أدوات التعاون في اوفيس 365: كيف تعمل؟

بعد إصدار مجموعة أوفيس 365 ، بدأت قدرات تعاون الشركات في النمو مع توسيع أدوات التعاون ميكروسوفت.

يعد مايكروسوفت أوفيس 365 من بين أكثر الأنظمة انتشارًا حيث يؤدي الوصول السريع لتكنولوجيا الابتكار الجديدة والجديرة بالملاحظة إلى فرص جديدة ومثيرة ، تمامًا مثل زيادة حجم الارتباك خطوة بخطوة.

7 أشياء مدرجة في أدوات التعاون في أوفيس 365

يبذل محترفو الشركة قصارى جهدهم لتلبية احتياجات التعاون للفرق دون مراعاة أحجامها وموقعها والأجهزة المستخدمة وأسلوب عملها. قد يكون هذا هو السبب في أن مجموعة أدوات تعاون اوفيس 365 تبدو ممتلئة بالحيوية ، والتي تتضمن هذه الأدوات-

مواقع الفريق

مواقع التواصل

موقع هوب

مجموعات يامر

مجموعات أوتلوك

فرق مايكروسوفت

سكايب للأعمال عبر الإنترنت

ليس هناك شك في أن هذه الأدوات تجعل الجهد المشترك أقل صعوبة وأسرع ومباشرة. يمكن للجميع دمج أفكارهم وخبراتهم ، وزيادة قيمة العمل ، ويمكنهم تسريع عملية اتخاذ القرار.

يشعر المستخدمون النهائيون بالارتباك بشأن الاختيار من بين حلول تعاون متعددة وعادة ما تتردد الشركات في تحديد الأداة التي سيتم تنفيذها.

لإنهاء هذا الالتباس وجعلهم يفهمون أدوات التعاون في أوفيس 365 ، نقدم هذه المشاركة. دعونا نناقش ونحلل كل أداة تعاون-

1 # مواقع الفريق (مايكروسوفت شير بوينت) لتعاون فريق مألوف

باستخدام مواقع الفريق في مايكروسوفت شير بوينت ، يمكن للمرء أن يكتشف على الفور صفحة رئيسية مألوفة مع موجز الأخبار ومكتبات المستندات وموجز النشاط.

بمساعدة تكامل  مايكروسوفت ون درايف و مايكروسوفت شير بوينت ، يمكن للفرق الاستمرار في التعاون في المستندات من موقع الهاتف المحمول دون الحاجة إلى اتصال بالإنترنت. يستخدمون مجلدات مايكروسوفت ون درايف غير المتصلة للوصول إلى المستندات بدون الإنترنت.

عندما استخدمت مايكروسوفت شير بوينت:

يوفر مايكروسوفت شير بوينت إدارة ثابتة واتساقًا وبنية حول الفائدة ، والتي ستعمل بشكل أفضل بشكل عام عندما تقوم بالتنقل والتعاون مع حشود أكبر.

يمكن أن تؤدي النقاط البارزة التي تؤدي إلى إضفاء الطابع المؤسسي على المراسلات إلى تأخير ردود الفعل ، لذلك إذا كنت تعمل مع تقارير مستندات واسعة لا تتطلب رد فعل فوري ، على سبيل المثال ، التحضير والسياسات والتخطيطات ، فإن مايكروسوفت شير بوينت مكان رائع لتخزين هذه الأنواع والرجوع إليها من المستندات.

المزايا التي تقدمها مواقع الفريق:

دعم سير العمل

اسمح للموظفين بتبادل البيانات مع فريق آخر أو طرف ثالث

يمكن للفرق استخدام البيانات المخزنة وإنشاء تطبيقات مخصصة

تدعم تطبيقات الأجهزة المحمولة التي تعمل بأنظمة مايكروسوفت ويندوز 10 و آي أو إس و أندرويد مايكروسوفت شير بوينت مما يعني أن المستخدمين قادرون على الوصول إلى مواقع الفريق في أي وقت.

2 # مواقع الاتصال للتعاون على مستوى المنظمة

تم تصميم مواقع الاتصالات لتتخطى حدود تعاون الفريق وتوفر دعمًا أفضل لتفاعل الموظفين على مستوى الشركة.

ستتم مشاركة كل ما يتم نشره على موقع الاتصالات عبر المجتمع على صفحة مايكروسوفت شير بوينت الرئيسية. تختلف ميزة مواقع الاتصال هذه قليلاً عن مواقع الفريق لأنها لا تحافظ على خصوصية التعاون.

فوائد مواقع التواصل:

يقدم التخصيص المبسط

يقدم شبكات إنترانت سحابية

3 # مواقع المحور للتعاون المجمع

الهدف الرئيسي من مواقع هوب هو تجميع جميع أنشطة فريق مايكروسوفت شير بوينت ذات الصلة ومواقع الاتصال في منطقة تعاون مشتركة. توفر مواقع هوب التنقل والبحث والشكل والمظهر في جميع المواقع المرتبطة.

تتمثل فائدة مواقع هوب في أنها تجعل مجموعات مواقع مايكروسوفت شير بوينت سلسة ومنظمة.

4 # مجموعات أوت لوك.كوم

نظرًا لحقيقة أن مايكروسوفت شير بوينت الغني بالميزات لا يزال غير مناسب لمتطلبات التعاون الأقل ، قامت ميكروسوف بتوسيع مجموعات أوفيس 365 التي تتيح للموظفين التنقل بين أدوات التعاون الموحدة المتاحة.

فوائد مجموعات أوت لوك.كوم:

شارك علبة البريد مع محفوظات قابلة للبحث في محادثة البريد الإلكتروني مع المجموعة.

من السهل جدًا على الأشخاص في مؤسستك البحث عن اسم موضوع وأيضًا الانضمام إلى أي مجموعة ذات صلة.

إنشاء مجموعات وكذلك إضافة أو إزالة أي أعضاء.

5 # مجموعات يامر

باستخدام مجموعة يامر ، يتمكن المستخدمون من الوصول إلى جميع الأدوات مثل التقويم ودفتر ملاحظات مايكروسوفت ون نوت والمخطط وما إلى ذلك باستخدام الاستثناء الوحيد - تغييرات تعاون علبة الوارد المشتركة إلى سلاسل محادثات داخل يامر.

فائدة أداة يامر:

يدعم مشاركة الملفات

يسمح للموظفين بإضافة مستخدمين من الخارج إلى عملية التعاون

6 # فرق مايكروسوفت

بمساعدة أداة مايكروسوفت تيمز ، يستطيع الموظفون تطوير قنوات مفتوحة للتعاون في مواضيع فريدة معًا أو إنشاء قنوات بعيدة للتفاعلات الخاصة. بفضل التكامل مع تطبيق سكايب ، يساعد مايكروسوفت تيمز الموظفين في تنظيم مؤتمرات الصوت والفيديو.

علاوة على ذلك ، فهو يتضمن رموز تعبيرية وصور جيف وملصقات. يمكن للمستخدمين إنشاء ميمات مخصصة لجعل تجربتهم ممتعة أو استخدام العديد من الروبوتات التي يمكن أن تصبح مساعدين شخصيين للموظفين.

7 # سكايب لترتيب المؤتمرات عبر الإنترنت

سكايب هو أداة رسمية من أوفيس 365 تدعم المراسلة الفورية والصوت والفيديو و الصوت عبر الإنترنت والمؤتمرات عبر الإنترنت. يمكنك بسهولة ترتيب اجتماع عبر الإنترنت مقدمًا ، بالإضافة إلى استضافة اجتماع في الوقت الفعلي.

اعتمادًا على نسخته ، يمكن لـ سكايب للأعمال تقديم مزايا متعددة لمستخدميه ، مثل إرسال البريد الإلكتروني ومشاركة الملفات والتخزين.

قد يتطلب تلبية جميع الاحتياجات التعاونية من قبل أي عمل عددًا أكبر من الأدوات. على سبيل المثال - قد تستخدم شركة ما مايكروسوفت تيمز لبدء تعاون الفرق الصغيرة ، باستخدام علامة تبويب الملفات حيث يمكن للمستخدمين تخزين الملفات داخل تطبيقات مايكروسوفت تيمز.

 بعد فهم وظائف وفوائد حل التعاون ، تستطيع الشركة تزويد موفري خدمة  ديناميات 365 بحل تعاوني سلس لمستخدميها. من الضروري إزالة كل الالتباس حول ما يتعاون المستخدمون عليه والأدوات التي يحبونها أكثر من غيرها.