كل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة الموظفين

في هذه المقالة ، سنتناول كل ما تحتاج إلى معرفته لإدارة موظفيك بفعالية. سنسلط الضوء على نصائح قيمة حول كيفية تحسين إنتاجية موظفيك ونقدم لك بعض الأدوات الرائعة لتنفيذها.

هل تريد التعرف على الإدارة الفعالة للموظفين؟

إليك ما تحتويه هذه المقالة:

ما هي إدارة الموظفين؟

الفوائد الأربع الرئيسية لإدارة موظفيك

خمس نصائح لإدارة موظفيك بفعالية

خمس أدوات للمساعدة في إدارة موظفيك

دعونا نبدأ.

ما هي إدارة الموظفين؟

إدارة الموظفين هي عملية تساعد العاملين لديك على الأداء في أفضل حالاتهم وتحقيق أهداف عملك. إنها عملية شاملة تغطي تقريبا كل ما يتعلق بالموارد البشرية مثل توظيف الموظفين الجدد وإدارة كشوف المرتبات وإدارة الأداء والمزيد.

تغطي إدارة الموظفين ثلاثة مجالات رئيسية:

الاستحواذ - العثور على المرشحين المناسبين وتوظيفهم.

المشاركة والاحتفاظ - ضمان أن موظفيك سعداء ومشاركون ويلتزمون بالبقاء لأطول فترة ممكنة! ويتحقق ذلك من خلال التواصل الفعال لفهم احتياجات موظفيك ومخاوفهم ومعالجتها.

إدارة الأداء - قياس وإجراء مراجعات الأداء ، ومساعدتهم على التحسين المستمر ومكافأة العمل الرائع

4 فوائد رئيسية لإدارة موظفيك

فيما يلي ثلاث فوائد لتنفيذ نظام فعال لإدارة الموظفين.

1. يحسن كفاءة سير العمل الخاص بك

عندما تدير موظفيك بفعالية ، فلن تواجه صعوبة في تبسيط سير العمل.

كيف؟

فكر في الجوانب الثلاثة التي ذكرناها سابقا:

ستتمكن من:

قم بتوظيف الموظفين الذين لديهم مجموعة المهارات المناسبة لمهامك.

راقب أنشطتهم بسهولة للتأكد من أن الأمور تسير بشكل جيد.

التواصل الفعال معهم لضمان فهمهم لمتطلبات المشروع.

هنئهم وشجعهم على العمل الجيد الذي قاموا به لتحفيزهم أكثر.

تدخل بفعالية عندما لا تسير الأمور وفقا للخطة.

بهذه الطريقة ، سيكون لديك الأشخاص المناسبون والإجراءات الصحيحة المعمول بها لضمان سير الأمور دائما بسلاسة!

2. يعزز إنتاجية موظفيك وتحفيزهم

الموظف الذي يشعر بعدم التقدير سيشعر بعدم الاكتراث تجاه عمله. هذا هو السبب في أن جعل عمالك يشعرون بالقيمة يمكن أن يحسن إنتاجية الموظفين بشكل كبير.

يساعدك نظام إدارة الموظفين على التواصل مع موظفيك على المستوى الشخصي والحصول على ملاحظاتهم حول سياسات وعمليات العمل المختلفة.

هذا يساعدهم على الاعتقاد بأن آرائهم يتم تقييمها وأخذها في الاعتبار عند اتخاذ القرارات التجارية. وهذا بدوره يحسن مشاركة الموظفين لأنهم يشعرون الآن بأن لديهم رأيا في الشركة!

3. يضمن أمن البيانات الخاصة بك

كان هذا الجانب مهما في وقت سابق فقط في قطاعات معينة مثل الخدمات المالية والقانون والشركات التي تستثمر بكثافة في البحث والتطوير وما إلى ذلك - حيث يكون أمن البيانات أمرا بالغ الأهمية.

ومع ذلك ، مع نمو الفرق عن بعد ، أصبح هذا مهما في جميع الشركات التي لديها قوة عاملة عن بعد.

تدير معظم الشركات الكثير من البيانات المهمة والسرية كل يوم.

إذن كيف يمكنك ضمان بقاء هذه الملفات والمستندات المهمة آمنة؟

من خلال مراقبة وإدارة موظفيك بعناية!

يمكن أن يساعدك نظام إدارة الموظفين القوي في تتبع المستندات والبيانات الأخرى. فهو يربط كل موظف بالوثائق التي هم مسؤولون عنها ويقلل من أوجه القصور في التعامل مع البيانات. بهذه الطريقة ، لن تقلق بشأن أمان بياناتك بعد الآن!

4. انخفاض تكاليف الموظفين

دوران الموظفين هو واحد من أغلى التكاليف التي تقوم بها معظم الشركات. وفقا لدراسة CAP ، فإن متوسط تكلفة استبدال الموظف بأجر هو 6 إلى 9 أشهر من راتبه السنوي.

لوضع ذلك في منظوره الصحيح ، إذا كنت تتطلع إلى استبدال مدير يكسب 40000 دولار سنويا ، فسيتعين عليك إنفاق 20000 دولار إلى 30000 دولار في نفقات التوظيف والتدريب!

لحسن الحظ ، يمكن أن تساعد مشاركة الموظفين في ذلك.

تذكر أن الإدارة الفعالة للموظفين تؤدي إلى موظفين أكثر سعادة وتفاعلا.

بهذه الطريقة ، سيكونون أكثر تحفيزا ورضا عن وظائفهم. وعندما يكون موظفوك راضين في العمل ، فإنهم أقل عرضة للمغادرة!

خمس نصائح لإدارة موظفيك بفعالية

فيما يلي خمس نصائح لإدارة موظفيك بفعالية.

1. اعتماد سياسة اتصال مفتوحة

هل تعلم أن 81٪ من الموظفين يفضلون الأعمال التجارية الصغيرة التي تقدر "التواصل المفتوح" على الامتيازات مثل عضوية الصالة الرياضية والطعام المجاني؟

ومع ذلك ، فإن التواصل الفعال لا يعني فقط التحدث عن برودة المياه. بصفتك مالكا لنشاط تجاري ، فأنت بحاجة إلى نظام منظم يتيح لموظفيك التعبير عن مخاوفهم. إليك كيفية القيام بذلك:

أ. كن مرئيا وشفافا

دع موظفيك يعرفون أنك متاح دائما للتحدث معهم من خلال الحفاظ على سياسة الباب المفتوح. أظهر وجهك حول المكتب في كثير من الأحيان وأظهر اهتماما حقيقيا عند التحدث إلى موظفيك. من الضروري أن تعرف عمالك أن احتياجات الموظفين هي أولويتك القصوى.

شارك معلومات الشركة مع الموظفين مباشرة ، مثل خططك للربع التالي أو التحديثات حول صفقة كبيرة تحاول الوصول إليها. سيتيح ذلك لموظفيك الشعور بأنهم أكثر شمولا في عملية صنع القرار.

ملاحظة - على الرغم من أن الإفصاح ضروري ، لا تشارك أي بيانات سرية بشكل مفتوح ، مثل المعلومات الخاصة بالعميل.

ب. تشجيع التغذية الراجعة

خطوة أخرى مهمة هي تشجيع موظفيك على إعطائك أنت والمؤسسة ملاحظات حول السياسات والعمليات.

انتبه إلى آراء العاملين لديك واستخدم مدخلاتهم لتحديد أوجه القصور وتصحيحها. يعد العمل بنشاط على ملاحظاتهم طريقة سهلة لإظهار أنك تهتم بآرائهم ورفاهيتهم.

2. ضع توقعات واضحة

هل تعرف لماذا أداء معظم الموظفين ضعيف؟

ذلك لأنهم ليسوا متأكدين مما يتعين عليهم القيام به.

فكر في ذلك.

لا تعد الأوصاف الوظيفية الموظف بشكل كاف لعبء العمل القادم. إذا كان شخص ما غير واضح بشأن ما يجب عليه القيام به ، فسيستغرق الأمر وقتا أطول لإكمال مهمة.

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت شركتك لا تشجع التواصل المفتوح ، فيمكن للموظف المرتبك متابعة مهمة بشكل غير صحيح!

قبل تحديد أي أهداف وغايات ، تأكد مما تحتاج إلى القيام به. بعد ذلك ، كن واضحا ومحددا قدر الإمكان.

على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في زيادة المبيعات بنسبة 30٪ ، فستحتاج إلى توضيح:

ما هي مبيعات المنتج التي تتحدث عنها.

ما هو الإطار الزمني لتحقيق هذا الهدف.

ما هي الطرق التي يتوقع من الموظفين استخدامها.

ما هي المناطق التي تريد منهم التركيز عليها.

كيف ستقوم بتقييم أدائهم.

وعدة أشياء أخرى

بهذه الطريقة ، سيكونون واضحين بشأن كل شيء ويمكنهم البدء على الفور. طريقة ممتازة لضمان ذلك هي التأكد من أن جميع أهدافك هي أهداف ذكية:

محدد - لا تكن غامضا فيما يتعلق بالأهداف. أخبرهم بالضبط بما تحتاجه.

قابل للقياس - تأكد من إمكانية قياس أهدافك لتحليل التقدم بسرعة.

قابل للتحقيق - حدد الأهداف التي يمكن تحقيقها بالموارد المتاحة.

واقعي - ضع توقعات واقعية لتجنب أي إحباط محتمل.

في الوقت المناسب - امنح موظفيك إطارا زمنيا محددا لتحقيق أهدافهم.

3. مساعدة الموظفين على النمو

أشار 32٪ من الموظفين الذين تركوا مؤسسة ما إلى "نقص فرص التطوير الوظيفي" كسبب رئيسي لاستقالتهم!

إن إعطاء موظفيك تحديات وأدوارا جديدة سيبقيهم متحمسين ويساعدهم على النمو. سيؤدي ذلك أيضا إلى بناء مجموعة مهاراتهم ومساعدتهم على القيام بالمزيد لعملك. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها مساعدة موظفيك على التطور:

توفير برامج التدريب والإرشاد الداخلية لموظفيك.

الحفاظ على ثقافة التعلم داخل المنظمة.

دع الموظفين يمثلون مؤسستك في المؤتمرات والندوات.

تذكر أن مساعدة موظفيك على النمو لا يساعدهم فحسب - بل يجعل القوى العاملة لديك أكثر موهبة وقدرة على مواجهة تحديات جديدة!

4. خلق شعور بالثقة

الثقة هي عامل رئيسي في إنتاجية الموظفين ومستويات التحفيز. إذا شعر موظفوك أنك لا تثق بهم بما فيه الكفاية ، إحباطهم وسيظهرون أداء ضعيفا. حتى أن الأبحاث تظهر أن الموظفين الذين يثقون في قائدهم هم أكثر عرضة بنسبة 12 مرة للاستثمار الكامل في وظائفهم!

هذا هو السبب في أن بناء بيئة ثقة أمر ضروري للغاية. إليك كيفية القيام بذلك:

احترم خصوصيتهم - دع عمالك لديهم مساحة خاصة بهم للقيام بعملهم.

توقف عن الإدارة الجزئية - يمكن أن يؤدي تجاوز كل شيء بنفسك إلى تقليل ثقة موظفيك بأنفسهم.

تجنب الملاحظات المستمرة - قدم ملاحظاتك فقط عند الضرورة مثل إذا كانت هناك حاجة إلى تغيير كبير أو إذا كانوا يسيرون في الاتجاه الخاطئ. لا تقدم رأيك في كل التفاصيل البسيطة.

5. مكافأة الأداء الجيد

يعد نظام الإدارة القائم على الحوافز أمرا ضروريا للحفاظ على تحفيز موظفيك. عندما تكافئ موظفيك ، فإنه يظهر لهم أنك تقدر عملهم الشاق.

تستخدم العديد من الشركات نظام مكافآت مرتبط مباشرة بأداء الموظفين. هذا يحفز الموظفين على أن يكونوا أكثر إنتاجية وأن يعملوا بجد لكسب المزيد. على سبيل المثال ، كلما زاد عدد المبيعات التي يحققها الموظف ، ارتفع معدل عمولته الإجمالي.

لا ينبغي أن تكون مكافأة موظفيك كل شيء عن المال أيضا.

يمكن أن يساعد تقدير الموظفين أيضا في تحسين مستويات رضا الموظفين.

يمكن لمذكرة شكر بسيطة أو حفلة من الشركة أن تقطع شوطا طويلا في إظهار أنك تهتم بجهود موظفيك.

خمس أدوات للمساعدة في إدارة موظفيك

فيما يلي خمسة أنواع من برامج إدارة الموظفين التي ستجعل إدارة موظفيك أسهل بكثير:

1. أدوات مراقبة الأداء

جزء أساسي من إدارة الموظفين هو مراقبة موظفيك بفعالية.

عليك أن تعرف:

المهام التي يعملون عليها

كم من الوقت يقضونه في كل مهمة

مدى إنتاجيتها

1. تتبع الوقت المبسط

هل تعرف لماذا يتجنب معظم الموظفين استخدام أجهزة تتبع الوقت؟

إنها معقدة للغاية بحيث لا يمكن استخدامها!

كل ما على المستخدم فعله هو كتابة المهمة التي يعمل عليها وبدء تشغيل المؤقت. سيقوم تايم دوكتور بعد ذلك بتشغيل بهدوء في الخلفية ، وتتبع ما يعملون عليه. بمجرد الانتهاء من المستخدم ، يمكنه النقر فوق الزر نفسه ويتوقف المؤقت.

الأمر بهذه البساطة!

2. يحمي من الخمول

هل تشعر بالقلق من أن موظفيك يمررون وقت الخمول كساعات عمل؟

لا تكون!

يحتوي تايم دوكتور على متعقب مدمج لمراقبة وقت الخمول. إذا لم يكن هناك أي نشاط على لوحة المفاتيح أو الماوس في آخر 3 دقائق، فسيتوقف المؤقت تلقائيا. بهذه الطريقة ، لن يتمكن موظفوك من تمرير وقت الخمول كساعات عمل.

ملاحظه: لأسباب تتعلق بالخصوصية، لا يتتبع تايم دوكتور المفاتيح التي تم الضغط عليها. يتتبع فقط إذا تم الضغط على أي مفاتيح.

3. يدير الانحرافات بفعالية

لا يمكنك جعل موظفيك يتصفحون يوتيوب ، وينظرون إلى مقاطع فيديو القطط أثناء ساعات العمل ، أليس كذلك؟

مع تايم دوكتور ، لن تقلق بشأن ذلك!

يحتوي تايم دوكتور على ميزة إدارة الإلهاء التي تكتشف متى يصل موظفوك إلى وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من المواقع غير المنتجة أثناء العمل. ثم يعرض التطبيق نافذة منبثقة تسأل المستخدم عما إذا كان لا يزال يعمل.

عادة ما تكون هذه الدفعة كافية لإعادة المستخدمين إلى العمل.

ملاحظه: يمكنك حتى اختيار المواقع التي تصنف على أنها غير منتجة.

4. استخدم التقارير لمعرفة كيفية عمل موظفيك

يوفر لك تايم دوكتور تقارير مفصلة لمعرفة كيف يقضي موظفوك ساعات عملهم. فيما يلي بعض التقارير التي ينشئها تايم دوكتور:

تقرير المشاريع - يوضح لك الموظفين الذين عملوا على المشاريع وإلى متى.

تقرير الجدول الزمني - يعرض إجمالي وقت عمل الموظفين خلال فترة معينة.

تقرير استخدام الويب والتطبيقات - تفصيل لكل تطبيق وموقع يتم الوصول إليه بواسطة مستخدم خلال ساعات العمل.

تقرير الاستخدام السيئ للوقت - يسلط الضوء على أي تطبيقات ومواقع غير منتجة يصل إليها العامل أثناء ساعات العمل.

2. أدوات إدارة الموارد البشرية

أدوات إدارة الموارد البشرية هي ضرورة أخرى لأي شخص يتطلع إلى تنفيذ إدارة فعالة للموظفين. يساعدك برنامج الموارد البشرية على تركيز بيانات موظفيك لتبسيط وظائف الموارد البشرية وجعل اتخاذ القرارات أسهل.

تساعدك تطبيقات مثل Gusto و Zenefits في إعداد الموظفين الجدد وإدارة كشوف المرتبات والمزايا وأنشطة الموارد البشرية الأخرى في مكان واحد. يمكن أن تمنحك هذه التطبيقات أيضا إمكانية الوصول إلى خبراء الموارد البشرية وقوالب ملفات الموارد البشرية.

3. أدوات الاتصال

يحتاج فريقك إلى البقاء على اتصال دائم لضمان سير عملهم بسلاسة. لهذا السبب من الضروري الاستثمار في تطبيق يمكنه مساعدتك أنت وأعضاء فريقك على التواصل بفعالية.

تسمح تطبيقات الاتصال مثل Slack و Fleep لفريقك بالتواصل ومشاركة البيانات. توفر هذه التطبيقات أيضا قنوات خاصة بالمشروع وعمليات تكامل مع تطبيقات مختلفة لتبسيط عملية الاتصال.

4. أدوات مشاركة الملفات

يعد إبقاء جميع موظفيك على نفس الصفحة أحد أهم جوانب إدارة الموظفين. باستخدام تطبيقات مشاركة الملفات المستندة إلى مجموعة النظراء، يمكنك تسهيل إبقاء الجميع على اطلاع وتحديث حول تطورات المشروع.

تساعد حلول التخزين السحابي مثل Google Drive وOneDrive وDropbox أعضاء فريقك على التعاون أثناء التنقل. يمكن لموظفيك استخدام هذه التطبيقات لمشاركة أي نوع من الملفات والعمل على المشاريع معا.

5. أدوات إدارة المشاريع

تساعدك أدوات إدارة المشاريع على إدارة مشاريعك وموظفيك بفعالية. يمكنك إعادة توزيع المهام وتعيين العناصر وإعادة جدولة الأنشطة للتأكد من أن كل شيء يسير وفقا للخطة.

تسمح تطبيقات إدارة المشاريع مثل ClickUp و Trello للمستخدمين بإنشاء المهام وجدولة المشاريع وتحديد المواعيد النهائية لإنجاز عملهم في الوقت المحدد. تأتي معظم هذه الأدوات أيضا مع تطبيق جوال لمساعدتك على البقاء منظما أثناء التنقل.

استنتاج

إدارة الموظفين هي عملية أساسية لأي عمل يتطلع إلى تحسين أرباحه.

تذكر أن أثمن مورد في مؤسستك هو رأس المال البشري. الأمر متروك لإدارة موظفيك وثقافة الشركة لتسخير هذه المواهب. اتبع النصائح والعمليات التي أدرجناها هنا ولن تواجه مشكلة في تحويل موظف جيد إلى أفضل موظف لديك!

اقرأ ايضا: 10 وظائف سريعة النمو للوظائف عن بُعد