دليل شامل للتواصل مع شركائك عن بعد
دليل شامل للتواصل مع شركائك عن بعد
في الأشهر القليلة الماضية ، منذ أن انقلب العالم رأسًا على عقب بسبب وباء كوفيد - 19 ، واجهت الشركات في جميع أنحاء العالم تحديات جديدة وأجبرت على التكيف مع طريقة جديدة للعيش والعمل .
يمكن أن تؤدي هذه التحديات ، إذا لم نكن حذرين ، إلى انخفاض في الإنتاجية وهو بصراحة آخر شيء تحتاجه في وقت مثل هذا.
لهذا السبب ، يعد التواصل الجيد أكثر أهمية من أي وقت مضى ، وذلك في محاولة لمساعدتك على التكيف ، وقد قدمنا دليلاً موجزًا حول كيفية التواصل الفعال مع شركائك عن بُعد لإبقاء الجميع على اطلاع دائم.
الإعداد للتواصل مع المنتسبين عن بعد
العمل من المنزل ، في حين أنه قد يكون حلمًا أصبح حقيقة بالنسبة للكثيرين ، إلا أنه لا يزال مفهومًا غريبًا تمامًا ، وعلى هذا النحو فإن معظم الأشخاص الذين يقومون بذلك الآن سوف يقومون بذلك لأول مرة. يمكن أن يؤدي هذا إلى وضع مكاتب منزلية بشكل سيء مع معدات سوببر مما يجعل الأمور أكثر صعوبة.
لتجنب المشكلات ، تحدث إلى زملائك في العمل وتأكد من أن كل شخص لديه الأجهزة والبرامج اللازمة التي يحتاجون إليها لمواصلة القيام بعملهم.
سواء كان ذلك يعني تزويدهم بأجهزة كمبيوتر محمولة للعمل ، أو كاميرات ويب ، أو ميكروفونات ، أو تراخيص برامج ، فمن الضروري أن يحصلوا على هذه الأشياء في أقرب وقت ممكن من أجل البدء في العمل بشكل صحيح.
إذا لم يكن لديك أي أجهزة كمبيوتر محمولة احتياطية للشركة ، فيمكن استئجار معظم المعدات بسهولة نسبيًا وبتكلفة زهيدة ، لذا تأكد من جعل هذه الخطوة أولوية وإلا فقد ينتهي بك الأمر بسرعة مع خسارة الكثير من الإيرادات.
انتقاء الأدوات الصحيحة
بعد ذلك ، ستحتاج إلى التفكير في الأدوات التي تريد استخدامها للحفاظ على مستوى اتصال جيد بين فريقك.
تستخدم معظم الشركات ببساطة الهاتف والبريد الإلكتروني ، ولكن مع الافتقار الجديد للتفاعل وجهاً لوجه ، تعد المكالمات الجماعية الافتراضية طريقة مثالية لإبقاء فريقك على اطلاع دائم ببعضه البعض. نوصي باستخدام زووم نظرًا للعدد الهائل من الميزات الإضافية المتاحة.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الخلفيات الافتراضية إما للاحتفاظ بمظهر احترافي أو لإضافة بعض المرح إلى اجتماعاتك اعتمادًا على ما تختاره ، وهناك الكثير من الخيارات المشتقة من أفضل ممارسات مرحبا الخلفيات (انقر للحصول على التفاصيل).
يسمح لك زووم أيضًا بمشاركة الشاشات ، واستخدام ألواح الكتابة الافتراضية ، والتحكم في المستخدمين الذين يمكنهم الدخول ، مما يسمح لك بالحفاظ على اجتماعك خاصًا دون خوف من انضمام الضيوف غير المدعوين. بدلاً من ذلك ، يمكن أيضًا استخدام تطبيقات أخرى مثل فرق مايكروسوفت ولكنها قد لا تقدم نفس الميزات وقد لا تكون سهلة الاستخدام تمامًا.
لا تتردد في اللعب مع بعض التطبيقات المختلفة ولكن تأكد من اختبارها بدقة مع عضو آخر في الفريق للتأكد من أنها تفي باحتياجاتك ، فهذه أيضًا فرصة رائعة للتعرف على التكنولوجيا حتى تتمكن من مساعدة زملائك في الإعداد الخاص بهم عندما تقرر أي واحد لاستخدامه.
تذكر أن تواصل الحديث
إحدى المشكلات المحددة الأكثر انتشارًا في مكان العمل البعيد هي التدهور التدريجي في الاتصال. بدون التفاعل الجسدي مع زملاء العمل كل يوم ، من السهل جدًا أن تصبح معزولًا وتوقف التواصل ببطء.
لتجنب ذلك ، نوصي بعقد اجتماعات صباحية أو إحاطات موجزة دورية على مدار الأسبوع للحفاظ على تفاعل الجميع مع بعضهم البعض. لن يؤدي ذلك إلى تحسين الاتصال من وجهة نظر الإنتاجية فحسب ، بل سيحافظ أيضًا على مستوى معين من العمل الجماعي والصداقة الحميمة بين شركائك.
يمكنك حتى إضافة أشياء مثل استراحات القهوة الافتراضية أو فترة محددة قبل أو بعد الاجتماع لأعضاء الفريق للدردشة ، واللحاق ، والتحدث بحرية حتى لا يتحدثوا حصريًا عن الأمور المتعلقة بالعمل.
استمر في التكيف
لسوء الحظ ، يتغير وضع كوفيد-19 من يوم لآخر ، لذلك من غير المرجح أن تعود الأمور إلى طبيعتها في أي وقت قريب ومن المحتمل جدًا أن تظهر المزيد من التحديات قبل أن تتم السيطرة عليها.
تذكر أن النصائح الواردة في هذا الدليل تهدف إلى أن تكون نقطة بداية أساسية لمساعدتك في الحفاظ على التواصل مع فريقك ، ولكن مهما كانت الطريقة التي تختارها ، فإن الشيء المهم هو أن تستمر في التحدث معًا.
حاول دائمًا تكييف طريقة تفكيرك لزيادة إنتاجيتك مع الحفاظ أيضًا على علاقة جيدة مع زملاء العمل. إذا مرض شخص ما وأصبح غير قادر على العمل لفترة من الوقت ، فتأكد من التحقق منه لمساعدته على الشعور كما لو أنه لا يزال جزءًا من الفريق.
هذا مهم بشكل خاص في الوقت الحاضر لأنه إذا مرضوا ، فمن المحتمل أن يكونوا بمفردهم لمدة أسبوعين على الأقل. ابحث عن نفسك ، وابحث عن زملائك ليخرجوا من هذا الوباء أقوى وأقرب مما كان عليه عندما بدأ.