ما يجب فعله وما لا يجب فعله في مؤتمرات الفيديو

ما يجب فعله وما لا يجب فعله في مؤتمرات الفيديو

يفضل المحترفون المعاصرون التمتع بمزيد من المرونة في عملهم ، بما في ذلك الجدولة البديلة وفرصة العمل من المنزل لجزء من الوقت على الأقل. يستمر العدد المتزايد من العاملين عن بُعد في تغيير الطريقة التي نؤدي بها أعمالنا ، وأصبحت مؤتمرات الفيديو جزءًا أساسيًا من هذا التغيير. تساعد مؤتمرات الفيديو الأشخاص من أي مكان في العالم على التواصل بشكل افتراضي . على الرغم من وجود العديد من الفوائد لاستخدام مؤتمرات الفيديو ، إلا أن هناك بعض الإرشادات المهمة لتحقيق أقصى استفادة من هذه الأداة. من قواعد الآداب إلى ترك انطباع أول جيد وتجنب الأخطاء التقنية المحتملة ، ستجعلك قائمة التحقق هذه خبيرًا. لذا ، قبل تسجيل الدخول إلى الاجتماع التالي ، تابع القراءة لمعرفة كل ما يجب فعله وما لا يجب فعله في مؤتمرات الفيديو!

• 1. تلبيس الجزء

A  فائدة باردة من العمل من المنزل  هو الحصول على صالة على الأريكة في منامة الخاص بك بينما التنصت بعيدا عن جهاز الكمبيوتر المحمول. عندما يتعلق الأمر بمؤتمرات الفيديو ، يجب أن ترتدي الملابس التي ترتديها عند الاجتماع وجهًا لوجه. إذا كنت ترتدي عادة بدلة وربطة عنق للتقدم إلى عميل جديد ، فامنحه نفس الانطباع الأول الجيد في مكالمة فيديو. حتى لو كنت تعمل في صناعة غير رسمية ، يجب أن ترتدي ملابس نظيفة وغير مجعدة ومناسبة  للعمل . التمسك بألوان الباستيل الصلبة أو الزاهية. يمكن أن تتألق الأنماط المشغولة أو تشتت الانتباه ويمكن أن يعكس اللون الأبيض أو الأسود أو يمتص الكثير من الضوء ويتداخل مع ميزات التركيز التلقائي للكاميرا. لا تبخل على نظافتك الشخصية أيضًا. في حين أن سكان مقصورات الشركات قد يفلتون من إجراءات الصباح المتسرعة ورأس السرير أو اللحية الخفيفة أو الكحل الملتوي ، فإن كاميرا الويب الخاصة بك ترى كل شيء. إذا لم تكن  خبيرًا في المكياج  ولكنك ما زلت ترغب في الظهور بمظهر جيد أمام الكاميرا ، فإن بعض تطبيقات مؤتمرات الفيديو توفر مرشحات جذابة لتنعيم مظهرك.

• 2. إجراء فحص AV

أفضل دفاع ضد مشكلات الصوت والفيديو والبرامج المزعجة هو اختبار النظام بالكامل مسبقًا. هل الصوت واضح؟ هل تم تحديث برنامجك؟ هل كاميرتك تعمل؟ يمكن أن تتسبب المعالجة والحمل الزائد للنطاق الترددي في حدوث مشكلات في الإرسال مثل التخزين المؤقت الزائد والتباطؤ والتجميد وحتى الانهيار. أغلق البرامج الأخرى قبل المكالمة واطلب من أفراد أسرتك الامتناع عن بث ألعاب الفيديو أو نقل الملفات الكبيرة. إذا كنت تعقد المؤتمرات من فندق ، فتخطى شبكة واي فاي المراوغة واستخدم مقبس إيثرنت سلكي. إذا لم يكن الكمبيوتر المحمول الخاص بك يحتوي على منفذ إيثرنت ، فيمكنك استخدام محول USB. بينما تؤدي جميعها وظائف متشابهة ، فإن أدوات مؤتمرات الفيديو  لديها خيارات وإجراءات إعداد مختلفة. تعرف على النظام مسبقًا حتى لا تبحث بشكل محموم في صفحة الأسئلة الشائعة عندما يحدث خطأ ما حتمًا في منتصف الاجتماع. تقدم العديد من التطبيقات ميزة اختبار حتى تتمكن من التحقق من الصوت والفيديو أثناء التشغيل التجريبي. إذا لم يكن هناك اختبار مدمج ، فقم بترتيب مؤتمر تدريبي قصير مع زميل.

• 3. احصل على الراحة

يجب أن تكون مستعدًا للبقاء في مكان واحد مهما كان الوقت الذي يستغرقه مؤتمر الفيديو ، سواء كان ذلك لقاء سريع أو عرض تقديمي لمدة ساعة. تناول شيئًا ما في وقت مبكر ، واختر كرسيًا مريحًا واضبط منظم الحرارة على درجة حرارة مريحة. تأكد من أن لديك كل ما تحتاجه في متناول يدك ، بما في ذلك ملاحظاتك وأي مواد قد تحتاجها كمرجع. احتفظ بكوب من الماء بالقرب منك في حالة جفاف حلقك من التحدث المكثف. ضع في اعتبارك جميع الحالات الطارئة المعقولة ، مثل المناديل أو قطرات السعال إذا كنت تحت الطقس قليلاً. يمكنك تخزينها في درج مكتب بجوارك لإبعادها عن عرض الكاميرا.

• 4. السيطرة على الضوضاء

أغلق باب مكتبك في المنزل أو توجه إلى أهدأ ركن في المنزل. اطلب من أفراد عائلتك استخدام أصواتهم الداخلية وإبقاء التلفزيون منخفضًا أثناء إجراء مكالمة. قم بإيقاف تشغيل جميع رنين الهاتف بالإضافة إلى إشعارات التطبيق والمتصفح. بالنسبة للضوضاء التي لا يمكنك تجنبها ، مثل جارك يقص العشب ، فإن سماعة الرأس الجيدة والميكروفون هما  من أساسيات العمل من المنزل . حتى الإصدارات غير المكلفة تساعد في تقليل الانحرافات عن الأصوات المحيطة ، بالإضافة إلى مشكلات الصدى وردود الفعل. يجب أيضًا كتم صوت الميكروفون عند عدم التحدث ، خاصة في مؤتمر مع العديد من الأعضاء. كتم الصوت دائمًا إذا كنت بحاجة إلى الابتعاد. يمكن للميكروفون التقاط الكثير ، ولا يحتاج زملاؤك إلى سماعك تتجادل مع زوجتك أو تصب طعام القطط في وعاء أو استخدام الحمام.

• 5. احصل على التنظيم

مثلما يساعدك إنشاء قوائم المهام وترتيبها حسب الأولوية على أن تكون أكثر  إنتاجية في العمل ، فإن وضع جدول أعمال سيجعل مؤتمرات الفيديو الخاصة بك أكثر فعالية. سواء كنت ترؤس اجتماعًا أو تحضر حدثًا لشخص آخر أو فقط تحقق مع رؤسائك ، فإن إعداد نقاط الحوار والأسئلة مسبقًا سيساعدك على توجيه المناقشة. إذا كنت بحاجة إلى مشاركة المستندات مع المشاركين في المؤتمر ، فحاول إرسالها مسبقًا لتجنب حدوث تأخير. من السهل أيضًا على الجميع إعداد أسئلة أو مخاوف مفيدة إذا كان لديهم الوقت لمراجعة المواد. ستكون أيضًا أكثر إنتاجية إذا نظمت كيفية تشغيل المؤتمر. ضع طلبًا للمشاركين للتحدث أو الاتفاق على إشارات مثل رفع يد ليتم استدعاؤها أو إرسال أسئلة من خلال الدردشة عبر الإنترنت. لا تنس إنشاء مكان اجتماع بديل ، مثل قناة Slack ، في حالة وجود مشكلة فنية كبيرة في مؤتمر الفيديو.

المحاذير

• 1. تفقد التركيز

ستحدث بعض المحادثات غير المتعلقة بالعمل حتمًا عند تسجيل الدخول إلى مؤتمر فيديو. عندما يحدث هذا ، حاول توجيه المحادثة إلى الموضوعات المطروحة حتى يتمكن الجميع من العودة إلى عملهم الآخر. إذا وجدت نفسك في أحد تلك الاجتماعات غير المثمرة ، قاوم الرغبة في القيام بمهام متعددة. إنها إحدى القواعد الرئيسية لآداب مؤتمرات الفيديو ، حيث يمكن للمشاركين أن يروا أنك تتحقق من بريدك الإلكتروني ، أو تبحث في رسائل هاتفك أو تقوم بعمل آخر.   يعتبر التواصل الفعال مع العملاء والزملاء أحد الجوانب المهمة  لكونك مستقلاً ناجحًا . أنت تخاطر بعدم احترامهم وإفساد علاقة العمل الخاصة بك إذا كنت غير مهتم بشكل واضح بأفكارهم واهتماماتهم.

• 2. اترك خلفية فوضوية

إذا سبق لك أن شاهدت عرضًا لتجديد المنزل على التلفزيون ، فأنت تعلم أن الفوضى العادية في حياتنا اليومية يمكن أن تبدو سيئة للغاية على الشاشة. سيكون من الصعب إقناع عملائك باهتمامك بالتفاصيل إذا كان هناك نبات نصف ميت ، وكومة من الغسيل المتسخ وعلبة قمامة مملوءة في الإطار خلفك. قم بتنظيف وتنظيم جميع المناطق في عرض الكاميرا ، بما في ذلك مكتبك أو سطح الطاولة. أيضًا ، قم بإزالة أي لوحات جدارية أو صور مشتتة أو غير مناسبة. إذا لم يكن لديك وقت للتنظيف ، فإن بعض تطبيقات مؤتمرات الفيديو لديها خيار لتعتيم محيطك أو إنشاء خلفية افتراضية.

• 3. تجاهل الأمن

يمكن أن يكون لعقد مؤتمرات الفيديو مخاطر تتعلق بالخصوصية وأمان البيانات. استثمر الوقت في الاطلاع على خيارات أمان أداة عقد المؤتمرات لحماية نفسك ومن تتصل بهم. نشرت لجنة التجارة الفيدرالية في الولايات المتحدة  إرشادات حول خصوصية مؤتمرات الفيديو . يوصون بضبط إعدادات التطبيق لتقييد الحضور من خلال عمليات تسجيل الدخول المحمية بكلمة مرور ، أو أرقام التعريف الفريدة للاستخدام لمرة واحدة ، أو قفل الاجتماع بمجرد انضمام جميع المشاركين المدعوين. تقترح لجنة التجارة الفيدرالية (FTC) أيضًا مزيدًا من الاهتمام بالموضوعات الحساسة ، كما هو الحال في صناعة الرعاية الصحية: "قم بتقييم ما إذا كانت خدمة المؤسسة ستوفر قدرًا أكبر من الأمان لشركتك وعملائك ، بدلاً من الخدمات المجانية المتاحة لعامة الناس".

• 4. المبالغة

بينما يجب تجنب المبالغة في مشاركة القصص الشخصية حول مكالمات العمل ، يجب أيضًا أن تكون حذرًا بشأن المشاركة الزائدة غير المقصودة التي يمكن أن تحدث أثناء مشاركة الشاشة في مؤتمر فيديو. افحص المستعرض وسطح المكتب قبل الاجتماع ، وأزل أي علامات تبويب أو إشارات مرجعية مرئية أو صور خلفية غير احترافية أو تكشف عن معلومات شخصية. أيضًا ، تجنب مشاركة صفحات الويب المباشرة ، لأن الإعلانات المستهدفة قد تتيح للمشاهدين معرفة المزيد عن عمليات البحث الأخيرة وعادات التسوق عبر الإنترنت أكثر مما تريد. استخدم لقطة شاشة آمنة أو معدلة للموقع بدلاً من ذلك ، مما سيؤدي أيضًا إلى تجنب أي مشاكل في بطء تحميل الصفحة.

• 5. نسيان الزوايا

أدرك صانعو الأفلام المحترفون منذ زمن بعيد أن وضع الكاميرا والإضاءة لهما تأثير كبير على مظهر الشخص على الشاشة. بالنسبة إلى مؤتمرات الفيديو ، يكون هدفك هو الحصول على ضوء طبيعي أمامك والكاميرا على مستوى العين. لا تنسَ خفض درجة سطوع الشاشة لتجنب توهج شديد على وجهك. هناك خطأ شائع وهو الجلوس خلف نافذة مشمسة لامعة حيث ستحولك الإضاءة الخلفية الشديدة إلى صورة ظلية مظلمة على الكاميرا. إذا لم تتمكن من تحريك إعدادك ، فاستثمر في الستائر المظلمة للغرفة لإنشاء خلفية أفضل. فيديو نموذجي آخر عقد المؤتمرات  زلة  هو يحدق إلى أسفل في هاتفك أو جهاز الكمبيوتر المحمول الكاميرا لأنه يشوه الميزات الخاصة بك. ضع جهازك على سطح أعلى أو جرِّب حامل كمبيوتر محمول أو كمبيوتر لوحي لرفع مستوى كاميرا الويب.