء للعين من كومة من الغسيل أو أكياس فارغة من رقائق البطاطس أثناء الاجتماعات عن بعد.

يساعد الحفاظ على بيئة عملك أنيقة أيضا في الحفاظ على تنظيمها ، بحيث تعرف دائما المكان الذي قمت فيه بتخزين العناصر الأساسية مثل محركات الأقراص الثابتة والمستندات السرية.

5. احصل على السبورة البيضاء والملاحظات اللاصقة

يمكن أن تساعدك السبورة البيضاء والملاحظات اللاصقة في الجدولة اليومية والأسبوعية. يمكن أن تكون أيضا طريقة ممتعة للخربش في وقت فراغك.

يمكن أن تساعدك ألواح المعلومات في إدارة المشاريع والمواعيد النهائية باستخدام قوائم المهام مع إعطائك نظرة عامة على أسبوعك. يمكن أن تذكرك الملاحظات اللاصقة بالمهام اليومية المهمة.

يمكنك أيضا تقسيم السبورة البيضاء لتنظيم الأعمال المكتبية والمنزلية عن طريق ترميز الملاحظات اللاصقة بالألوان.

كل من هذه يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على الإنتاجية الإجمالية ومهارات إدارة الوقت.

6. ضع بعض النباتات على مكتبك

تجلب نباتات المائدة نفسا من الهواء النقي وجمالية ممتعة لمساحة العمل الخاصة بك.

أنها تضيف اللون وتعمل كمرشحات الهواء الطبيعية. تشير الدراسات إلى أنها تقلل من التوتر وتحسن صحتك العامة وعافيتك.

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن نباتاتك تتطلب أشعة الشمس والماء بانتظام ، وإذا كنت والدا جديدا للنبات ، فقد يصبح الأمر ساحقا.

إذا كان لديك جدول زمني محموم ، يمكنك الحصول على نباتات مثل الصبار أو الألوة حيث يمكنك سقيها مرة واحدة في أسبوعين.

7. ضع بعض الإلهام في مكان قريب

الإلهام يدفعنا إلى أن نكون نسخا أفضل من أنفسنا كل يوم.

يمكن أن يشجعك مصدر جيد للتحفيز على الاستمرار في التركيز على أهدافك التي يمكن أن تؤثر بشكل إيجابي على نموك - شخصيا ومهنيا.

يمكن أن يكون إلهامك صورة لأحبائك أو اقتباسا تحفيزيا أو ملصقا لفيلمك المفضل! إنها إضافة ممتازة إلى مساحة العمل الخاصة بك إذا كانت تلهمك.

ومع ذلك ، حاول ألا تفرط في تحميل مساحتك ، والأهم من ذلك ، لا تشتت انتباهك عن إلهامك.

8. رعاية نمط حياة صحي ونشط

يساهم الحفاظ على روتين التمرين وتناول وجبات متوازنة في رفاهيتك البدنية وصحتك العقلية.

أضف بضع قطع من معدات التمرين مثل الدمبل أو حبل التخطي إلى مكان عملك البعيد لاستخدامها عندما تكون في استراحة.

ومع ذلك ، إذا كانت المساحة تشكل قيدا ، فيجب أن تساعد التمارين الرياضية لأنها تعتمد على وزن الجسم.

أيضا ، اختر وجبة خفيفة على الفواكه أو غيرها من البدائل الصحية بدلا من الأطعمة المصنعة.

البقاء بصحة جيدة يعني أيضا عدد أقل من الإجازات المرضية وزيادة الإنتاجية التي يمكن أن يكون لها آثار إيجابية على نمو حياتك المهنية.

9. استثمر في زوج من سماعات الأذن أو مكبرات الصوت

يمكن أن يساعدك الحصول على مجموعة من مكبرات الصوت أو زوج من سماعات الرأس المانعة للضوضاء لإعداد منزلك على حجب جميع الضوضاء غير المرغوب فيها والاستمتاع بقوائم التشغيل أو البودكاست والتركيز على العمل.

يمكن أن تفيد المعدات الصوتية سير عملك إذا كنت تعيش بالقرب من مناطق بها الكثير من الضوضاء التي يمكن أن تشتت انتباهك طوال يوم العمل.

تساعدك سماعات الأذن أيضا على الاستمرار في التركيز على الاجتماعات الافتراضية دون تشتيت انتباهك عن محيطك.

إذا كنت تشارك مساحة مكتبك المنزلي مع أحد أفراد العائلة ، فإن سماعات الأذن تسمح لك بالاستماع إلى الموسيقى دون إزعاج أي شخص آخر. تساعد الموسيقى أيضا على استرخاء جسمك وعقلك وقد أثبتت أنها تفيد الإنتاجية في العمل.

10. استخدم الخدمات السحابية للعمل من أي مكان

تتيح لك الخدمات السحابية تخزين مشاريعك والعمل عليها في أي مكان ، على افتراض أن لديك اتصالا ثابتا بالإنترنت.

يقوم جوجل ورك سبيس أو مايكروسوفت 365 أو دروبوكس بتخزين جميع أعمالك على التخزين السحابي ، مما يتيح سهولة الوصول من أجهزة متعددة.

تتيح الخدمات السحابية أيضا الوصول عن بعد إلى الملفات بينك وبين زملائك أو موظفيك أو عملائك مع منع الوصول غير المصرح به. من الجيد أيضا الاستثمار في شبكة خاصة افتراضية (vpn) للأعمال لمزيد من الأمان وتشفير البيانات من طرف إلى طرف.

فائدة أخرى لتخزين عملك على السحابة هي منع فقدان البيانات.

نظرا لأن بياناتك ليست موجودة على أجهزة التخزين الفعلية مثل محرك الأقراص الثابتة ، فهناك فرص أقل لفقدان ملفات العمل المهمة. أيضا ، لا داعي للقلق بشأن حذف بياناتك لتوفير مساحة للملفات المكتبية.

الآن ، دعونا نلقي نظرة على الأدوات المناسبة التي يمكن لأصحاب العمل استخدامها لإدارة القوى العاملة عن بعد.

4 أدوات قوية للعمل عن بعد لتعزيز إنتاجية الموظفين

إذا كان لديك سياسة العمل عن بعد المعمول بها ، فإن الاستثمار في الأدوات والبرامج المناسبة يمكن أن يساعد شركتك الكبيرة أو الصغيرة على تطوير ثقافة الشركة الفعالة والحفاظ عليها.

فيما يلي بعض من أفضل الأدوات للحفاظ على إنتاجية الموظفين وتعزيزها.

1. أدوات تتبع الوقت

مفتاح الإدارة الفعالة للوقت هو معرفة أين يتم إنفاق الوقت.

من خلال تتبع وجمع بيانات يوم العمل ، فإنك تزود الموظفين والإدارة عن بعد بالمعلومات اللازمة لإجراء تحسينات استراتيجية.

دكتور تايم هي واحدة من هذه الأدوات القوية لتتبع وقت الموظفين التي تستخدمها الشركات الكبرى ، مثل Verizon ، و SMB مثل Thrive Market ، لزيادة إنتاجية الموظفين.

تتبع الوقت

يقدم دكتور تايم نسخة صامتة من أداته لتتبع الوقت تلقائيا خلال ساعات محددة ، مع تدخل ضئيل أو معدوم في روتين الموظفين.

يمكنهم أيضا تتبع الوقت يدويا عن طريق إدخال اسم المهمة والنقر فوق الزر "ابدأ".

كما أن لديها ميزات إضافية مثل:

تقارير الإنتاجية: تتبع إنتاجية الموظفين عن بعد من خلال إنشاء تقارير مفصلة لجداول زمنية ومهام محددة.

إدارة المشاريع: يمكنك إدارة مشاريعك وموارد الإنتاج من لوحة معلومات واحدة وعرض الجداول الزمنية للمشروع والتقدم المحرز بسهولة.

تكامل التطبيقات: يتكامل مع تطبيقات الإنتاجية والمحاسبة مثل Jira و Trello و Quickbooks وغيرها الكثير.

نافذة منبثقة لوقت الخمول: تتعقب وقت الخمول عن طريق التحقق من مدخلات لوحة المفاتيح أو الماوس وترسل إشعارا إلى الموظفين استنادا إلى الحد الزمني للخمول الذي حدده مديرهم.

2. أدوات مؤتمرات الفيديو

سيحتاج العامل عن بعد إلى أداة مؤتمرات فيديو للتواصل مع أعضاء الفريق أو العملاء الآخرين عن بعد. هذا هو المكان الذي تأتي فيه برامج مثل جوجل ميت و سكايب و زووم.

تسمح لك هذه البرامج بعقد اجتماع افتراضي أو مكالمات جماعية مع عدة أشخاص، بما في ذلك الموظفين وأعضاء الفريق والعملاء. يمكنك مشاركة شاشتك أو لوح معلومات أثناء المناقشات والانضمام إلى الاجتماعات عبر رقم هاتف بالطلب.

تتوفر هذه البرامج بشكل عام على أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة Mac والهواتف الذكية ، مما يسمح بالاستخدام عبر الأنظمة الأساسية.

3. أدوات التعاون عبر الإنترنت

تساعد أدوات التعاون والإدارة مثل Asana وZoho Projects الفرق على البقاء متزامنة مع بعضها البعض.

كيف؟

تنشئ هذه البرامج مساحة افتراضية حيث يمكن للموظفين الرجوع إلى العناصر والتحقق منها أثناء تقدمهم في المشاريع والمهام.

يمكن للموظفين أيضا تحرير الملفات والمستندات ومشاركتها مع أعضاء الفريق أو العملاء ذوي الصلة.

4. أدوات الاتصال

تلعب أداة الاتصال دورا هائلا في كيفية أداء الأفراد والفرق. وفي بعض الأحيان ، تحتاج فقط إلى إسقاط رسالة إلى مشرفك بدلا من تلقي مكالمة.

توفر برامج مثل Microsoft Teams و Slack دعما وافرا للحفاظ على خطوط اتصال فعالة بين موظفي المكاتب أثناء العمل عن بعد.

كما أنها تحتفظ بالرسائل في شكل سلاسل رسائل ، مما يحافظ على تنظيم صناديق الوارد الخاصة بك.

الخاتمة

يجب أن يكون المكتب المنزلي مساحة عمل مناسبة بينما يعكس اهتماماتك وشخصيتك.

نوصي بتفتيح مساحة العمل الخاصة بك وجعلها ملكا لك مع الحفاظ عليها خالية من الانحرافات.

يمكنك اتباع نصائحنا أثناء الاستثمار في مساحة العمل عن بعد للحصول على منطقة عمل نابضة بالحياة ومريحة في أي وقت من الأوقات!

لمعرفة المزيد حول العمل عن بعد ، لا تتردد في التحقق من هذه المقالات ذات الصلة للحصول على بعض المؤشرات المفيدة.

اقرأ ايضا: 12 إيجابيات وسلبيات العمل عن بعد التي يجب معرفتها