لماذا يحتاج موظفوك إلى تطبيق تتبع الوقت؟

لماذا يحتاج موظفوك إلى تطبيق تتبع الوقت؟

تم تصميم تطبيقات تتبع الوقت لتسهل على الشركات مراقبة مدة عمل موظفيها في اليوم بدقة. يمكن للشركات التي ليس لديها نظام تتبع الوقت المناسب أن تخسر آلاف الدولارات.

إذا كنت لا تزال تستخدم الطريقة التقليدية لتسجيل الوقت باستخدام برنامج مايكروسوفت إكسل ، فقد يقوم موظفوك بفواتير لك مقابل أعمال لم يقوموا بها. إن منح ثقتك لعمالك ليس بالأمر السيئ على الإطلاق.

ومع ذلك ، لا يمكنك فقط تجاهل حقيقة أنهم قد يضيفون المزيد إلى وقت عملهم للحصول على أجر أعلى. في بعض الأحيان ، يتم مقاطعة عمل موظفك من خلال أنشطة أخرى مثل المكالمات الهاتفية ، والاستراحات ، والمناقشات مع الزملاء ، وغيرها.

يأتي ظهور تطبيقات مختلفة لتتبع الوقت في الوقت المناسب ، لا سيما أثناء الأوبئة ، حيث تتم معظم الأعمال عن بُعد.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل موظفيك بحاجة إلى تطبيق موثوق لتتبع الوقت.

8 أسباب لماذا يحتاج الموظفون إلى تطبيقات تتبع الوقت

1 # للحصول على فواتير دقيقة وكشوف المرتبات

إذا كنت تعتمد فقط على موظفيك لملء جداولهم الزمنية ، فيمكنك الآن السماح لتطبيقات تتبع الوقت بالتسجيل. وبالتالي ، فإنه يقلل من الخطأ البشري بشكل كبير. يمكن أن تساعدك التطبيقات في إنشاء تقارير دقيقة عن الوقت لساعات عمل موظفك.

كما أن استخدام نظام تتبع الوقت سيمنع الموظفين غير الشرفاء من إضافة ساعات للحصول على رواتب عالية. سيوفر ذلك لشركتك من خسارة الكثير من المال على المدى الطويل.

من خلال امتلاك تطبيق موثوق لتتبع الوقت وتقارير نشاط المستخدم وتدقيق الجداول الزمنية يصبح أسهل كثيرًا. أيضًا ، هناك ضغط أقل على الموظفين عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع الجداول الزمنية الخاصة بهم.

2 # يساعد في تحديد المواعيد النهائية

يعد تحديد المواعيد النهائية وتقسيم العمل بين موظفيك أمرًا سهلاً نسبيًا باستخدام تطبيق موثوق لتتبع الوقت.

يحتوي تطبيق التتبع الذي يمكن الاعتماد عليه على مقاييس المستخدم ، مثل مدة الجلسة ووقت الخمول. يمكنك بسهولة تخطيط المهام بفعالية بمساعدة البيانات التي تم جمعها.

بعض الأشياء التي ستجدها باستخدام التطبيق إلى جانب مدة العمل هي عندما يتباطأ موظفك عادةً. يمكن أن تساعدك ملاحظة ذلك مسبقًا في معالجة الموقف وتوفير حل لن يؤثر على إنتاجية الفريق .

3 # تحسين الإنتاجية

سيساعد تطبيق تتبع الوقت أصحاب العمل والموظفين على تحديد وقت اليوم الأكثر إنتاجية. من خلال هذا ، يمكنك تعيين المهمة بشكل فعال. إذا علم الموظفون أن صاحب العمل يراقبه ، فمن المرجح أن يعملوا بجد.

وبالتالي زيادة إنتاجية الشركة . من خلال التحقق من تقرير المستخدم وتحليل سلوك موظفك ، يمكنك معرفة المدة التي يعمل فيها فريقك في مهمة محددة.

4 # يساعد على زيادة الإيرادات

الهدف الرئيسي من دمج تطبيق تتبع الوقت هو تنظيم كل شيء. سيؤدي ذلك إلى زيادة المساءلة والشفافية في شركتك.

لذلك ، كلما أسرع فريقك في إكمال المهمة ، زادت الأموال التي توفرها وتحسين إنتاجيتك . نتيجة لذلك ، يمكنك زيادة إيراداتك.

5 # حافظ على السجلات آمنة وكشوف المرتبات في الوقت المحدد

سيستغرق الشخص الذي يتعامل مع كشوف المرتبات عدة ساعات لإكمال التقرير ، خاصة إذا كان لا يزال يستخدم جدول البيانات التقليدي. كما أنه عرضة للإدخال الخاطئ والأخطاء ، والتي يمكن أن تؤثر على راتب الموظف - حيث يمكن أن تسوء الكثير من الأشياء التي يمكن أن تؤخر إكمال العمل. أمن بيانات موظفيك على المحك أيضًا.

توفر تطبيقات تتبع الوقت لفريقك أسرع وأسهل طريقة لتتبع وقتهم. لا حاجة لك لإجراء الحسابات المجهدة لأن البرنامج مصمم للقيام بذلك.

سيقوم نظام متكامل مع كشوف المرتبات بمزامنة وقت العمل لكل موظف تلقائيًا. باستخدام هذا ، ستتمكن من الدفع لفريقك في الوقت المحدد.

6 # يحل المشاكل المحتملة والصراع

بغض النظر عن مدى حرصك أثناء العمل في المشروع ، لا تزال المشاكل قائمة. يمكن أن تتسبب هذه المشكلات في حدوث تأخير في التسليم. إذا كان بإمكان الجميع الكشف عن تقرير تتبع الوقت ، يمكن للمجموعة تحديد العضو الذي يعاني من المشكلات. يمكن للأعضاء الآخرين في الفريق العمل معًا لحل المشكلة.

هناك أيضًا تعارضات في تحديد الإطار الزمني لإكمال المشروع. كل عضو لديه آرائه الخاصة حول هذا الأمر ، لذلك من الأفضل تتبع الوقت وملاحظة المدة التي يستغرقها عادةً إكمال كل جزء. من خلال القيام بذلك ، يمكن لأعضاء الفريق تحديد موعد نهائي دقيق للمشروع.

7 # يساعد في تحديد أولويات المهام

في بعض الأحيان ، يعمل موظف واحد على عدة مهام لإكمال المشروع في الوقت المحدد. لا ينصح بهذا لأنه قد يؤثر على جودة العمل. مع تطبيق تتبع الوقت ، يصبح تحديد أولويات المهام أمرًا سهلاً.

سيساعد التطبيق صاحب العمل الذي يعمل الموظف بسرعة. يمكنك تعيين المزيد من المهام لهذا الموظف والسماح للآخرين بتقسيم الباقي. فقط تأكد من أنك لن تطغى عليهم.

يعني تحديد الأولويات البدء من الأصعب ووضع الأسهل في الجزء الأخير. سيعرف الموظفون المهام التي ستدفع بشكل أفضل إذا تم تنفيذها في الوقت المحدد.

يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة فرز المشاريع المربحة وغير المربحة. من خلال تتبع وقت الموظف ، يمكن للمالك تحديد ما إذا كان يحتاج إلى موظفين إضافيين أم لا.

8 # يتم تقليل العادات السيئة

يميل الناس إلى تقصير وقت عملهم من خلال تعدد المهام. يمكن أن يساعدك على توفير الوقت ، لكن لا ينصح به لأن أدمغتنا لا تستطيع القيام بذلك. أيضًا ، في كل مرة تقوم فيها بمهام متعددة ، قد يكون لواحد أو اثنين من عملك جودة رديئة.

إذا كنت تقدر عملاءك ، فأنت تركز على الجودة والرضا وإكمال المشروع في الوقت المحدد. هذا غير ممكن إذا كنت تستعجل الأمور وتقدم عملاً منخفض الجودة بسبب تعدد المهام.

عندما تتعقب وقت موظفيك ، من المستحيل عليهم القيام بمهام متعددة لأنهم بحاجة إلى تسجيل وقت كل مهمة.

نظرًا لأن تعدد المهام أمر مستحيل ، فإن الشركات الآن على يقين من أن موظفيها سيوفرون الوقت والاهتمام الكافيين لإكمال المشروع. لذلك ، يكون العملاء أكثر رضا عن العمل المقدم.

اختيار تطبيق تتبع الوقت المناسب

عند اختيار برنامج تتبع الوقت المثالي ، عليك مراعاة عدة عوامل قبل أن تقرر. مع وجود آلاف التطبيقات في السوق اليوم ، ليس من السهل اختيار الأفضل. فيما يلي بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند الاختيار.

كم عدد الأشخاص الذين سيستخدمون البرنامج - هل هو لشخص واحد فقط أم فريق يتكون من 2 إلى 10 موظفين أم للشركة بأكملها مع أكثر من عشرة موظفين؟

هل تحتاج إلى تطبيق خاص بعملك أم أن تطبيق تتبع الوقت العام كافٍ؟

هل تحتاج إلى برنامج متكامل مع إدارة المشاريع والدردشة وغيرها؟

ما المبلغ الذي ترغب في إنفاقه على برنامج تتبع الوقت؟

ما الميزات أو الوظائف التي تحتاجها في تطبيق تتبع الوقت ، وأي منها لا تحتاجه على الإطلاق؟

أنواع تطبيقات تتبع الوقت

تم تصميم هذه التطبيقات بشكل مختلف لتناسب احتياجات الجميع. يمكنك اختيار نظام ضبط وقت مستقل له تصميم بسيط ويأتي مع جدول زمني.

خيار آخر هو تعقب الوقت مع برنامج الفواتير / الفواتير. سيقوم تلقائيًا بإنشاء فواتير لفواتير عملائك.

يتحقق نوع المراقبة الخاص بتطبيق تتبع الوقت من المدة التي قضاها الموظف في مهام محددة. كما أنه يلتقط شاشات الموظف بشكل عشوائي للتحقق مما إذا كان يعمل أو لا يعمل.

يحتوي تطبيق تتبع الوقت الخاص بالمؤسسات على العديد من الميزات المصممة لتبسيط العمل في الشركات الكبرى ذات الأقسام المتعددة.

افكار اخيرة

تعد تطبيقات تتبع وقت الموظفين سهلة الاستخدام ، كما أنها برامج مبسطة تساعد على تحسين أعمالك داخل وخارج. يمكن للأداة مساعدة موظفيك على إدارة وقتهم بفعالية ، دون إضاعة المال والوقت.

الأسباب المذكورة أعلاه ليست سوى بعض المساعدة التي يمكن للبرنامج تقديمها. تحتاج أيضًا إلى النظر في ميزانيتك وقدرتك على الحصول على البرنامج. إذا كانت لديك شكوك حول ما إذا كنت ستحصل على واحد لعملك أم لا ، فإن الأسباب المذكورة أعلاه ستقنعك.

اقرأ ايضا: أفضل 6 شركات تقوم بتحويل المدفوعات الرقمية للأعمال