المهمة المستحيلة: تنظيم ملفات الشركة

المهمة المستحيلة: تنظيم ملفات الشركة

يمكن أن تضيف ملفات الشركة ما يصل إلى كميات كبيرة إذا تركت دون تحديد. يمكن أن تحتوي هذه القطع الأثرية الهامة على معلومات حساسة حول الشركة بما في ذلك تعاملاتها السابقة ، وكشوف الرواتب ، واستراتيجيات التسويق ، والأرباح والنفقات ، إلخ.

لذا ، كيف ينظم المرء معلومات الشركة ويواكب بيانات الأعمال المتزايدة باستمرار ؟

فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في معرفة كيف يمكنك تحقيق المهمة التي تبدو مستحيلة لتنظيم وتأمين المستندات التي تشكل عملك .

5 طرق فعالة لتنظيم ملفات الشركة

1. تطهير مكان العمل

حتى لو لم تؤذي إحدى علب الصودا الفارغة أو إيصال الشراء من شهور سابقة أي موظف في مكان العمل ، فهذه هي بداية الطريق إلى مكتب غير منظم وغير فعال. يمكن أن تؤدي الفوضى الزائدة إلى زيادة الضغط وتراكم التوتر. علاوة على ذلك ، سيمنعك ذلك من العثور على ملفات الشركة التي يجب حفظها بدقة وأمان في خزائن الملفات وأيها يجب التخلص منها. هذا هو السبب في أنها فكرة جيدة بالنسبة لك قضاء بعض الوقت من يومك بانتظام للذهاب إلى مكتبك والتخلص من أي أوراق وفوضى قد تجعل عملك أكثر صعوبة. قد يستغرق هذا وقتًا طويلاً ، ولكن إذا جعلت كل شخص في مكان العمل يساعدك ، فيمكنك إنجاز المهمة في أسرع وقت. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون بالتأكيد يستحق ذلك على المدى الطويل.

2. انطلق بلا أوراق

أحد الاتجاهات في القرن الحادي والعشرين هو عدم استخدام الورق. يتخلص الجميع من خزائن الملفات الخاصة بهم ويستثمرون في الاحتفاظ ببياناتهم عبر الإنترنت وفي السحابة. لا يساعدك هذا على الشعور بمزيد من التنظيم فحسب ، بل يمكن أن يكون له أيضًا تأثير جيد على العالم. إن مبادرة البيئة الخضراء هي بالتأكيد شيء أحدث ثورة في العالم. لن يساعد هذا في إبطاء الاحتباس الحراري فحسب ، بل يمكن أن يفيد شركتك أيضًا بشكل مباشر. تخلص من الإيصالات الورقية الخاصة بالنسخ الإلكترونية التي يتم إرسالها مباشرة إلى حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك. أيضًا ، انقل ملفاتك وأوراقك إلى الكمبيوتر حتى تتمكن من توفير الوقت والبيئة.

3. خذ إلى الغيوم

ليس حرفياً بالطبع ، ولكن أنظمة الحوسبة السحابية تتيح لك الآن تخزين البيانات والوصول إليها ومعالجتها عبر الإنترنت. يعزز هذا بيئة أكثر أمانًا لبياناتك ويحسن أيضًا إنتاجية القوى العاملة بأكملها حيث يمكن الوصول إلى البيانات عن بُعد ، مما يمنح موظفيك الملفات التي يحتاجون إليها للتعاون في المشاريع وإنهاء المواعيد النهائية. يمكن لمزود خدمة مثل Cologix مساعدتك في نقل النسخ الاحتياطية إلى السحابة من خلال مراكز البيانات الرائدة في أوهايو. يمكن أن تكون مثل هذه الأشياء مفيدة جدًا لعملائك ، مما يسهل كثيرًا التواصل مع عملك وإنجاز المهمة بشكل أسرع.

4. إنشاء مجلدات ملفات منظمة

من الجيد أيضًا فصل سجلاتك وتسميتها وفقًا لذلك. على سبيل المثال ، يجب أن يضم درج المحاسبة ومسك الدفاتر جميع المعلومات المتعلقة بالمبيعات والمصروفات والمخزون وبيانات الدخل والميزانية العمومية. بالنسبة للسجلات المصرفية ، يمكنك وضع بياناتك ، والشيكات الملغاة ، والإشعارات ، وقسائم الإيداع ، وقسائم الرهن العقاري. يعد البقاء منظمًا أمرًا ضخمًا إذا كنت ترغب في البقاء على رأس عملك. يجب أن تتأكد من قضاء الوقت في تسمية كل شيء وإعادته دائمًا إلى المكان الصحيح. قد يبدو هذا ألمًا كبيرًا ، ولكن بعد فترة ستعتاد عليه وستكون قادرًا على رؤية زيادة في الإنتاجية.

5. تنظيف حسابات البريد الإلكتروني

كل شهر ، حاول حذف أي رسائل بريد إلكتروني لم تعد مطلوبة أو ذات صلة بعملك. قم بإدارة صندوق الوارد الخاص بك عن طريق أرشفة كل ما هو مهم حتى تتمكن من العثور عليه بسهولة لاحقًا. قد ترغب أيضًا في إلغاء الاشتراك في أي رسائل إخبارية ترسل إليك رسائل غير مرغوب فيها بعروض وإشعارات غير مهمة وغير ذات صلة. هذا مجرد شيء عليك القيام به مرة واحدة وبعد ذلك يمكن أن يكون من السهل جدًا صيانته. يمكن أن يساعدك قضاء الوقت في تنظيم صندوق الوارد الخاص بك وتنظيفه في تخفيف الضغط عن كتفيك ويساعدك على أن تكون أكثر كفاءة. بالتأكيد لا يوجد شيء مزعج أكثر من امتلاك صندوق وارد ممتلئ ومشوش.

بشكل عام ، سيؤدي تنظيم ملفات الشركة إلى تشحيم التروس التي يضرب بها المثل في الأعمال الداخلية للشركة. يمكن أن يقلل أيضًا من مستويات التوتر ، ويحسن مهام تقدم الإنتاجية ، ويساعدك أيضًا على تقديم الضرائب بشكل أكثر ملاءمة. عندما يتعلق الأمر بعمل ناجح ، فإن تنظيم ملفات شركتك أمر ضروري. من خلال القيام بذلك ، يمكنك التأكد من أنك منظم وفعال قدر الإمكان. قد يستغرق الأمر الكثير من الوقت ، لكنه بالتأكيد يستحق ذلك.

اقرأ ايضا: ما هو فليب بورد وكيف يتم استخدامه؟